これまでは出社するスタイルが一般的でしたが、新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけにテレワークを導入する企業が増えました。どちらか一方にするメリットはもちろん、デメリットもあるので、出社と在宅勤務を組み合わせたハイブリッドワークがいま注目を集めています。

この記事では、ハイブリッドワークのメリットと課題、注意したいポイントをご紹介します。いち早く導入した企業の事例もぜひ参考にしてみてください。

ハイブリッドワークとは？

ハイブリッドワークとは、出社によるオフィスワークと在宅によるテレワークを組み合わせた勤務形態・働き方です。これまではオフィスワークが一般的でしたが、新型コロナウイルス感染症の流行に伴ってテレワークが普及したことで、ハイブリッドワークが注目されています。

テレワークの普及によって、出社しなくても働けることがわかり、通勤の時間や手間が減る、生活と両立しやすいなどのメリットが発見されました。

一方で、テレワークは生活と仕事のメリハリをつけるのが難しく、出社しなければできない仕事もあります。また、オフィスワークならではの人間関係のつくりやすさや評価のしやすさなどにも気づくきっかけになり、どちらにも強みと弱点があると考えられました。

そこで、両方のメリットを生かしてデメリットを補う働き方として登場したのが、ハイブリッドワークです。オフィスでやるべき仕事があるときは出社し、それ以外はテレワークで対応するという働き方として、近年注目を集めています。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークを導入することによって、様々なメリットを得られる可能性があります。

自社の課題にマッチしたメリットがある場合は、ぜひ導入を検討してみましょう。

優秀な人材を確保しやすい

これまでは給与や待遇を重視する人材が多かったものの、近年はやりがいや働きやすさ、ワークライフバランスを求める人材も増えています。

人材それぞれに理想の働き方があり、求める働き方は様々です。例えば、育児のために移住してテレワークに移行したいという優秀な人材がいたときに、出社するのがルールであれば、その人材は理想の働き方を叶えられる企業に流出してしまうことが考えられます。

ハイブリッドワークを導入していれば、基本的にテレワークで業務を行い、必要に応じて出社するという形で、人材の理想の働き方と生活を実現できます。その結果、既存の人材の流出を防ぐことができるだけでなく、ハイブリッドワークを望む優秀な人材を獲得しやすくなるでしょう。

多様な働き方を実現できる

ハイブリッドワークでは、企業側がオフィスワークとテレワークをするかを決めるのではなく、従業員の希望に沿った働き方を実現するのが基本です。

オフィスワークを希望する人、テレワークで仕事と生活を両立させたい人、オフィスワークとテレワークを使い分けたい人など、従業員それぞれに合った働き方を叶えられます。これまで移住や家庭の事情などで退職せざるを得なかった例でも、柔軟な働き方を認めることによって引き続き働いてもらうことができます。

主体的に働くことができる

ハイブリッドワークでは、働き方を決めるところから従業員が主体的に行動します。どの働き方が自分に合っているかを考えること、自分が決めた働き方を企業が認めてくれることによって、主体的・自主的な行動を認める風土が生まれるでしょう。

希望の働き方ができることでモチベーションが上がったり、仕事の活力が出てきたりすれば、主体性がさらに発揮され、質の高い仕事や独創的なアイデアを期待できるのではないでしょうか。

生産性が高まる

働き方の相性は、人材の価値観や業務内容などによって異なります。人材と働き方の相性は性格や作業環境などによって違いがあり、「オフィスよりも自宅の方が落ち着いて働ける」「家族がいる環境だと仕事がはかどらない」など様々です。

業務内容については、データ入力や文章作成など黙々と行う仕事であればテレワーク、コミュニケーションを取りながら検討を重ねる仕事であればオフィスワークが良いでしょう。

オフィスワークとテレワークどちらか一方だと、相性によって効率が落ちてしまいます。ハイブリッドワークなら、人材や業務内容に合わせて働き方を選択でき、効率良く業務を行うことで、生産性の向上を期待できます。

円滑なコミュニケーションを実現できる

オフィスワークで顔を合わせた方がコミュニケーションを取りやすいと考える人も多いのではないでしょうか。

確かに、お互いの顔を見ながら表情や声色などを読み取る方がやり取りしやすい場面もありますが、距離感に悩む人もいます。伝達内容によっては、わざわざ会話するよりもテキストで十分な場合もあるでしょう。

ハイブリッドワークでは、テレワークの際はテキストでやり取りするチャットやWeb会議、オフィスワークでは直接対話するといったように、状況に合わせた円滑なコミュニケーションを取れます。適度な距離感を保つことができるので、社内の雰囲気や人間関係も醸成できるのではないでしょうか。

オフィスを柔軟に使用できる

オフィスワークのみの場合は、従業員一人ひとりのデスクを設置する必要があり、余分なスペースは生まれにくいです。ハイブリッドワークによってテレワークも認めることにより、必ずしも全員のデスクを用意する必要はありません。

空いたスペースを活用して、デスクにこだわらないワークスペースを作ったり、ミーティングルームを拡張したりすることで、より柔軟で使いやすいオフィスになります。快適なオフィス環境は、従業員の満足度や生産性の向上にもつながるでしょう。

ハイブリッドワークで起きやすい課題

ハイブリッドワークにはメリットが多いものの、以下のような課題が起きやすい傾向があります。

6つの課題を理解し、起きないように未然に対策を講じましょう。

コミュニケーションにルールが必要

オフィスワークをする社員とテレワークをする社員で分かれるため、全員に連絡事項が伝わるようにコミュニケーションにルールが必要です。

例えば、出社した社員にだけ連絡事項を口頭で伝えると、テレワークの社員には伝わりにくく、出社した際に戸惑ってしまいます。

連絡事項はテレワークをしている社員に伝わりにくいことが多いので、口頭だけではなく、チャットで必ず共有するなど、全員に情報を発信することが大切です。

勤怠管理が難しくなる

ハイブリッドワークを導入することによって、勤怠管理が複雑になりやすいです。オフィスワークはタイムカードや従業員の目で管理できますが、テレワークは直接管理することはできません。

上手く管理できないと、出社しているものの稼働していなかったり、給与計算や評価の際に実際の勤怠とズレが出たりするなど、トラブルにつながりやすいです。

勤怠管理ツールを導入したり、チャットツールで出勤・退勤や日報を共有したりするなど、勤怠状況を明確にする工夫が必要になります。

帰属意識が薄くなる

ハイブリッドワークの中でも、テレワークを選択する社員は帰属意識が薄くなるリスクがあります。

オフィスに行ったり、従業員同士で会話したりすることで企業に関わっている意識が生まれる場合が多く、テレワークだけになってしまうと企業の一員であることを感じにくくなるでしょう。

モチベーション低下や離職などにつながる場合もあるので、オフィスワークとテレワークをバランスよく取り入れることが大切です。適度にオフィスで働く機会を設けることによって、帰属意識の希薄化を抑えられるでしょう。

緊急の業務対応が遅れやすい

取引先や顧客からの急な連絡は、オフィスに入ることが多く、ハイブリッドワークでは担当者がテレワークでオフィスにいないこともあります。

オフィスでしか対応できないアクシデントやトラブルが起きた際に、対応が遅れやすいのが気を付けたいポイントです。

不測の事態にすばやく対応できるように、万が一に備えた体制や仕組みを構築しておく必要があります。

評価に不満が生まれることがある

評価を行う管理職にとって、働きぶりが見えるオフィスワークと見えにくいテレワークの両者では、オフィスワークの社員の方が評価しやすくなります。

正当な評価ができずに両者に差が生まれてしまうと、不満が出てきてしまいます。評価は給与にも関わるため、評価されやすい働き方を選択する風潮が生まれ、ハイブリッドワークそのものが頓挫する可能性があるので注意が必要です。

オフィスワークとテレワークで二極化するリスクがある

オフィスワークとテレワークが二極化すると、ハイブリッドワークの良さは失われてしまいます。評価のしやすさや対応のスピード感からオフィスワークに権限が集まったり、オフィスワーク派とテレワーク派の交流が減ったりすると、チームワークを上手く構築できません。

働き方に関わらず全員がコミュニケーションを取れるように、オンライン朝礼やWebミーティングを実施するなど、テレワークに配慮した体制を構築して、二極化を防ぎましょう。

ハイブリッドワーク導入のポイント

ハイブリッドワークを導入する際には、以下のポイントを意識しましょう。

これらのポイントを押さえて実践することで起きがちな課題を防ぎ、ハイブリッドワークのメリットを引き出すことにつながります。

働きやすい環境を整える

ハイブリッドワークを導入するにあたって、従業員にとって働きやすい環境を整えましょう。好きな席で仕事ができるフリーアドレスの導入や、テレワーク社員とWeb会議を行うための個室ブースなどを作ると、オフィスワークが快適になります。

テレワークで働きやすくするためには、オフィスPCの持ち帰りを許可したり、チャットツールや勤怠管理システムを導入したりするなど、ICT環境の整備が効果的です。

あらかじめルールを決める

働き方の違いに影響されないように、ルール作りから行いましょう。全体連絡はチャットで共有する、チャットツールで出勤・退勤を伝え日報を添えるなど、それぞれの状況を把握できるようにするのがポイントです。

ただし、ルールを細かく定めすぎると、ハイブリッドワークならではの柔軟性が失われてしまいます。働き方を使い分けられる部分を損なわないように、必要最低限のルールを選定しましょう。

セキュリティ対策を行う

テレワークにおいて、社内の機密情報やデータが流出する恐れがあります。自宅のパソコンを使用するならウイルス対策が必要です。

カフェやコワーキングスペースは、他の利用者に画面を見られたり、会議の声を聞かれたり、Wi-Fi経由で侵入されたりするなど、多くのリスクがあります。

あらかじめセキュリティに関する研修や情報共有を行い、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。

緊急時の対応をあらかじめ決めておく

ハイブリッドワークの弱みである緊急時の対応は、あらかじめ決めておくことで対処しやすくなります。

「Aさんがいないとできない」という属人化は、トラブルの対応が遅れるだけではなく、受注など成果を逃すことにもつながるでしょう。

経験豊富な人材を必ず1人はオフィスに配置するなど、緊急時に対応できる体制を整えることが大切です。

ハイブリッドワーク導入の成功事例

初めてハイブリッドワークを導入する際は不安が多いはずです。そのような場合には、既に実施している企業の事例がヒントになります。それぞれの特色を知り、自社のハイブリッドワークに良いところを取り入れましょう。

ネットワンシステムズ株式会社

ネットワンシステムズ株式会社は、総務省から平成29年の「テレワーク先駆者百選総務大臣賞」に選ばれた企業です。

無制限のテレワーク制度を導入し、仕事内容に応じて最も生産性が高まる場所で働くことを認めました。各種システムの導入やセキュリティ対策の実施を行い、テレワークで効率的かつ安心して働ける環境を整えています。

従業員1人あたりの残業時間は60％減少し、負担が減るとともに、何らかの事情で長時間働けない従業員も活躍できるようになったそうです。

シスコシステムズ合同会社

シスコシステムズでは、ハイブリッドワーク導入に伴って、ワークスペースの最適化を行いました。少人数が集まってミーティングスペースを拡大し、事前予約なしで利用できるようにしたことで、従業員の生産性向上を実現しています。

これにより、241か所のオフィス・ビルのクローズ、エンゲージメントの16％向上、生産性14％向上、CO2排出量削減などの効果も現れているそうです。

まとめ

ハイブリッドワークとは、出社と在宅勤務を組み合わせた働き方です。多様な働き方を実現することによって、優秀な人材の確保や生産性の向上などのメリットが期待できます。

導入する際は、働きやすい環境を整え、ルール作りやセキュリティ対策、緊急時の対応の準備などを行うことが大切です。デメリットや事例もチェックして、ハイブリッドワークの導入を検討してみましょう。