部署を超えた全方位的なつながりで
社内コミュニケーションが活性化

株式会社ユナイテッドウィル

業 種:

HR事業、SES事業、交通系電子決済サービス

導入人数:22名

2010年12月設立。「人類の意志を創出し繋げることで社会を革新する」ことをミッションに、C2C採用マッチングアプリ「社長メシ」やMeetupフリースペースの「Career Trip」、インターンメディア「インターンナビ」など、HR事業をメインに展開。社長メシは数多くのメディアに取り上げられるなど注目を集める。

導入目的 ・情報の整理整頓および可視化
・社内SNSの統一
課 題 ・使用するコミュニケーションツールに統一性やルールがなく、情報の見落としが発生していた
・情報が可視化されておらず、効率的なナレッジ共有やフィードバックができていなかった
効 果 ・社内SNSを体系的に取り入れたことで、誰もが平等に情報を得られるようになった
・情報が整理されて見落としはもちろん、ミスコミュニケーションも防げるようになった
・部署を超えた横断的なつながりができ、社内のコミュニケーションが活性化した

複数のコミュニケーションツールを利用していたので、
情報の見落としが頻発

[Talknote 導入前の課題]
Talknoteを導入する前は、メールやFacebookメッセンジャー、そして個人のLINEをコミュニケーションツールとして使っていました。ただ、それぞれに明確な使い分けのルールはなく、なんとなく状況に応じて使いやすいツールを使う程度でした。その結果、あらゆるツールにグループが雑然として乱立し、情報の見落としが多く発生していたんです。また、たとえばFacebookメッセンジャーを使っていないスタッフがいると、必然的にメールかLINEで情報を共有するしかなく、情報の交通整備に取り組めていないと感じていました。

さらに、社内の情報が可視化できていない点においても大きな課題を感じていました。Talknote導入前に使っていたツールはどれも閉鎖的で、関わるスタッフしかその内容を確認できません。そうなると情報やナレッジの共有はもちろん、フィードバックを行うこともできません。そのため、社内のコミュニケーションが活性化していないだけでなく、効率的に業務を行えているとは到底言い表せない状況でした。

そんなタイミングでTalknoteの存在を知りました。メールなどと違って無料ではありませんが、Talknoteでは情報がフルオープンなのでマネジメントや業務管理もスムーズにできる。結果、ミスコミュニケーションを防ぐことができれば、有料のツールであっても効果が期待できると感じて導入を決めました。実際に1年半ほど使ってみて、その価値はあると確信しています。

日々のフィードバックが、
会社の資産としてストック的に増加

【グループについて】
事業や目的、プロジェクト毎にグループ設計をしています。情報が綺麗に整理できるので、検索性が高くなり効率的になりました。

[社長メシグループ]
「社長メシ」は就職活動やインターンに特化した弊社のサービスで、学生と社長を直接つなぐマッチングアプリです。「既存」と「新規」のクライアントごとにふたつのグループを作り、食事会の開催状況や当日の具体的な内容だけでなく、新規契約の状況などを社内に共有するようにしています。事例がすべて蓄積されるので、会社にとって大事なナレッジになります。

[社長のひと言グループ]
日々の気付きや全社で共有したい内容を発信するためのグループです。また、業界の動向やトレンドなどを共有することを目的に、ネットメディアの記事をシェアすることもあります。私の考えや業界情報をスタッフにタイムリーに共有することで、会社の方向性をみんなが把握できますし、自然と業界への感度も高くなります。

[日報のグループ]
部署ごとに日報のグループを設けています。投稿されたら目を通すようにしており、気になったことに関してはフィードバックを送ることで、社員とのちょっとしたコミュニケーションにもつながっていると感じています。

これはTalknoteを利用するうえで全般に言えることですが、特定のスタッフにフィードバックを送る場合でも、全社員が見ていることを意識してコメントするようにしています。というのも、せっかくフルオープンな環境なので、そのフィードバックが資産になります。誰がいつ、どんな状況で見てもメリットになればいいなと思ってコメントしています。

【機能について】
[サンクス機能]
社員同士が感謝や賞賛を贈り合うことができる機能。コミュニケーションの活性化や認め合う文化の醸成、従業員のモチベーションアップ、離職率の低減などといった効果が期待できます。

社内コミュニケーションの活性化を目的に、2ヶ月に1度、獲得したサンクス数の多い上位3名を表彰しています。サンクス機能を導入した当初は、あまり業務と関係ない内容にサンクスを贈ることもあったんです。今は行動規範に基づいた内容だけに贈るようルール化したことで、行動規範の理解も深まりますし、お互いの承認に繋がるなどメリットも感じています。

部署を超えてナレッジを共有することで
組織全体が成長

[Talknote 導入後の効果・成果]
一番の効果は、情報を可視化できるようになった点です。導入前はメールやFacebookメッセンジャーなどで情報を共有していたので、やり取りしているスタッフ以外には、ナレッジが共有されることはほとんどありませんでした。でも、Talknoteを導入したことで情報がフルオープンになり、他部署のスタッフにまでナレッジが共有されるようになった。結果だけではなく、そこに至るまでの経緯もさかのぼって確認できるので、Talknoteに資産がどんどん蓄積されているような感覚です。

また、情報が可視化されたことでコミュニケーションが活性化したとも感じています。社長の私と社員間はもちろんですが、なかには、部署を超えて「そのやり方、いいですね!」とコメントが付くこともしばしばです。タテ・ヨコ・ナナメの全方位的なつながりが生み出され、それにより組織全体のコミュニケーションが活性化したのも導入効果のひとつだと感じています。

現在は社内だけですが、今後はクライアントとのコミュニケーションにも活用し、より多くの情報を全社で共有していきたいと考えています。

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