「サプライズ退職」が
以前より減少してきた理由

株式会社プレシャスパートナーズ

業 種:

求人広告事業、人材紹介事業、メディアデザイン事業、採用ブランディング事業

導入人数:92名

2008年に設立し人材サービス事業を展開。就職・転職支援サイト『アールエイチナビ』を運営している。その他オウンドメディアの運営、採用コンサルティング、そして自社での取り組みなどの多角的視点で、東京本社、名古屋、大阪、福岡を拠点に展開している。

導入目的 ・社内連絡ツールの統一と情報整備
課 題 ・部署によって連絡ツールが異なるため、スムーズな情報共有が困難だった
・情報が属人化してナレッジを共有できなかった
効 果 ・ナレッジの共有や蓄積ができるようになった
・離れた場所で働くメンバーの頑張りや現状を把握できるようになった
・「サプライズ退職」が減少してきた

情報がナレッジ化されず
属人的な情報になっていた

[Talknote 導入前の課題]
Talknoteは2018年4月から利用しています。創業当初はメールを利用していたのですが、定型文の煩わしさやタイムリーなやりとりが難しいことから不便さを感じていました。そこで、スピーディーで気軽に連絡し合えるLINEを利用することにしました。社内端末を支給している営業メンバーは問題なく移行できましたが、内勤や制作メンバー、アルバイトさんは個人携帯のため、セキュリティ面の懸念をするメンバーや、仕事で個人アカウントの利用を控えるメンバーが多くいました。その結果、営業メンバーはLINEで、内勤・制作メンバーやアルバイトさんはメールでやりとりするようになったんです。すると、部署間をまたいで連絡を取り合う際に連絡手段が異なるので、電話や口頭ベースのコミュニケーションが多くなりました。そのため、テキスト情報が残っていなかったことから「言った言わない問題」が多くなりました。さらに、どういう相談をしていたか、結論はどうなったかというのは、当人同士だけの属人的な情報になってしまっていました。それだと情報がナレッジ化されないので、同じような問題が起きてもまた1から考えて解決するしかないんですよね。これらの課題を解決するためには、情報の交通整備をおこなう必要があると考えました。そこで、総務を中心に様々なコミュニケーションツールを検討した結果、機能面やUIがもっとも使いやすいTalknoteを導入することにしました。

みんなが自発的に
サンクスを贈り合う文化に

【グループについて】
[支社グループ]
支社ごとのお客様情報や人材系にまつわるニュースの共有をしたり、社員同士の相談事など日々の報・連・相を投稿するグループです。私も毎日チェックしていて、フィードバックをおこなうと同時に、全メンバーにはコメントで褒めたり励ましたりするようにしています。しっかりメンバー一人ひとりの頑張りを見ているという姿勢を伝えることで、メンバーのモチベーションの維持に繋がると考えています。

また、支社のメンバーはどうしても物理的な距離があるので、会えるとしても月に1回程度なんです。そんな中で、私が堅苦しい文面でコメントしてしまうと心の距離もさらに広がってしまうので、ONとOFFは意識しつつもみんなにはできるだけフランクに接するよう意識していますね。

[業務改善チームグループ]
業務改善チームグループではミーティングで決まったことを共有するのはもちろんですが、アイディアを出したり次のアクションを各担当にタスクで設定をするなどして効率的に利用しています。

また、しっかりテキストで情報を記録することで、情報が属人的にならなくなりました。結果、会社の資産として蓄積できるので、以前どういう改善をしたか、どんなアイディアがあったのかなど、簡単に過去の振り返りができることも助かっています。

【機能について】
[サンクス機能]
日々の業務の中もそうですが繁忙期のような忙しいときこそ、お互いを認め合う・褒め合うという文化を大切にしたくてサンクス機能を利用しています。

とても嬉しいことではあるのですが、導入したての頃は夜中でもどんどんサンクスが投稿されることもあったので、これを機に夜22時以降はすべての投稿を原則禁止にしたくらいです(笑)。それと、私との会食や飲み会のあと、そのお礼のサンクスも禁止にしていますね。サンクスはメンバー同士で承認し合うことを目的としているのですが、私へのお礼サンクスだとどうしても堅苦しい文面になったり、他の人も気を遣ってしまうので、自然な感謝が減ってしまわないようにこのルールを設けました。

今では感謝することがある度に、みんなが自発的にサンクスを贈り合う文化になってきているので、とても嬉しく感じています。

支社メンバーの状況も
より把握できるように

[Talknote 導入後の効果・成果]
Talknoteを導入してからは、社内のコミュニケーション量が激変しましたね。従来の10倍くらいは増加したと思います。それにより、属人的だった情報がどんどん可視化されるようになったので、どこでどんなトラブルが起きているのかスピーディーに把握できるようになり、対応速度も向上しました。私は現場からのボトムアップの情報もすごく大事だと考えているのですが、現場からの声が多くなったことで、現場の発信に対して上層部が応えていくコミュニケーションが増えてすごくいいなと感じています。

それと上司と部下、本社と支社間のコミュニケーションも活発になりました。もともと東京本社にいて大阪支社に転勤になったメンバーがいるのですが、そのメンバーの日報に対して、本社の元上司が「大阪でも頑張っているね」とコメントで褒めていたんです。そういうコメントが生まれていること自体すごく嬉しいのですが、それを私が知ることができるということがTalknoteのすごいところだと感じました。また、以前までは支社のメンバーの具合が悪くなった場合、支社長までは把握することはできるのですが、本社で把握することがなかなか難しいんですよね。ですが、Talknoteを導入してからは日々の投稿内容や反応速度から、支社メンバーの状況もより把握できるようになり、状況に応じて話す機会を設けるなどしてケアをする対策をとるようにしています。そのおかげで、社員が突然辞めてしまうような、いわゆる「サプライズ退職」は以前に比べて減少したと感じています。

また、業務効率の改善という観点でも、ナレッジの共有や蓄積が活かされるようになりました。たとえば、お客様にご提案する際に、過去の案件の中から条件の近いご提案やその結果を参考にすることで、お客様に対してより最適なご提案ができるようになりました。メールやLINEではできなかったことなので、これはTalknoteを導入したおかげです。

今後も業務効率をより良く改善していきながら、全社員がイキイキと働けるように、私も含めてマネージャー陣は現場の意見への傾聴をさらに意識してコミュニケーションをとっていきたいと考えています。

組織づくりのお役立ち資料が
無料ダウンロードできます