一度は解約したTalknoteを
再導入した理由

株式会社ゼアテックス

業 種:

SES 事業・受託開発事業

導入人数:1-19名

2010年7月に創業し、主力であるSES事業に加え、ネイルサロンコンサルティング事 業 、ゴルフビジネス事業、オフィスソリューション事業を展開。ITを通して誰もが笑顔になれる社会「ビッグスマイルカンパニー」を目指し、新たなソリューションを提案し続けている。

導入目的 ・離れたメンバー同士の円滑なコミュニケーション
課 題 ・メールやLINEを利用していたが、連絡の見逃しが多発していた
・自社開発のグループウェアの運用に手間とコストがかかっていた
効 果 ・情報共有のスピードが3倍になった
・離れた場所で働く社員も帰属意識を持って働けるようになった
・会社としての一体感が醸成された

別物と感じるくらいTalknote が新しくなっていた

[Talknote 導入前の課題]
—Talknoteは、2018年5月から全社で導入しています。実は、導入するのは今回が二度目になります。一度目は、Talknoteがリリースされた直後に導入しました。しかし、当時は不具合やトラブルが多く、正直に言うと使い勝手があまり良くなかったので、自社開発のグループウェアに切り替えたんです。ただ、自社開発となると、今度は手間やコストがかかるうえに、運用担当も主業務があるので開発に時間を割けず、開発が追いついていない状況でした。メールやLINEも併用していましたが、メールは量が多く、LINEは流れが早いため、情報を見逃してしまうことが多々ありました。

そんななか、ご縁があってトークノート社主催のイベントに参加する機会がありました。そこで現在のTalknoteの機能や操作画面を見せてもらったのですが、以前とまったくの別物だと感じるくらいに刷新されていて衝撃を受けました。機能、デザイン、操作性、すべてが使いやすく改善されていたんです。しかも、SNSとしての機能だけではなく、従業員のモチベーションを管理できるHR機能などの新機能も追加されていたので、これならもう一度使ってみたいと思い、再導入に至りました。導入に関しても、機能の質問や要望に対して、専任の運用サポート担当が迅速に対応してくれたので、安心して使い始められました。

目の届かない場での努力や頑張りもしっかりと評価

[利用ルールについて]
プロフィール写真の設定と自己紹介文の入力は必須にしています。これはクライアント先に常駐しているSESなど、普段顔を合わせることができないメンバーが多いためです。顔と名前が一致した状態でやりとりができることで、まるで対面で会話しているような親しみを感じます。全従業員が集まる機会は年2回のイベントのみと非常に少ないのですが、Talknoteがあるので、離れて働くメンバーとも一体感を持って働くことができています。あとは、誰かに業務を依頼する場合は、必ずタスクを作成してもらうようにしています。これは依頼の見逃しや抜け漏れを防止するためです。

【グループについて】
[日報]
日報は毎日欠かさず投稿してもらっています。Talknoteのオープングループで日報を提出してもらうことで、一人ひとりのノウハウを全体で共有することができるうえに、仕事に関する悩みや課題も解決に導くことができます。開発メンバーで伸び悩んでいる人がいれば、日報から日々の行動を確認して「この行動を変えてみたら?」「勉強会を開こうか」などと声をかけ、一緒に解決していきます。また日々の行動が見えることで、目の届かない場所での努力や頑張りもしっかりと評価をすることができます。こうすることで、会社も社員も嬉しいですよね。日報は業務ですが、立派なコミュニケーションだと考えています。

【機能について】
[HR機能]
オーバーワーク検知やアクションリズム解析は小まめにチェックしています。この2つの機能は、一人ひとりのTalknoteへのアクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、従業員の異変をいち早く察知してくれる機能です。Talknoteの利用量が著しく減っている人がいれば、会社への興味が薄れている証拠なので、積極的に声をかけたり面談をしたり何かしらのフォローをしています。以前、数値に変化があった社員に「最近どう?」と声をかけたところ、実は仕事で悩んでいたと打ち明けられたことがありました。その後、話を聞いて一緒に解決することができましたが、この機能がなければ、そんな悩みにも気づくことはできなかったと思います。従業員の異変を察知できることは、離職を防ぐことにも繋がるので、非常に助かっています。

【社外コミュニケーション機能】
社外のTalknoteユーザーとメッセージ機能を使って連絡を取り合うことができる機能です。Talknoteに登録しているユーザー名で検索して、メッセージを送ることができます。この機能のおかげで、クライアントや外部のSESともスムーズに連絡ができてい ます。契約関連の書類のやりとりが多いのですが、Talknote上でタスク管理もできるのでミスやトラブルもなく、まるで対面で話しているかのように手続きがすぐにスムーズに進みます。

Talknote は、従業員を見守るツール

[Talknote 導入後の効果・成果]
レスポンス、パフォーマンス、どちらも大きく改善されました。まず情報共有のスピードが格段に上がりました。スマホアプリで移動中でもすぐに連絡が取れるので、スピード感のある仕事ができるようになりました。メールと比べると、3倍では収まらないくらいスピーディーになったと思います。また会社情報が一元化され、蓄積されたエビデンスをすぐに確認できるので、仕事上のトラブルも減少しました。気軽に意見を言い合える環境ができたことで、社内のコミュニケーション量も増えましたね。社外で働いているメンバーの意見もしっかりと汲み取れています。

会社の全体像が明るみになったことで、「そんな仕事もやっていたんですか?」「全然知らなかった!」なんて声も上がっているので、従業員同士の繋がりも深まったと思います。年に1、2回しか顔を合わせないメンバーもTalknoteでやりとりしていることで、初めてあった相手でも「やっと会えましたね」「あの時はありがとうございました」などの会話ができるんです。皆が帰属意識を失わずにいられるのは、Talknoteがあるからこそだと思います。

また従業員が何か悩みや問題があれば、すぐに一緒に改善していくことができる環境が構築されたことも経営者として本当に嬉しいです。Talknoteは、従業員を見守るツールですね。今後はTalknoteを使って、地方で開発ができるような環境を構築したいと考えています。あとは男女関係なく、育児をしながらでもきちんと働けるような環境も整えていきたいですね。一度は解約しましたが、また使いはじめて本当に良かったと思います。

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