こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

リモートワークと呼ばれる働き方を導入（テレワーク導入）することには、企業と従業員の双方にとって、さまざまなメリットがあります。それは主に、感染症発生時や災害時にも事業を継続できる点や、事務所から遠い場所に住む社員の雇用が可能な点などです。

働く場所に左右されず、社会環境の変化に柔軟に対応できるといったメリットが存在する一方で、リモートワークには決して無視できないデメリットも存在します。

本記事では、以下のような思いを抱いている方に向け、リモートワークのメリットとデメリットについて解説します。

リモートワークのスムーズな導入と実行に役立てられるITツールもご紹介するので、ぜひ業務改善のために本記事をご参考ください。

リモートワークとは？ テレワークとの違い

新型コロナウイルスの影響で、自由に動けない状態が続いています。そうした中、出社せずに仕事をするリモートワークが一般化しつつあります。そもそもコロナ禍以前も、働き方改革の一環で徐々にリモートワークを認める企業が増えつつありました。

では、リモートワークとテレワークは何が違うのでしょうか。ニュースなどではテレワークという言葉を用いることが多くなりましたが、企業ではほぼ同義として捉えられており、明確に区分する必要はありません。あえて定義するなら、リモートワークとは「リモート＝遠隔」の意味通り、働く場所以外は会社と同じ条件で勤務する働き方のことです。一方テレワークとは、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を意味します。

「会社と同じ条件」という縛りがない分、テレワークはリモートワークよりも働き方の自由度が高い働き方です。似た勤務形態として在宅勤務もありますが、この場合は労働者が自宅で働くことを指す言葉になります。在宅勤務を許可している企業は、自宅以外の勤務地（レンタルオフィスなど自宅以外の勤務場所）はNG。「テレワーク」「リモートワーク」「在宅勤務」という、3つの働き方を図式化すると下記の通りです。

概念としてはテレワークが最も広義の意味となります。リモートワークは、職場と同じ環境が整っていれば場所にはこだわらない働き方、在宅勤務は勤務場所に「自宅」という縛りが出ると考えてください。

リモートワークにおける企業の3つのメリット

企業がリモートワークを導入することには、企業側にとって以下のような3つのメリットが存在します。

上記のメリットは、例えば、外的要因によって環境が変化する中でも業務を継続しつつ、従業員に安心して働いてもらうための要素を満たすことにもつながります。リモートワークの導入は従業員の安全性を確保し、さらなる雇用の拡大にもなるのです。

以下、リモートワークの導入で得られる企業側のメリットを確認していきましょう。

1.健康で安心な労働環境を提供できる

まず、従業員に対して健康で安心できる労働環境の提供が可能というメリットがあります。

新型コロナウイルスのような感染症が拡大した場合、オフィス内でのソーシャルディスタンスを確保することは困難です。
飲食店のように座席を間引くわけにもいかず、ソーシャルディスタンスを保てるほど広いオフィスを借りるのは、会社にとっては大きな負担となるでしょう。

しかし、在宅勤務を実施していれば、工夫次第で心身ともに健康で安心な労働環境の提供が期待できるでしょう。

在宅勤務のローテーションを行い、社内の従業員密度を減らすだけでも、ソーシャルディスタンスを保つことが可能です。

2.固定費を削減できる

次に挙げられるメリットは、固定費の削減につながる点です。

固定費とは、事務所の維持に使われるお金や従業員の交通費などであり、リモートワークをオフィス全体に適用できれば、オフィスフロアの賃貸料や、従業員の通勤費も削減できます。

さらに、賃貸していた事務所のフロアを減らすことやコンパクトなオフィスに移転するなどもできるので、賃料のコストを減らせる点は大きなメリットだと言えるでしょう。

また、通勤時間の削減も無視できないメリットの1つです。従業員に支給していた交通費を減らせれば、その分を給料増加や新規人材の雇用などにも充てられるので、従業員のモチベーションアップや業務の効率化が実現できます。

3.社員定着率の向上が期待できる

リモートワークを導入すれば、社員定着率の向上も見込めます。

事務所よりも遠く離れた場所に住んでいる方も、リモートワークで自宅から勤務できるようになれば、その会社の仕事を進めやすくなるでしょう。つまり、導入前には採用が難しかった人材をリモートワーク導入後は雇用しやすくなるのです。

また、育児や介護で時間を使っている方も、細切れの時間を有効活用して働けるので、退職せずに仕事を続けられる従業員も多くなり、雇用の定着率も高くなります。

また、オフィスに通えても通勤の長さがネックになっていた社員にとっては、心身の負担が軽減されるという大きなメリットがあります。

リモートワークにおける従業員の3つのメリット

リモートワークを導入することで得られる従業員側のメリットは、以下の3つです。

自分の時間を効率的に使用でき、プライベートと仕事とを両立できれば、社員全体のモチベーションがアップし、結果として仕事の質や効率性のアップにつながります。

以下、リモートワークの導入によって得られる従業員側のメリットを、確認しましょう。

1.時間的効率化の推進ができる

まず、リモートワークをすることで時間を効率的に使用できます。

今まで満員電車に揺られて1～2時間ほどかけて事業所への通勤を経験していた方も、それから解放されて自宅での勤務が可能です。書類を取りに出社したりハンコを押すために人事担当がオフィスに向かったりなどする必要もなくなるので、自分の時間が増えます。

また、モバイルワーカーやサテライトオフィス勤務者も通勤時間を大幅に削減可能です。

リモートワークの導入は従業員にとって、無駄な時間やストレスからの解放や浮いた時間の確保による趣味や学習の充実といった、様々なメリットを与えてくれるのです。

2.家事・育児・介護などと両立がしやすい

リモートワークは通勤時間などの細切れの時間を勤務時間に充てられるので、育児や家事、介護などで自宅を離れられない方も業務を遂行できます。

育児や介護などで自宅にいても、24時間ずっと育児や介護をしているわけではありません。オフィスに出社するための時間がカットされれば、その時間を業務に充てられます。

介護が必要な家族がいるが働きたいといった方も、リモートワークであれば時間と場所を選ばずに働けます。従業員が在宅で個人の時間を確保しつつ働けるのが、リモートワークの強みです。

3.通勤の負担が軽減できる

リモートワークをする社員は事務所に通勤する必要がないので、従業員の通勤時の負担が軽減できます。

会社までの距離が長い場合は通勤時間も長期化し、満員電車や雨天時の通勤は心身ともに負担がかかりやすいので、それらによるストレスをなくせる点はメリットだと言えるでしょう。

通勤時の負担が軽減されることで従業員の定着率向上が見込める点を考慮すると、リモートワークは、今後企業が生き残る戦略の1つとして、より一層重要度を増すといえるでしょう。

リモートワークにおける企業の2つのデメリット

リモートワークを実施することには、メリットだけではなくデメリットもあります。企業側のデメリットは、主に以下の2つです。

リモートワークでは社外にデバイスを置いて業務をするため、外部への情報漏洩が発生するリスクが高まってしまいます。また、従業員の業務管理が難しくなる点も問題です。

以下、リモートワーク導入による企業側のデメリットを解説していきます。

1.情報漏えいリスクが高くなる

リモートワークでは、社外にパソコンやタブレットなどの端末を持ち運んで作業をするため、情報漏洩のリスクが上がります。

端末から顧客情報や機密情報が流出する可能性は、セキュリティ対策の徹底や端末の遠隔操作による情報の消去を可能にするといった方法で対策できます。しかし、従業員のセキュリティ教育も同時に行わなければならない点は問題です。

2.勤怠・タスク管理が難しくなる

リモートワークでは従業員の勤怠・タスク管理が難しくなります。

従業員の労働実態を把握するには、「PCの作業時間を確認する」「業務時間の打刻と作業内容の報告を義務付ける」「作業内容を共有する」といった方法で対応できます。しかし、従業員の困り事や悩みなどはフォロー体制を構築しなければなりません。

従業員を「どこまでフォローできるか」について考え、最良の方法を仕組みとして作らなければならないのです。

リモートワークにおける従業員の2つのデメリット

リモートワークの実施による従業員側のデメリットは、以下の2つです。

在宅勤務の性質上、孤独感の誘発やモチベーションの維持が難しくなるといった問題が生じやすくなります。以下、これらの2つの問題点について解説します。

1.コミュニケーションの機会が少なくなる

リモートワークでは、コミュニケーションの機会が少なくなるデメリットがあります。

事務所での勤務では、複数の従業員と業務上の会話や雑談をする機会があり、孤独感を感じにくく仲間意識や連帯感が生まれることもあります。しかし、在宅勤務では「1人で働いている」という孤独感が深まり、それが精神的な負担になる従業員もいるでしょう。

画面を通じた情報のみによる連絡が負担になる人もおり、特に取引先とのやり取りや新人研修などはリモートでの対応が困難なこともあります。

2.モチベーションや生産性の維持が難しくなる

リモートワークでは、仕事とプライベートを分けることが難しくなり、それによって休憩が長くなったり業務への集中力が低下しやすかったりするというデメリットがあります。

通勤時間がなくなることで無駄な時間を削減できるにも関わらず、肝心の業務の生産性が低下しては意味がありません。

企業側も従業員の生産性が著しく低下している場合は、職場なら従業員の様子を観察することで原因を探りますが、在宅勤務ではなかなか原因を判別できません。

これらのデメリットを解消するには、コミュニケーションの促進や仕事振りのモニタリングなどができるツールが必要です。

リモートワーク導入時の3つのポイント

リモートワークを業務に導入する際は、以下の3つのポイントをおさえましょう。

特にセキュリティ対策や労務管理は、リモートワークを実施する上で必須事項です。以下、リモートワークを導入する際の3つのポイントを確認しましょう。

1.適切なセキュリティ対策をする

まず、業務に使用する端末を適切に保護するためにセキュリティ対策を徹底しましょう。

「端末を外部のマルウェアやウイルスから保護するために、セキュリティソフトを導入する」「端末の管理システムを使う」「VPNを使用する」といった環境整備を実施します。

また、人為的な情報流出や怪しいメールの開封によるマルウェア感染を防止するために、情報セキュリティガイドラインを策定し、従業員に遵守させると同時にセキュリティ教育も行いましょう。

リモートワーク時のルールを明確にし、従業員がそのルールを守れば、セキュリティ上のリスクを低下させられます。

2.労務管理やワークフローについて見直す

次に、労務管理やワークフローについても見直しましょう。

例えば、今までハンコを押すために出社する業務フローが構築されていた場合は、これを改善します。「電子契約サービスを利用する」「クラウド化を進める」「Web会議ツールを使って、定期的に面談をする」といった方法が効果的です。

また、オンラインの勤怠管理システムの導入によって出退勤時刻の申告を可能とし、従業員のモチベーション低下を防ぐために評価基準を明確にしましょう。

リモートワークでは、従業員が業務にどのように取り組んでいるかが把握しづらいため、成果物で判断する定量的な評価を重視することがおすすめです。

リモートワークを取り入れるためには、今までとは違う仕組みや組織づくりをする必要があるのです。

3.適切なツールを活用する

リモートワークをスムーズに進めるためには、そのために必要なITツールの活用がおすすめです。例えば、以下のようなツールは円滑な業務の推進を後押ししてくれるでしょう。

上記のうち、特に必要性の高いビジネスツールは「勤怠管理ツール」です。在宅勤務では労働実態の把握がしにくいので、このデメリットを打ち消すために効果的なツールです。

事務・経理系の業務は、基幹業務として日々止めるわけにはいきません。基幹業務がリモートでも進められるようにするには、事務作業ツールが必要です。

社内コミュニケーションツールは在宅勤務の孤独感を軽減し、メールよりもスピーディにコミュニケーションをとれるというメリットがあります。こういったコミュニケーションツールの導入は、従業員満足度向上や仕事の効率性をサポートするためにも効果的です。

リモート環境におすすめのコミュニケーションツール「Talknote」

リモートワークを導入する企業が選ぶビジネスツールとして人気の社内コミュニケーションツールの中でも、Talknoteはおすすめです。Talknoteは、ビジネスチャットツールとして充実した機能に加え、さまざまな組織課題の解決に向けた「組織エンゲージメント機能」が充実しています。

社内コミュニケーションツールとして特筆すべきTalknoteの機能は下記の3つです。

アクションリズム解析機能

組織への関心度や仕事への積極性を可視化する機能です。

アクションリズムは、Talknoteへのアクセス回数や投稿数の変化について、人工知能を利用して解析することで、「意欲の減退を検知できる」という仕組みから実現しています。

本機能を利用することで、仕事への積極性が落ちてパフォーマンスが下がっている状態を把握し、対策の検討が期待できるでしょう。

オーバーワーク検知機能

Talknoteへのアクセスをモニタリングし、「オーバーワークかどうか」を判定して管理者へ通知する機能です。

社内のコミュニケーションツールをTalknoteに統一することで、Talknoteのアクセス時間が実働時間と近くなるため、より詳細な勤務実態が把握できるようになります。

組織活性スコア化機能

利用状況を集計および分析し、コミュニケーションの活性度や変化を、組織単位でスコア化する機能です。本機能を使い、改善が必要な要因を特定できます。

このように、Talknoteは一般的な総務機能を兼ねる部分に加えて従業員のパフォーマンスがデータとして可視化できる点が、他社製品と大きく異なります。

Talknoteによって、「自社の従業員がどういった状態でリモートワークを実施しているか」が一目瞭然となるでしょう。

また、問題が発生している場合は、「どう対策すればよいか」というヒントも各種分析機能によって確認できます。Talknoteは、他社のビジネスチャットツールに見られる機能も網羅しています。下記は、ビジネスチャットツールとしての機能です。

基本的な部分として、多くの人が使い慣れているLINEのようにテンポよくメッセージのやり取りができ、スタンプでコミュニケーションを促進できます。

また、チームでの仕事には、タスク管理機能も欠かせません。定型的なやり取りの多い部署では投稿テンプレートを設定しておくと便利です。

このように、Talknoteは、ビジネスチャットツールとしても多機能なため、導入することで何役もの役割を果たせます。「自社でも社内コミュニケーションツールを導入したい」とお考えの場合は、ぜひ試しに使ってみましょう。

まとめ

リモートワーク導入のメリットは大きいですが、デメリットもあるため、「デメリットをどのように対策するか」の検討も必要です。

例えば、リモートワークを続けて、職場の同僚や上司・部下とのコミュニケーションが不足しがちなら、それに対処する必要があります。

労働状況の把握やコミュニケーションによる円滑な業務も難しくなり、中には孤独が精神的な負担となる従業員も増えると考えられます。社内コミュニケーションツールは、リモートワークの問題をフォローし、円滑な業務を促すビジネスツールの1つです。

ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを使えば、スムーズな対話や相互業務連絡によって、実際に顔を合わせる時に近い形で同僚と仕事を進められます。中でもTalknoteはおすすめの社内コミュニケーションツールです。LINEのように使いやすく、従業員が誰でも円滑にコミュニケーションが可能な機能を提供しています。

また、会社側で労務管理をしやすい機能もたくさん用意されています。

Talknoteを導入すれば、リモートワークで問題となりやすい、労務管理や生産性の低下に対する対応がしやすくなるでしょう。リモートワークの導入を検討している企業担当者や経営者の方は、Talknoteの導入をぜひご検討ください。