タスク管理は必要?タスク管理のやり方やコツを紹介 | Talknote Magazine

タスク管理は必要?タスク管理のやり方やコツを紹介

タスク管理はビジネスを円滑に進めるための基本的なスキルです。日々、多くの仕事が入る中で業務をスムーズに進行するためにはタスク管理が必要不可欠だからです。

タスク管理を上手にできれば、業務効率化や在宅ワーク(テレワーク・リモートワーク)の実施などにも効果をもたらします。タスク管理を上手に進めるためには、タスクの優先順位を見分け、余裕のあるスケジュールを作成することが必要です。

プロジェクトチームに所属している人の中には、タスク管理がうまくできずに仕事が予定通りに進まなかった経験がある方も多いのではないでしょうか。

本記事では、「タスク管理がうまくいかない」「効果的なタスク管理方法はないものか」と思っている方に向け、以下の事柄を解説します。

  • タスク管理を行うメリット
  • タスク管理の4つの手順
  • タスク管理を効率化するコツ
  • タスク管理の成功事例

自分の業務タスクをうまく管理したい方や、タスク管理が苦手という方は、苦手を克服するためにぜひ参考にしてください。

タスク管理の基本概念

タスク管理の「タスク」とは、その人自身の着手すべき業務という意味の言葉です。このタスクを優先度の高い順に1つひとつ並べ、タスク進行を管理することを「タスク管理」と言います。

以下、タスク管理の詳細な概要とタスク管理の必要性について解説していきます。

タスク管理とは

タスク管理は、自分が行う業務の重要度や緊急度ごとに業務を管理することです。担当するタスクが複数存在するケースでは、優先順位を決めてタスクの処理を行います。

タスク管理は、業務を確実に実行するためのセルフマネジメントスキルだと言え、業務進行をスケジュールに沿って適切に管理できることがメリットです。

なぜタスク管理が必要なのか

タスク管理が必要な理由は、仕事の対応漏れを防げる点にあります。複数のタスクを同時にこなしていくには、仕事の納期を設定する必要があります。工程や期日が曖昧ではタスク漏れが発生する可能性があるからです。

タスク管理によって業務の優先順位を明確にすれば、業務のスムーズな進行を実現したり全体の業務量把握ができます。結果、タスク漏れや期限の超過を防げるのです。

複数人でタスク管理を行う場合は、誰がどの業務を担当しているかや実行すべき業務内容を明確にできます。1つのチームでプロジェクトを実行する場合は、作業の抜け漏れがないようにタスクを可視化しましょう。

タスク管理を行う7つのメリット

タスク管理を行うことには、以下の7つのメリットがあります。

  • ワークフローを可視化できる
  • タスクの抜け漏れの防止につながる
  • タスクの優先順位が明確になる
  • マネジメントしやすくなる
  • 業務の属人化防止につながる
  • 時間の有効活用ができる
  • チームコミュニケーションが取りやすくなる

ワークフローを可視化できる

仕事全体の流れであるワークフローを把握できることが、タスク管理を行う上での大きな特徴です。タスク管理によってスケジュールを正確に把握できれば、先を見通して仕事に取り組めるようになります。

複雑に見えるプロジェクトも細かいタスクの積み重ねです。タスクの進捗状況や期日を把握すれば、工数がかかるタスクに早めに取り組んだり予定に余裕をもたせたりできます。期日に余裕をもたせるように仕事を進めれば、将来的な進捗の遅延を防げるでしょう。

仕事の全体を把握して作業を進めれば、普段よりも円滑に作業を進められます。

タスクの抜け漏れの防止につながる

タスク管理を実施すれば、担当するタスクを忘れずに処理できます。自分に割り当てられたタスクを管理できれば、抜け漏れがなくなって期日に遅れる事態を未然に防止できるでしょう。

業務タスクを一箇所で管理し、完了したタスクには完了済みのチェックをすることで、未完了のタスクを一覧で把握できます。タスクの処理忘れは避けたい事態です。多くのタスクを実行する必要のあるビジネスパーソンほど、タスク管理に力を注ぐ必要があるでしょう。

タスクの優先順位が明確になる

タスク管理を適切に行えば、優先的に処理すべきタスクが明確になります。「どの業務が重要度の高いもので、いつまでに作業を終えなければならないか」がわかれば、どのタスクから着手すべきかを判断しやすくなるからです。

タスクの優先度が明確になれば、オフィス勤務やリモートワークなどの働き方を問わず、スケジュール通りに仕事を進められます。プロジェクトチームにとっても作業の進捗遅延を防げるので、大きなメリットになるでしょう。

マネジメントしやすくなる

プロジェクトチームのリーダーにとっては、タスク管理を実施することでマネジメントがしやすくなるというメリットがあります。

チームリーダーにとっては、「部下が担当するタスクの進捗状況を把握すること」が、チームマネジメントを進めるためには必要不可欠です。従業員ごとの業務進捗を把握すれば、チーム全体の進捗把握にもつながります。

プロジェクトチームの業務進捗を把握できれば、目標達成を実現しやすくなるでしょう。

業務の属人化防止につながる

タスク管理を徹底すれば、業務の属人化を防ぎやすくなります。プロジェクトチーム内で、従業員のタスク情報を一種の集合体として共有することになるので、ノウハウや知見が蓄積されやすいことが理由です。

社内にノウハウや知見が蓄積されれば、業務の担当者が変わって業務プロセスに少し違いが生じた場合でも、従来と同様の質で業務を進められるでしょう。また、従業員のアイデアと結びつけ、新たなビジネスやサービスを展開する力にもなります。

適切なタスク管理は、企業全体の力を増加させるためにも必要不可欠なのです。

時間の有効活用ができる

適切なタスク管理は、時間の有効活用にも効果的です。次にやるべきことや作業時間が明確になるので、作業の間の無駄な待ち時間などを削減できます。

また、急なタスク追加やトラブルが発生したとしても、スケジュールの見直しがスムーズに行えます。対応に時間をかけずに済むので、期日までにシステム開発や、製品開発などのプロジェクトを完了させやすくなるでしょう。

チームコミュニケーションが取りやすくなる

タスク管理に伴う情報共有のプロセスでは、プロジェクトチーム内のコミュニケーションが活発になりやすい側面があります。従業員同士がお互いに情報を共有する中で、業務の遅れに対するサポートやノウハウの提供などが行われやすいからです。

従業員の間でお互いをサポートし合う環境が形成されると、チームの成果にも良い影響が及ぶでしょう。

タスクの進捗をリアルタイムで共有するためには、タスク管理機能を備えたチャットツールの導入、運用が便利です。チャットツールにはメッセージ機能も搭載されているので、業務上のコミュニケーションも簡単にとれるでしょう。

タスク管理の4つのステップ

タスク管理を適切に行うためには、以下の4つのステップを踏まえましょう。

  1. すべてのタスクの洗い出しとリスト化を行う
  2. タスクを細分化する
  3. タスクに優先順位を付ける
  4. 作業時間・工数からスケジューリングする

1.すべてのタスクの洗い出しとリスト化を行う

まずは、すべてのタスクを洗い出しましょう。

タスクを書き出す理由は、どのようなタスクがあるかを把握し、正確に優先順位を判断したり、スケジュールを調整したりするためです。タスクの書き出しの際は、優先順位を決定しやすいように、具体的な内容を書いておきましょう。

2.タスクを細分化する

次に、タスクを細分化します。タスクの設定時に、おおまかな内容では作業時間の見積もりが難しくなります。そのため、具体的な内容を細かく想定しておきましょう。

タスクを細分化する際は、タスクに必要な情報を記載したり、必要な資料を添付しておくと、スムーズに作業を進められます。無駄だと感じるタスクが見つかった際は、上司や同僚と相談して、社内で調整することが大切です。

3.タスクに優先順位を付ける

タスクの優先順位を決めるプロセスです。優先順位を決める際は、処理の見込み時間と期限を確認してから、タスク同士を比較していきましょう。

優先順位を決める際は、重要度と速やかに対応する必要性の有無の両方を考慮して順番を決めます。そうすることで、タスクの優先順位付けをスムーズに進められます。

4.作業時間・工数からスケジューリングする

最後に、作業時間とタスク完了までの工数から、チームメンバー全体のおおよそのスケジュールを設定しましょう。

スケジュール設定の際はカレンダーやスケジュール管理アプリ、Excelなどのツールを使用します。専門的なスキルが必要な重要性の高いタスクは、スキルマップと担当表を作成して設定しましょう。

従業員の持つスキルとプロジェクト完了までの時間を意識した上で、プロジェクトマネージャーは、計画の進捗を管理するための現実的なスケジュールを組む必要があります。

タスク管理をより効率化するコツ

タスク管理をより効率化するには、以下のポイントを押さえておきましょう。

  • タスクに関する情報を一元管理する
  • 互いのタスクを把握する
  • タスク管理ツールを活用する

タスクに関する情報を一元管理する

タスクに関する情報は、メールやメッセージ、口頭での会話などのさまざまなシーンでやり取りされます。タスクの抜け漏れ、変更などのトラブルを防ぐためには、情報を一箇所に集めて管理する必要があります。

情報を一箇所に集約させるためには、タスク情報をすべてプロジェクトメンバーで共有しましょう。タスク情報の管理と共有を行うための手段は複数あり、定例ミーティングやタスク管理ツールの使用などが挙げられます。

互いのタスクを把握する

従業員同士がお互いのタスクを把握することで、従業員の間でタスクに関する情報を共有している環境が形成されます。

チーム内でコミュニケーションを取ってお互いのタスクを知っていると、チーム内でタスク進捗が遅れている人のフォローやノウハウの相互交換ができます。フォローやノウハウの共有ができると、仕事全体の質向上や従業員同士の協力関係形成につながるでしょう。

従業員がお互いのタスクを知るためにも、チームでのコミュニケーションを活発にしていきましょう。

タスク管理ツールを活用する

タスク管理をより効率化するためには、管理ツールの導入がおすすめです。タスク管理ツールとは、タスクを効率的に管理するためのツールです。

このタスク管理ツールの機能を備えたビジネスチャットツールも存在します。こういったツールでは、従業員が処理すべきタスクをまとめたToDoリストを作成でき、メッセージを送信してお互いにコミュニケーションをとれます。

円滑なタスク管理には、従業員同士のコミュニケーションが必要なので、ビジネスチャットツールはタスク管理に適したシステムツールだと言えるでしょう。

タスク管理ツールやビジネスチャットツールは、スマートフォンやパソコンなどの端末からアクセスできるため、いつでもどこでも簡単に扱えます。

タスク管理による成功事例

タスク管理を徹底したことで、従業員の業務進捗の把握に成功し、業務全体の効率化を実現できた事例をご紹介します。

ある内科・内視鏡クリニックでは、紙やチャットでのやり取りによって従業員の業務を管理していました。しかし、チャットツールの使い方がよくわからず、自社スタッフの業務に関する情報を見失い、個人の業務の抜け漏れが発生する点が問題でした。

このような状況を改善するため、ビジネスチャットツールである「Talknote」を導入しました。ツールのタスク管理機能を使用し始めたところ、導入前に比べて業務の抜け漏れを防げるようになりました。

入電案内機能によって、ノートページにメモをし、顧客からの入電対応の抜け漏れも防げるようになったと言います。

【参照】 [事例] 四谷内科・内視鏡クリニック

誰でも簡単にタスク管理をするために

タスク管理を徹底することで業務の抜け漏れを防止し、仕事を期日までに仕上げることができます。人によってタスクの数は異なるので、複数のタスクを一括管理するためには、タスク管理機能を持ったセキュリティ性の高いツールの導入がおすすめです。

タスク管理を円滑に行うためには従業員同士でのコミュニケーションを通じ、お互いにタスク情報を共有できる環境が必要です。そのためには、タスク管理機能を備えたビジネスチャットツールの登録・導入を検討しましょう。

Talknoteはタスクの業務内容や「担当」、「期日」を設定し、従業員にタスクの依頼ができる機能を備えています。この機能は従業員のタスク管理表として利用できる側面があります。紙ベースで作成した関連資料も画像データやテキストファイルとしてアップロードし、従業員の間で共有できるので、タスク情報の追加も容易です。

生産性向上やDXにも役立つので、気になった方は、ぜひ以下のリンクからTalknoteをお試し(無料)でダウンロード、またはお気軽にお問い合わせください。

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