ていねいなサポートがあるから、有料プランでの導入を即決

導入前の課題

Talknoteを導入するまでは、別のコミュニケーションツールを使っていました。受付のスタッフが入電の内容などをコメントするなど、業務連絡がおもな使い道でした。無料プランの範囲内で使用していたのですが、使用できる容量に上限があって、すぐにいっぱいになってしまったんです。ただ、無料ですし、使い方もよく分からなかったので、有料プランを契約してまで使う気にはなれなくて……。

そんなタイミングで出会ったのがTalknoteです。それまでに使っていたコミュケーションツールとは違い、メッセージのやりとり以外にもさまざまな便利機能があることを知りました。とくに気になったのはタスク管理機能です。今では、紹介状を書く必要がある方のカルテの情報をTalknoteにアップロードし、自分で自分にタスクを振るなどして活用しています。こうして期日を設けて登録し、一覧で確認できるようにしておけば、忘れずに済みますからね。

こういった便利機能があるのはもちろん、担当の方がていねいにサポートしてくれたことが導入の大きなきっかけになりました。機能がたくさんあっても使いこなせなければ意味がありません。本来はトライアル期間を経て本導入という流れを踏む予定だったのですが、Talknoteは導入前から活用のイメージを明確に持つことができたので、トライアルせず、早速本導入に至りました。

導入の決め手になった、さまざまな便利機能

よく使う機能

［タスク機能］
Talknoteで一番使うのがこのタスク機能です。「やるべきこと」「担当」「期日」を設定してタスクの依頼ができます。自分以外だけでなく、自分自身にもタスクを設定できるので、タスクの抜け漏れを防げるんです。Talknoteをタスク管理表として使用しています。

［予約投稿機能］
Talknoteではノートへの投稿とメッセージ送信の日時を指定できる機能があります。たとえば休みの日にスタッフにメッセージを送ると、せっかくの休みなのに「確認しないと……」「返信しなきゃ」と精神的な負担を与えてしまいますよね。でも予約投稿機能を使えば、次の出勤の日の朝などに合わせてメッセージを送れるんです。あとで送ろうと思って忘れてしまった、などの送信漏れも防げてとても便利ですよ。

［ファイル添付］
Talknoteは文字だけでなく、画像や動画もアップロードできます。一度に添付できるファイル数や容量こそ制限はありますが、全体としては無制限にアップロードすることが可能です。シフト表や勉強会の詳細など、紙ベースで掲出されているものもスマホで撮影し、Talknoteにアップロードしています。誰でもかんたんにオンライン上で確認できるので助かっています。

よく使うノート

［入電案内］
受付スタッフだけでは対応できない入電の内容を投稿するノートです。以前は紙に書いてわたされることもありましたが、対応を忘れてしまうどころか、そのメモをなくしてしまうこともありました。現在は対応が終わったらその投稿に「済」とコメントを残し、抜け漏れを防いでいます。また、このノートに投稿をしていれば時系列もひと目で確認できるので助かっています。

［コロナPCR結果］
検査会社からPCRの検査結果が送られてくるので、その内容をひとまずこのノートに投稿します。そして、検査結果の連絡が済んだものには「いいね」を押す。これで抜け漏れを防ぐようにしています。

［遅刻欠勤］
欠勤や遅刻するを場合は、このノートに投稿してもらうようにしています。ここに記録として残しておけば、全体周知もできますし、給与計算のときには確認をして間違いを防ぐこともできますからね。

社内の情報共有はTalknoteで一元化。
だからこそ抜け漏れなく雑務をこなせる

導入後の効果

さまざまありますが、やはり業務の抜け漏れを導入前より防げるようになったことが、いちばんの効果だと感じています。ただメッセージのやりとりをするだけでなく、タスク管理や予約投稿などTalknoteの便利機能を活用して、抜け漏れを減らし、業務効率につなげています。機能の活用方法も担当の方が提案してくれるので、使い方がわからないなんてこともありません。

以前は、問い合わせがあった方に「折り返します」と言って電話を切ったはずが、診療が立て込んでいて折り返すのを忘れてしまった、なんてこともありました。そうなると機会損失にもつながってしまいますよね。でも今は、Talknoteですべてを管理しているので、そういった抜け漏れによる機会損失を防ぐことができるようになりました。今後もTalknoteを活用し、業務を効率化していきたいです。