コミュニケーションにとどまらない使い方ができるTalknoteに魅力を感じて導入

導入前の課題

諸星様：Talknoteを導入する以前、スタッフ同士のやり取りはおもに個人のLINEを使っていました。ただ、ご入居者の方々の個人情報などもやり取りの内容に含まれていたので、もし誤送信などで情報が漏洩したら大きな事故になりかねません。そこで、セキュリティ面も含めて安心して使えるツールの導入を検討しはじめました。

最終的に3つのツールが選択肢に挙がったのですが、なかでもTalknoteに決めた理由は2つあります。1つは3社のなかで1番熱心にご説明いただいた点。なかにはコロナ禍前なのに、問い合わせ後にメールを送ってくるだけのところもありました。一方、Talknoteは対面でていねいに説明していただけたので、導入後も安心して利用できると感じました。

もう1つは、Talknoteが当社の想定を超える使い方ができると感じたからです。というのも、導入前は「LINEの代用になればOK」くらいにしか考えていませんでした。でも、Talknoteにはさまざまな分析機能があって。たとえば、アクセス時間や投稿量などのデータが個人ごとにひと目で分かるんです。情報共有にとどまらず、その分析結果からスタッフのメンタルの調子や退職の意向まで読み取り、事前に声かけをすることができる。想定以上の活用方法があるTalknoteに魅力を感じて導入を決めました。

雇用形態に関係なく、全4施設総勢200名以上の職員でいっせいに導入

導入時の工夫

諸星様：弊社が運営している4施設の介護事業所すべてでいっせいにTalknoteを導入しました。費用面を懸念して100名弱いるパートさんは除いて導入することも検討しましたが、「全員が同じ情報を共有していないと困る」という現場からの声をいただいて。確かに、雇用形態に関係なくみなさん同じ業務をしているのに、情報に格差があると業務に支障が生じてしまいますよね。現場の声を取り入れ、パートさんも含めて全200名以上でいっせいにTalknoteを導入することに決めました。

森安様：現場のスタッフには個人のスマホにTalknoteアプリをインストールしてもらっています。個人のスマホを業務に使うことへの反発も懸念されますが、情報漏洩のリスクに対する会社としての対策であること、LINEの代わりのコミュニケーションツールとして導入すること。この2点を伝えたらとくに大きな反発はなく、すんなり納得してもらえました。

諸星様：運用のルールをそこまできっちり設けなかったのも良かったのかもしれません。ただ、夜中に返信があると負担になってしまうので、投稿できる時間に制限を設けました。他は、ルールといっても読んだら「いいね！」を押してねとお願いしているぐらいで、ノートを作るのも個人の自由に任せています。

Talknoteを使用しているのは20代から70代までと年齢はさまざまです。若い世代はもちろん使いこなしています。70代の方もTalknoteのアプリをインストールしてくださっており、少しずつ慣れてもらっていますね。スマホを持っていない方はパソコンを使って投稿していますよ。

森安様：Talknoteに慣れてもらう目的で、「1日1投稿」という名前のノートを施設ごとに作りました。その名のとおり、各自が1日に1つ何かしらの投稿をするためのノートです。「今日も1日頑張りましょう」や「誕生日おめでとう」など、投稿する内容はなんでもOK。なかにはその日に実施したレクリエーションの内容を投稿してくれるスタッフもいて。今後はそういった投稿に対し、施設をまたいでコメントを送り合える関係性が作れたら、より良い施設作りができると可能性を感じています。

アナログからデジタルに移行し、情報共有の質とスピードが格段にアップ

よく使うノート

「本日のお知らせ」
「◯◯さんがご入居されました」「◯◯さんが発熱しました」など、ご入居者に関するお知らせを投稿するノートです。Talknoteを導入する前は日誌でアナログに共有していました。今ではこのノートを見れば、お休みの間の情報もすぐに確認ができますし、出勤前でも事前に状況が把握できるようになりました。

「施設長会議」
各施設長が情報を共有するノートです。これまで施設をまたいだ情報共有は電話かファクスを用いていました。ファクスで送っても、確認のために電話をするのでどちらにしても電話は必須でした。Talknoteなら誰が見て誰が見ていないかまで分かるので、確認の電話をする手間が省けるだけでなく、リアルタイムに情報を共有できて助かっています。

よく使う機能

「タスク管理機能」
業務の依頼、期限などを管理する機能です。依頼した側も「誰に」「どんな」業務を依頼したのか一覧でチェックできます。日報などの毎日発生する業務や、必ず目を通してほしい投稿などにもタスクを設定しており、業務の抜け漏れを防ぐのにとても役立っています。

「個別メッセージ」
Talknoteにはノートだけでなく、チャットのようなやり取りができるメッセージ機能があります。LINEだと個別にプライベートアカウントを交換する必要がありますが、Talknoteでは社内のメンバーなら誰にでも個別にメッセージを送れます。拠点をまたいだコミュニケーションもしやすくなると思って、メッセージ機能で自由にやり取りしてOKにしています。

将来への備えとしてTalknoteは必要不可欠なツール

導入後の効果

諸星様：現状はスムーズに情報共有できている点が大きな効果となっていますが、将来的には、今よりも大幅なペーパーレス化をはじめ、活用次第でより業務の効率化を目指せるツールだと感じています。

介護業界の業務量は年々増えている一方で、紙のノートに業務日誌を記録したり、情報共有に電話やファクスを利用したりとアナログな部分がかなり多く、現場が疲弊していることも珍しくありません。介護業界に限った話ではありませんが、労働人口の減少を食い止めるため、政府がIT導入補助金などを交付して業務効率化を積極的にサポートしている状況です。

もちろんアナログで残すべき部分もありますが、すべてがアナログだと若い世代の労働者は離れていってしまいますよね。「まだ手書きなの？」「効率が悪い……」と。そう考えると、いまのうちにペーパーレス化できる部分はペーパーレス化するなどし、業務の効率化を図る必要があると感じています。むしろ、いまやっておかないと今後生き残れないかもしれません。

Talknoteならその備えとなるだけでなく、セキュリティが担保されているので安心してコミュニケーションが取れます。また、アクセス時間などのデータ分析機能もあるので、それをうまく活かせばより良い組織運営ができるはずです。何より、全員が同じ情報を共有したうえでご入居者に対してサービスを提供できる。情報共有の質がサービスの質に影響を与えることも大いにありますからね。サービスの均一化を図るためにも、デジタル化が進む将来のためにもTalknoteは必要なツールとなっています。