リモートワークが定着化した現代、ひとつの課題が社内のコミュニケーション不足です。コミュニケーションが足りないと行っている業務に大きな支障が出るだけでなく、社員のモチベーション低下の一因にもなってしまいます。
そこで役に立つのが「社内コミュニケーションツール」です。ここでは社内におけるコミュニケーションの役割について、成功の事例とともに紹介します。

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、会社内で行われている会話や情報共有および交換のことです。打ち合わせやメールのやり取りのことのほか、休憩時に交わされる雑談なども重要な社内コミュニケーションのひとつである、と位置付けられています。
仕事は、複数の部署がそれぞれの役割を遂行することで成し遂げられるものです。スムーズに業務を行うためにも、社内コミュニケーションを通して管轄内外の作業についてしっかり把握しておくことが大切です。

社内コミュニケーションはなぜ重要なのか？

社内コミュニケーションのもっとも重要な役割は、情報共有をスムーズに行うことです。情報共有や意見交換が行いやすい環境になればなるほど、会社の風通しもよくなります。また、チームワークがよくなるため社員のやる気もアップし、生産性も向上するでしょう。さらに、部署間の相互理解が深まり、互いに相談しやすい空気も生まれます。
円滑な社内コミュニケーションは、社員のストレス軽減にも役立ちます。同僚だけでなく、上司や先輩、後輩と忌憚なく意見を言い合える良好な人間関係が構築できれば、会社に対する不満も少なくなるため、社員の定着率も向上するでしょう。

社内コミュニケーション不足の原因と引き起こす問題

社内コミュニケーション不足の主な原因のひとつが、社員がお互い顔を合わせることが非常に少ないことです。特に近年はリモートワークが増加したため、ほとんど会社に出社していない、という人も少なくありません。オンライン会議やチャットではなかなか雑談をする機会もないため、コミュニケーション不足の可能性が多いにあります。
いくら企業が社内コミュニケーションを推進し、社員が企業内で積極的に意思疎通を図りたいと思っても、それを可能にするツールがなくてはいけません。情報共有ツールやビジネスツールを導入していない、導入しているけれどほとんど使われていない、という環境も社内コミュニケーション不足の大きな要因です。
社内コミュニケーションが不足するとチーム内でうまく連携が取れなくなり、仕事の進め方にずれが生じたり、業務が滞ったりしてしまいます。その結果、生産性が低下するだけでなく、チームでの協力体制も整いません。その状態が長く続くと社員の仕事に対するモチベーションも下がるため、人材の定着や育成に支障が出てしまう可能性があるのです。

社内コミュニケーションを活性化させる5つのメリット

社内コミュニケーションを活性化させることで上記の問題を回避できるだけでなく、さまざまなメリットが生まれます。それぞれ具体的に解説しましょう。

社員のモチベーションが上がり生産性が向上する

社内コミュニケーションが活性化することで、社員が自分の意見を言いやすくなる企業風土が生まれます。その結果、業務間の情報共有がスムーズになり、社員は能動的に仕事に取り組めるようになるでしょう。
また、社員の性格やスキルを正しく判断できるようになるため、適材適所な人員配置が実現します。社員が自分のスキルや長所を発揮できる部署で積極的に仕事に取り組めるようになれば、生産性は大幅にアップするでしょう。

社員のストレスが軽減する

社内コミュニケーションが活性化することで良好な人間関係が構築できるため、社員のストレスが軽減するという効果も期待できます。気軽に考えや意見を述べられる環境なら、お互いの腹のうちを探る必要もありません。また、上司は部下の不平や不満、悩みをいち早くキャッチできるでしょう。その結果、社員の満足度が向上します。

顧客満足度向上につながる

社内コミュニケーションが活性化し、他部署との連携がしっかりとれるようになれば、顧客満足度も向上するでしょう。たとえば、営業がクライアントの意見や要望を企画開発に伝えることで、クライアントのニーズを商品やサービスに反映できるようになります。そうなると顧客の満足度もあがり、企業の信頼度や収益アップにつながるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させた成功事例4選

ここからは、社内コミュニケーションの活性化により、高い成果をあげた4社の企業の実例を紹介します。成功事例を確認することで、社内コミュニケーションの重要性がより深く理解できるでしょう。

【事例1】医療法人 裕徳会　あったか訪問看護ステーション

「医療法人 裕徳会　あったか訪問看護ステーション」は、横浜市港南区・磯子区・栄区および戸塚区にて地域包括ケアシステムの促進に努める訪問介護ステーションです。
同事業所はこれまで、スタッフ間の情報共有はLINEグループで行っていました。しかし、個人情報漏洩対策として利用者の氏名を伏せ字にしていたことで、わずらわしさを感じるスタッフも多くいたそうです。
また、古い投稿は上へと流れてしまうため、必要な情報を探すためにかなりの時間を費やしていたことも課題でした。この問題を解決するために同事業所は、コミュニケーションツール「Talknote」を導入しました。その結果、以下のような効果が生まれたそうです。

Talknote導入の効果

このほかにも、個人間でもメッセージが送れたり、写真や動画で利用者の情報を共有できたりするため、より確実で詳細な情報共有が実現するようになった、といいます。

【参照】[活用事例]医療法人 裕徳会　あったか訪問看護ステーション

【事例2】株式会社ネクストリンク

「株式会社ネクストリンク」は、東京・神奈川・千葉および宮城でアイラッシュ＆ネイルサロン「アンジェリカミッシェル」を運営している会社です。また、グループ会社にて姉妹ブランドのサロンを展開したり、WEBデザインオフィスを手がけたりと事業を多角化しています。
これまでは社内のコミュニケーションツールとしてLINEやSkypeを利用していましたが、オンとオフの連絡がすべて混在してしまうことに課題を感じていたそうです。そこで同社は、新たな社内コミュニケーションツールとしてTalknoteを導入しました。

Talknote導入の効果

Talknoteを導入することにより、遠方の店舗とのコミュニケーションも頻繁にとれるようになったため、会社に一体感が生まれた事例です。

【参照】[活用事例]株式会社ネクストリンク

【事例3】株式会社ウラタ

「株式会社ウラタ」は2024年に創立50周年を迎えた総合建設業、不動産開発事業の会社です。各地に建設現場を持つ同社は、情報共有の遅さからくる問題解決の遅れに課題を感じ、Talknoteを導入しました。その結果、以下のような効果が実感できた、といいます。

Talknote導入の効果

コミュニケーションが取りやすくなったことで、よりよいサービスが提供できるようになった、という事例です。

【参照】[活用事例]株式会社ウラタ

【事例4】株式会社クリエイティブプレイス

「株式会社クリエイティブプレイス」は日本酒専門居酒屋を運営するほか、ラグジュアリー日本酒ブランドの開発販売、飲食店向けのオンラインスクール開講など、さまざまな事業を展開している会社です。
これまで同社は社内コミュニケーションツールとしてメールを活用していましたが、誰がいつ、どのようなやり取りをしているのか、またこちらの指示がきちんと届いているのかわからない不透明さに課題を感じていました。そこで新たなコミュニケーションツールとしてTalknoteを導入したところ、以下のような効果が現れたそうです。

Talknote導入の効果

Talknoteの導入で、スタッフ全員が忌憚なく意見を言い合える企業風土が定着した事例です。

【参照】[活用事例]株式会社クリエイティブプレイス

社内コミュニケーション活性化につながるおすすめツールと施策アイデア

ここからは、社内コミュニケーション活性化につながるツールと、それらを活用したアイデアを5つ紹介します。ぜひ自社に導入する際の参考にしてください。

社内SNSでサークル活動

スポーツや音楽といった趣味のサークルや、スキルアップや資格取得などの勉強サークルを作成すれば、社員同士の仲が深まるでしょう。また、普段は会話することのない部署の人と知り合うきっかけづくりにもなるため、社員同士の深い関係性が育めます。
サークル活動を行う際は社内SNSツールのグループチャット機能やコミュニティ機能を活用してグループを作成すれば、情報共有やアナウンスがスムーズになるでしょう。

ノート機能とアンケート機能を活用した社内イベント

BBQや社内運動会などの社内イベントを実施することで、社内のコミュニケーションを生みだすきっかけづくりができます。
ここで注意したいのが、全員に参加を強要しないことです。まずはコミュニケーションツールのノート機能で詳細を周知し、アンケート機能で参加者を募るとよいでしょう。

ビデオ通話機能を活用した1on1

縦の関係のコミュニケーションが不足している、と感じている企業は1on1を行うとよいでしょう。1on1とは上司と部下が1対1で行うミーティングのことで、部下の成長を促進することが主な目的です。ビデオ通話ができるツールを活用すればリモートワークの社員や違う支社の社員との1on1もスムーズに実施できるでしょう。

メール機能やチャット機能でサンクスメッセージ

サンクスメッセージは、日々の感謝の気持ちを社員同士で送り合う制度です。感謝の気持ちや称賛の言葉を素直に伝えることで、伝えられた相手は自分が承認されていると感じ、モチベーションアップにつながります。面と向かって想いを口にするのは恥ずかしい、という場合は、コミュニケーションツールのメール機能やチャット機能を活用するとよいでしょう。

ビデオ通話やチャット機能を活用したメンター制度

メンター制度とは先輩が後輩の悩みを聞き、サポートする制度です。気軽に相談できる相手がいることは、新入社員にとって非常に心強いことです。また、社内で疎外感を感じることもありません。ビデオ通話やチャット機能などのコミュニケーションツールを利用すれば、悩みが発生すればすぐに共有できます。

まとめ

社内コミュニケーションを活性化させることで、さまざまな問題解決につながるだけでなく、スタッフのモチベーションアップにも役立ちます。しかし、働き方が多様化している現代では、必要なタイミングで顔を合わせて会話するのはなかなか難しいものです。
社内コミュニケーションツールTalknoteを導入すれば、タイムライン機能・メッセージ機能・ノート機能などを活用して効率的に社内コミュニケーションを促せます。無料トライアルが用意されているため、今すぐ気軽に試せるのも嬉しいポイントです。
ぜひ、本記事を参考にして社内コミュニケーションの活性化を推進してみてください。