こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

「スタッフや本社とのコミュニケーションがうまくいかないなぁ〜、どうしたらうまくいくのかなぁ」とお悩みではありませんか？
飲食店の経営をうまくいかせるには、コミュニケーションの活性化、いわゆる情報共有は欠かせません。
そこで、円滑なコミュニケーションを実現するためにビジネスチャットを活用することをお勧めします。
この記事では、ビジネスチャット導入のメリットやデメリット、導入時の注意点なども解説しますので、是非参考になさって下さい。

そもそもビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、「チャット機能」が備わっている社内外の人と連絡が取れるビジネス向けのコミュニケーションツールになります。
ビジネスチャットでは、型苦しい挨拶文を省き、LINEのようなプライベートのチャットと同じように、端的な文章を簡単に送れるのでとても使いやすいです。
文章で返信をする必要のないメッセージなら、スタンプで返しても失礼にならないため気軽にコミュニケーションがとれ、ニュアンスも伝えやすいのが特徴になります。
チャット機能以外にも様々な機能が備わっているのでご紹介しましょう。

主な機能

どのビジネスチャットにも共通してある主な機能は以下の通りです。

上記以外にも、ビジネスチャットは企業によって、AI分析やスケジュール管理など様々な機能があります。
しかし、機能が多いから利用するのではなく、現場が必要としている機能が搭載されているか、コストは合っているかなど使いやすさで導入を検討しましょう。

目的

ビジネスチャットは業務連絡をはじめ、ビジネス上でのコミュニケーションの活性化や業務効率化を目的に導入されることが多いです。
というのも、現在日本は深刻な少子高齢化を起因とした労働力不足のため、労働者1人当たりの生産性の向上は喫緊の課題にあげられます。
国内市場では、長時間労働や残業が慣習化されてきましたが、今後はビジネスチャット導入により生産性の向上の遂行が求められていくでしょう。

個人チャットとの違い

LINEなどの個人チャットは、家族や友人など身近な存在でのやり取りに利用されますが、ビジネスチャットは、ビジネスで関わりのある人のみで使用する違いがあります。
そのため、ビジネスチャットは、個人チャットにはない仕事の効率化に特化したタスク管理機能や検索機能が多く搭載されています。
企業秘密となる内容、取引先や顧客情報など情報漏洩してはいけない重要な情報も多数扱っているので、アクセス制限機能やログ監視機能などのセキュリティー機能も万全です。

飲食店が抱える課題とビジネスチャットによる情報共有

飲食店は、様々な課題を抱えているので、ビジネスチャットによる情報共有が有効です。
飲食店が抱える主な4つの問題を例に、ビジネスチャットでどう変わるのか詳しく見ていきましょう。

慢性的な人手不足

飲食店全体は、慢性的な人手不足に悩まされています。
新型コロナウイルスによる営業時間の短縮や客数の大幅な減少により、多くの飲食店の売上が著しく低下しました。
新型コロナウイルスが蔓延していたころに人員削減に踏み切った店舗が多く、アフターコロナになり客足が戻ってきた今、一度流出してしまった人材を取り戻せず労働力が不足した状態が続いています。
この慢性的な人手不足を解消するためにも、ビジネスチャットで店長とアルバイトのコミュニケーションを図り、更なる退職者などを出さないことが大事です。

SNSの普及による飲食店の可視化

SNSの普及によって、「美味しい」「おしゃれでかわいい」など良い口コミもある一方で、悪い口コミもすぐにSNSにアップされ広まってしまいます。
近年、飲食店に対するいたずら行為が拡散され、大幅な売り上げの低下を余儀なくされた飲食店もありました。
従業員の管理の徹底だけでなく、お客様のいたずら行為にも敏感になる必要があり、悪質な風評被害は飲食店の抱える新たな課題です。
ビジネスチャットを活用することで、いち早い状況把握とクレーム対応などにも役立ちます。

原材料の高騰

飲食店は、物価高騰により原材料も高くなって大きな打撃を受けています。
経営者は、経費が高騰していることから、メニューの値上げも視野に入れなければなりませんが、値幅によっては客足にも影響が出てきますので慎重な判断が求められるでしょう。
また、電気代やガス代、水道料金などの値上がりも深刻な問題です。
ビジネスチャットで、社員の意見交換を積極的に行うことで経費の節約や食材料の変動が少ない新しい料理の開発など施策が浮かんでくる可能性があります。

消えないコロナ対策

2024年には、アフターコロナと呼べるくらいコロナウイルスも落ち着きましたが、いまだに飲食店では感染症対策が求められており、高い衛生意識が続いています。
不特定多数の人が触れるテーブルや椅子、ドアノブまで定期的にアルコール消毒するなど徹底した衛生管理がこれからも求められ続けるでしょう。

このような除菌対策により、ただでさえ人手不足な飲食店に、更なる負担がのしかかっています。
しかし、衛生対策はお客様の信頼を得るために必要なので、継続して行う必要があるでしょう。
ビジネスチャットを活用することで、衛生対策の管理をしやすくなる可能性があります。

飲食店でビジネスチャットをお勧めする理由

飲食店でビジネスチャットをお勧めする理由は主に4つあります。ここでは、詳しく解説していきます。

どこにいても情報共有できる

チェーン店など多店舗経営しているような飲食店でも、全国どこからでも情報を共有できます。
本部からの情報伝達や店舗ごと、役職ごとなど色々なチャンネルを作成することで状況に応じたやり取りが可能です。
また、スマホにビジネスチャットのアプリを入れることで、緊急時や休みの間でもすぐに確認でき、対応を急ぐ事柄でもスムーズにやりとりできるでしょう。

プライベートとの区別ができる

飲食店でビジネスチャットをお勧めする理由は、プライベートとの区別ができることです。
例えば、LINEのようなプライベートチャットを仕事の情報共有に使っている場合、プライベートとの区別ができません。
仕事以外の時間帯にも連絡を受け取る可能性もあり、休みの日や仕事ではない時間帯でも休まらずストレスになることもあるでしょう。
ビジネスチャットを使うことで、ワークバランスが均等に取れて精神的にも安定します。

セキュリティー対策の強化

ビジネスチャットを使うことで、セキュリティー対策を強化できますよ。
ビジネスチャットは、アクセス制限やユーザー認証、ログの記録などを使うことで、個人チャットよりもセキュリティー対策ができています。
ユーザー管理機能も備わっているため、退職者や必要のない人は情報を閲覧できないような仕組み作りもでき安心です。

ビジネスチャットを導入すれば、管理者のアカウント管理によって、セキュリティーが強化されます。プライベートチャットで行なうビジネスのやり取りであれば、情報漏洩の可能性は否めません。
しかし、ビジネスチャットは、高いセキュリティーレベルを備えているため、データを暗号化し、参加するメンバーや接続可能なIPアドレスを限定する対策が取れるので安心して利用できるでしょう。

1人～大人数に情報を共有できる

ビジネスチャットは、1人とのやり取りから大人数までやり取り可能です。
登録しているスタッフ全員に情報を発信したい場合、一回のメッセージで一斉送信できますし、発信記録も残せるため伝え漏れがありません。
複数には知られたくない情報共有なら、個別にメッセージを送ることもでき誰にも知られたくない相談も相手の時間など気にせず簡単に送れます。

飲食店でビジネスチャットを導入するメリット

飲食店でビジネスチャットを導入するメリットを4つご紹介します。

生産性が向上する

飲食店でのビジネスチャットの導入は、生産性の向上につながります。
例えば、今まで複数人で遠い本社まで行って会議していた場合、ビジネスチャットのビデオ機能を使うことで出張にかかる時間や費用を大幅に削減できるでしょう。
また、ビジネスチャットは相手に伝える内容を端的にまとめるため、コミュニケーションにかかる時間や手間も省けます。
コミュニケーションにかける手間や時間を減らしても、効果は変わらないので生産性が向上するのです。

情報共有がしやすい

飲食店でビジネスチャットを導入するメリットは、情報共有しやすいことです。
従来のメールによる情報共有は、メールの宛先を指定する「TO」や「CC」といった使い分けが必要だったため、情報共有すべき人に伝わっていなかったケースもありました。
しかし、ビジネスチャットの場合、メンバーをグループに招待するだけなので情報共有のしやすさがあるでしょう。
タスク管理機能を使えば、共有内容のタスク化により仕事を割り振ることもできます。

風通しの良い環境が作れる

ビジネスチャットを導入することで、風通しの良い環境を作れます。
同じ部署のメンバーだけでなく、他部署間の交流やプロジェクトチームでのグループを作ることで、関わりの無かったメンバーともコミュニケーションが生まれるでしょう。
テレワークを実施する企業においては、職場で顔を合わせる事がない場合でも社員同士が気軽に話し合える良い環境を構築できます。

コミュニケーションが活発になる

ビジネスチャットを導入すれば、コミュニケーションは活発になるでしょう。
ビジネスチャットでは、絵文字やスタンプなどフランクなコミュニケーションができるため、聞くことをためらうような些細なことでも聞きやすくなります。
そのため、社内コミュニケーションが自ずと活発化するのです。

飲食店でビジネスチャットを導入するデメリット

飲食店でビジネスチャットを導入するデメリットを2つ解説します。

過去のメッセージが流れやすい

ビジネスチャットは、一番新しいメッセージが先に表示されるため、過去のメッセージは流れやすい特徴があります。
見逃してしまうと、伝えたはずのメッセージでも伝わっていないというケースも多々あるでしょう。
グループ内のメッセージのやり取りが多ければ多いほど、過去のメッセージを辿るには、時間を要します。
そのため、重要な情報は、「ピン留め機能」を使い、すぐに検索できるようにする工夫が必要です。

導入には費用がかかる

ビジネスチャットはとても便利な機能なので、導入には費用がかかります。
無料のビジネスチャットもありますが、機能に制限がかかり一部しか利用できないケースもあるでしょう。
そのため、必要な機能が含まれているかどうか確認する必要があります。
また、ビジネスチャットの種類によって、導入費用や月額料金も違いますので、操作面や利便性も加味し適正価格かどうか判断する必要もあるでしょう。

ビジネスチャットを導入する際の注意点

ビジネスチャットを導入する際の注意点を2つ紹介します。

使用目的をきちんと伝える

ビジネスチャットを導入する際には、従業員に使用目的をきちんと伝えましょう。
ビジネスチャットを導入したとしても、使用目的が何なのかをはっきりしていなければ、せっかくの導入メリットや効果は得られません。
お店からスタッフへの連絡手段として使いたいのか、それともお客様の声を共有するために使いたいのかなど目的は様々でしょう。
まず、従業員に「ビジネスチャットを導入した理由」や「導入することで、どのような問題を解決したいか」を明確に説明する必要があります。

使用するルールを決めておく

ビジネスチャットを導入する際には、使用ルールを設けておきましょう。
使用するルールが曖昧だと、勝手にチャットグループを作りプライベートで利用される可能性もあります。
ビジネスチャットは、あくまでも仕事で活用するものなので、発言内容や言葉遣い、使い方などルールを決めておいた方が良いでしょう。
しかし、使用ルールを厳しく設定してしまうと、活用されない事態にもなりかねませんので、スタッフが発信しやすい環境を整えてあげることも大事です。

飲食店のおすすめのビジネスチャットは「Talknote（トークノート）」！

飲食店の情報共有や課題解決するなら、コミュニケーション機能や作業進捗を自動更新できる機能を備えた「Talk note（トークノート）」がおすすめです。
「Talknote」は、多くの飲食店をはじめ医療、製造、小売など様々な業界で導入事例があり、継続率やサポート満足度は9割を超えています。
他の情報共有アプリと違い、情報を書いた「ノート」が時系列に「タイムライン」に表示され使いやすいと評判です。Talknoteの魅力や導入効果について解説します。

Talknote（トークノート）の具体的な事例

Talknote（トークノート）の魅力

Talknoteは、導入前から導入後まで他社にはない充実したサポート体制に魅力を感じる導入企業が多いです。
たとえば、使い方が分からなくてメッセージを送ると1時間以内に返信をもらえたり、確認が必要な際にも、まず何らかの返信をしてくれるので信頼できます。

また、Talknote（トークノート）は直感で分かりやすく使いやすいことから、飲食店を運営している企業が多く導入していることで安心して導入できたという企業も多く見られました。「承認」「称賛」「情報共有」「マニュアル共有」など全てのコミュニケーションがTalknote1つで完結し、情報整理や伝達が早いのが魅力です。

Talknote（トークノート）の導入効果

Talknote（トークノート）の導入効果は、全従業員が積極的に意見を発信するようになったことや、オープンで有益な社内コミュニケーションが実現したことなどさまざまです。
一番の効果は、情報共有の数と質が格段にアップしたことでしょう。

例えば、コメント機能を使い、1アルバイトの意見が全社で取り上げられたことにより、アルバイトの意識の向上につながり、良いお店作りができているといった事例もありました。
Talknoteを使えば、店舗をまたいだ「横」の情報共有はもちろん、社長からアルバイトスタッフに至るまで「縦」の情報共有もスムーズにできるようになります。

また副次的効果として、人材を採用した際にTalknoteに登録してもらうことで、会社や店舗の雰囲気などが伝わり離職防止にも効果を発揮しています。

飲食店の情報共有のまとめ

飲食店の経営をうまくいかせるには、コミュニケーションの活性化、いわゆる情報共有は欠かせません。
そこで、有効なのがビジネスチャットです。ビジネスチャットは、チャット機能や音声やビデオによる無料通話、ファイルの保存や共有など様々な機能があるので業務の効率化や生産性の向上にも役立ちます。
飲食店が抱える様々な問題にも有効的で、風通しの良い環境が作れるでしょう。

多くのビジネスチャットがありますが、おすすめは「Talknote（トークノート）」です。
Talknoteは、導入前から導入後まで他社にはない充実したサポート体制があり、直感で分かりやすく使いやすいと多くの飲食店で導入されています。

導入後も、有益な社内コミュニケーションが実現し、情報共有の数と質が格段にアップしますよ。オフラインとオンラインのつながりを掛け合わせながら、「Talknote」でより良いコミュニケーションで更にお店を盛り上げていきましょう。