テレワークを導入する企業が増え、今やオンラインコミュニケーションの時代と言えるでしょう。場所を問わずやり取りできるのはメリットですが、オンラインだからこそ生まれる課題があります。

この記事では、オンラインコミュニケーションならではの課題や対処法を解説します。オンライン化でコミュニケーションが上手くいっていない企業やチームの方はぜひ参考にしてください。

オンラインコミュニケーションとは

オンラインコミュニケーションとは、インターネットを利用してオンラインでコミュニケーションをとることを指します。

対面でのコミュニケーションとは違い、やり取りする相手と直接会うことはありません。チャットツールやLINE、メールなどで文章のやり取りをしたり、LINEや通話機能で電話で会話をしたり、Web会議システムで顔を合わせて話したりするなど、方法はさまざまです。

これまでもオンラインコミュニケーションは活用されていましたが、コロナ禍でテレワークやリモートワークが増えたことによって重要なコミュニケーション方法となっています。対面のコミュニケーションを積極的に取れない現状において、オンラインでも滞りなく連絡をしたり、対話によって関係性を作ったりするなど、コミュニケーションの質が求められているのです。

オンラインコミュニケーションの種類

オンラインコミュニケーションは、大きく3種類に分けることができます。それぞれの特徴やメリット・デメリットをチェックしていきましょう。

テキストコミュニケーション

テキストコミュニケーションとは、文章でやり取りをする方法です。具体的には、チャットやメールが含まれます。以前はメールが一般的でしたが、スピーディーにコミュニケーションをとれるチャットを採用することが増えているようです。

テキストコミュニケーションは記録が残るので、内容を確認したいときに役立ちます。また、受信した人は作業をしながら確認でき、手を止めさせないのもメリットです。

一方で、すぐに対応してほしい内容の連絡には向いていません。受信側がすぐに確認できるとは限らないので、対応に遅れが生じるかもしれません。また、文章や言葉の捉え方にズレがあり、上手く伝わらないケースもあります。

文章だけでも伝わるかを考え、誤った認識にならないように、丁寧に言葉を選んでコミュニケーションを取ることが大切です。

ボイスコミュニケーション

ボイスコミュニケーションは、スマホの電話や通話アプリなどで会話をし、声で行うコミュニケーションです。すぐに連絡を伝えられるので、緊急性の高い内容の伝達に適しています。声で説明できることから、文章で伝えにくい内容の連絡にも相性が良いです。

一方で、電話をするときに一度手を止めなくてはならない場合が多く、ボイスコミュニケーションに偏ると生産性が落ちる可能性があります。話して伝えた方が良いこと、そうではないことを見極めて、ボイスコミュニケーションと他の方法を使い分けましょう。

ビデオコミュニケーション

ビデオコミュニケーションとは、ZoomといったWeb会議システムやビデオ通話などで、声と動画でやり取りできる方法です。実際に会わなくても、顔を見ながらコミュニケーションを取ることができます。テキストやボイスではわからない、相手の表情が見えるのがメリットです。

また、1対1だけではなく、複数人で画面をつないでコミュニケーションを取ることもできます。オンラインで朝礼を行ったり、ランチ会をしたりするなど、用途が豊富です。

オンラインで顔を合わせられる利点を生かして、会議や面接、研修などにも利用できます。

オンラインコミュニケーションにおける課題

オンラインコミュニケーションには、リアルでのやり取りにはない課題があります。あらかじめ課題を知っておけば、対策を立てることが可能です。ここでは、3つの課題をご紹介します。

テキストは人によって捉え方が異なる

テキストコミュニケーションにおける課題のひとつが、文章の捉え方が人それぞれであることです。同じ内容のテキストを複数のメンバーに送った場合、伝わり方が違ってくるかもしれません。

対面でも捉え方の違いは起きますが、ジェスチャーや表情、雰囲気などから読み取れる場合があります。テキストコミュニケーションでは、読み取りが難しいので、伝達ミスが起きたり、上手く伝えるためにテキストの作成に時間がかかったりするでしょう。

内容以外にも、テキストから感情を読み取りにくいのも課題です。ポジティブな気持ちでも、文面だけを見ると「冷たい」「怖い」などの印象を与えているかもしれません。

対面とはコミュニケーションの質に差が出る

対面のコミュニケーションに比べると、どうしても差が出てしまうのが課題です。テキストコミュニケーションやボイスコミュニケーションは、相手の顔が見えないので、感情を読み取るのが難しいでしょう。

ビデオコミュニケーションは対面に近い方法ですが、音声や画質などの調整によっては、コミュニケーションに不便があります。

オンラインコミュニケーションのメリットやデメリットを理解して、リアルなコミュニケーションとの隙間を上手く埋めることが大切になるでしょう。

リズムよくコミュニケーションを取りにくい

コミュニケーションのリズムやテンポを取りにくいのも課題のひとつです。顔が見えていると、表情や息遣いなどでタイミングをつかめますが、テキストやボイスの場合はタイミングを予想して発言しなくてはいけません。

テキストコミュニケーションの場合は、すぐに返信が来ないとテンポが悪くなるばかりか、仕事を進められなくなります。仕事が遅れたり、返信が来ないことにストレスを感じたりするでしょう。

ビデオコミュニケーションにおいても、リアルに比べるとわずかにタイムラグがあるので、声がかぶってしまうことがあります。インターネットの通信状況によっては、ラグが大きくなり、会話がままならないことも起きるでしょう。

オンラインコミュニケーション課題の対処法

オンラインコミュニケーション課題に対しては、以下のような対処法が効果的です。

内容や関係性に応じて絵文字やスタンプを使う

テキストコミュニケーションの課題を解決するためには、テキストだけではなく、絵文字やスタンプを適度に活用しましょう。

文字だけだと感情が伝わりにくいですが、絵文字やスタンプがあれば、感謝の気持ちや褒める気持ちなどが伝わりやすいです。

チャットツールであれば、メッセージに対してスタンプで反応できます。返信をしなくても、確認したことや気持ちを伝えられるので、反応する習慣をチームで付けましょう。

言い回しや伝え方に気を付ける

テキストコミュニケーションやボイスコミュニケーションの場合、表情が見えないため、伝え方に注意が必要です。わかりにくい言い回しや曖昧な伝え方は、認識のズレにつながるおそれがあります。

できるだけ具体的に説明し、受け取る側がわかる言葉を使うことが大切です。言葉だけでは伝えにくいときは、資料やURLなどを添付して、わかりやすく伝えましょう。

雑談をする時間をとる

オンラインコミュニケーションは、特に意識をしていないと、業務上の連絡ばかりになりがちです。オフィス勤務に比べて業務以外の話をする機会が減り、関係性が希薄になる可能性があります。

テレワークに移行してもチームワークを深めるためには、雑談をする時間をとるのがおすすめです。雑談だけをするオンラインミーティングやランチ会、飲み会などを実施して、メンバー同士で会話する時間を作りましょう。

普段よりもリアクションを大きくする

オンラインコミュニケーションでは、リアルのやりとりよりも感情が伝わりにくいので、リアクションに気を付けましょう。

返事をする声のトーンが低かったり、オンライン会議で無表情でいたりすると、相手にとっては伝わっているかどうか不安になります。普段よりも相槌を大きくしたり、笑顔を心がけたりすると感情が伝わりやすく、お互いに気持ちよくコミュニケーションをとることが可能です。

声のトーンや大きさに注意する

ボイスコミュニケーションでは、声のトーンや大きさに注意しましょう。声のトーンが低い、声が小さいと、同じ内容でも伝わり方が変わります。

トーンを上げて明るい雰囲気を出したり、適度な大きさではっきり話したりすると、気持ちや意図を伝えやすいです。声の印象は自分ではわからないこともあるので、周りの人にどのように聞こえるか尋ねてみると良いでしょう。

まとめ

オンラインコミュ二ケーションとは、LINEやメール、電話、オンライン会議などでやり取りをする方法です。顔が見えないやり取りなので、感情や意図が伝わらない、リズムやテンポをつかみにくいなどの課題が生まれる傾向があります。

オンラインコミュニケーションの課題を解決するためには、表現に気を付けたり、リアクションを気持ち大きめにしたり、声のトーンや大きさに注意したりするのが効果的です。

オンラインコミュニケーションは、テレワークからオフィス勤務に戻ったとしても欠かせません。課題と対処法を理解して、オンラインでも気持ちよくやり取りできる環境を整えましょう。