メールや紙中心の情報共有で、
会社としての連帯感が生み出せなかった

導入前の課題

Talknote導入時の課題は大きく分けて2つあり、他部署、他事業とのコミュニケーションがとりづらかったことと、会社全体の状況を全員が把握できていなかったことでした。弊社は不動産仲介、飲食、ドローンスクールなど展開をして、130 名の社員がいます。東京本社には不動産事業部と管理本部がおり、飲食事業部の社員は各店舗に勤務をしています。加えて熊本に不動産事業のコールセンター、中国・上海にも飲食店舗があり、社員によって所属事業も拠点も様々です。そのため社内のコミュニケーションにはメールを使うことが多かったです。しかしメールでは、1対多数人の連絡がしづらく、返信までのスピードが遅くなるため不便さを感じていました。それを解消すべく、役員の提案で無料のチャットツールを使ってみましたが、あまり期待した効果が得られずにいました。また日報などの業務報告は書面で行われていました。不動産部門で60 名ほど社員が在籍しており、人数分の日報が毎日帰宅時に手渡されていて、マネージャーは管理しづらそうでした。このような情報共有のやり方だと、他部署・他事業がどのような仕事をしているのか社員同士で把握できません。違う部署のメンバーでも飲み会などでは仲良く会話しているようでしたが、業務上のやりとりは皆無で、仕事をする上での連帯感をうまく生み出せない状況でした。

Talknoteは以前、無料トライアルを利用したことがあり、使い勝手は知っていました。改めて機能や効果などの説明を聞き、今の課題を解決できると思い、導入することにしました。導入後は利用説明会など運用サポートをしてもらい、3ヶ月ほどで全員が使いこなせるようになりました。日頃使い慣れているLINEやFacebookなどと同じような操作性があり、難なく投稿やコメントができたことが素早く浸透したポイントだったと思います。

通知機能で対応が早くなり、
導入3ヶ月で5,000万円の営業利益が生まれた

活用方法について

利用のルールは特に設けていませんが、プロフィールには顔写真を入れるように徹底しています。各々で好きなポーズを決めてTalknote用に撮影をするぐらい、プロフィール写真にはこだわりました。メールだと送信者の顔は見えませんでしたが、Talknoteでは投稿した人のアイコンが表示されるので、相手の名前と顔が見えます。同じ内容のやりとりだったとしても、写真があるだけで温かみを感じられますね。特に離れて働くメンバーの場合は、名前と顔が一致するだけでなく親近感も湧くようになりました。

機能、グループについて

[熊本支店]
熊本支店には社員が4名、アルバイトスタッフが10名在籍していて、電話で不動産オーナーに 対して無料査定を行なっています。無料査定を受けたオーナーが媒介契約をするかどうか、コールセンタースタッフとの会話をもとに社員が温度感を確認し、東京にいる営業担当に共有します。今まではメールで案件情報を共有していたのですが、どうしてもレスポンスが遅くなってしまうため、契約に結びつけることができず売上が全くあがりませんでした。Talknote導入後、熊本支店の社員と東京本社の営業が参加するグループを作成し、案件共有をしています。投稿されるとプッシュ通知が届くので外出中でも見逃しがなくなり、すぐに案件を確認できるようになりました。このグループは複数メンバーが確認しているので、気づいた人から対応することもできます。温度感の高いオーナーに対して、スピーディーに連絡ができるようになったおかげで、このグループを作成して3ヶ月で月5,000万円の利益を出せるようになりました。情報共有の仕方を変えただけで、こんなに成果がでるものかと本当に驚きましたね。このグループのやりとりが活発であれば、本社のメンバーにとっても刺激になり、会社にとってプラスな効果ばかりです。

[スカイエステート]
グループ会社であるスカイエステート株式会社のドローン事業部のメンバーが参加しているグループです。参加者は7名のみですが、各自で競合情報など持ち寄りシェアして、コメントで議論を交わしています。メンバーが積極的に参加しているグループをみると、こちらも嬉しいですし、社員として頼もしいと感じます。

Talknoteは組織をほっこり
温かい気持ちにさせるサービス

導入後の効果

メールや書面で行なっていた情報共有をTalknoteに変えたことで、メンバーのマネジメントや業務管理がしやすくなりました。熊本や上海など遠方で働く社員との連絡も即座に行うことができ、業務スピードも向上しています。今では日報もTalknoteで共有しています。直接会話しなくても、コメントやいいね！で簡単にフィードバックができますし、出力する紙も減って、コスト削減にもつながりました。

Talknoteを導入してから社内の雰囲気も大きく変化しました。他部署の社員同士の会話が増え、距離が縮まったように感じます。不動産事業のなかにも、営業やマーケティング、アシスタントなど様々な部署や職種があります。以前は部署内で情報が完結してしまい、同じ不動産事業だとしても他部署の業務内容や目標、成果が共有できていませんでした。Talknoteを導入し、全体の動きが見えるようになったことで、他部署に対しての接し方が大きく変わってきています。例えば、営業の社員がマーケティングの社員に「今月、集客の結果がすごく出ているね」とか、「最近、調子良さそうだね」と業務について話しかけていることが増えました。自分以外の社員の行動が見えるようになり、理解が進んだことで、お互いを尊重し合えるようになったのだと思います。こういった以前はなかった会話が社内に増えてきたことが、Talknote導入で得た一番嬉しい変化ですね。

Talknoteを導入したことで、社内にいい雰囲気が増したと思っています。Talknoteにアクセスすれば会社の情報がわかるので、私も常に社員の投稿をチェックして、いいね！を押しています。社員も社長からレスが来れば嬉しい気持ちになりますよね。私が知り合いの企業にTalknoteを紹介するときは「組織がほっこりするよ」と勧めています。情報を管理するサービスはたくさんありますが、ユーザーの気持ちが温かくなるようなサービスは他にないと思います。