LINEグループに辞めたスタッフが残り、
情報の漏洩に不安を感じていた

導入前の課題

角田社長：2013年ごろから、アルバイトスタッフも含めて全員でLINEを使って情報共有をしていました。欠勤が出たときにシフトに入れるスタッフを募ったり、会社の業績を全スタッフにアナウンスしたり。それぞれの用途や目的に応じてグループを作っていたので、数がすごいことになってしまい管理が大変でした。また、LINEの場合は途中からそのグループに参加すると参加前のトークは確認できなかったり、個人のアカウントなのでユーザー名がニックネームになっていて誰の投稿か分からなかったりするんですよね。

人数が増えれば増えるほどグループに参加しているメンバーの管理が煩雑で、退職したメンバーもグループに潜んでいて。情報流出に不安を抱えているタイミングでコミュニケーションツールの導入を検討しはじめました。

金澤さん：6社くらいから話をお聞きし、最終的にはTalknoteを含めて3社に絞りました。Talknote以外の2社は“よく耳にする”という理由で興味を持ち、Talknoteは充実したサポート体制に魅力を感じました。

角田社長：Talknote以外の2つのツールは無料でも使用できるものでした。一方で、Talknoteだけ利用料金が高く、驚いたと同時になぜこの価格なのかと興味を持ちました。すると、Talknoteの充実したサポート体制に、納得の理由があったんです。最近のITサービスのほとんどは、効率化を理由にFAQ（よくある質問）を設けるだけでサポート部門を設置していなかったり、問い合わせに対応してもらっても過去の回答のコピペだったりすることも珍しくありませんよね。そもそもコミュニケーションツールを使ったことがないなかで、そういった人間味のないサポートでは使いこなせそうにないと感じていました。その点、Talknoteは、導入前から導入後にわたってしっかりとサポートしていただけるところに大きな魅力を感じました。

また、当社のように飲食店を運営している企業が多く導入している点もTalknote導入のきっかけのひとつになりました。現場レベルのスタッフも使うとなると、パソコンではなくスマートフォンがメインになりますよね。そういった点も踏まえて検討しなければならなかったのですが、すでに多くの飲食企業がTalknoteを導入し、スマートフォンでも活用しているということで、安心して導入できました。

誰もがストレスなく使えるようにルールを設定

導入時の工夫

角田社長：以前は全スタッフでLINEを使って情報共有していたので、Talknoteもアルバイトスタッフも含めて全120名ほどで一気に導入しました。アルバイトスタッフが入社したり退社したりするときも、とくに面倒な設定や手続きはありません。

金澤さん：Talknoteのご担当者の提案で、ストレスなく活用してもらうためにルールとして決めたのが、社員・アルバイト関係なくスタンプを活用していいことです。また、Talknoteに投稿していいのは7時から23時までに決めました。LINE時代は投稿時間に制限を設けておらず、「深夜に連絡がきて困っている」という声がしばしばありました。店舗によって業態が異なり、モーニングから深夜帯までさまざまな時間帯で営業しているので、この時間帯になりました。

LINEに慣れていたこともあり、最初は思うように使いこなせませんでした。ただ、そんなときに頼りになるのがサポートです。Talknoteのサポートチームは本当に対応が早くて、使い方が分からなくてメッセージを送ると1時間以内に返信をいただけることも珍しくありません。なかには確認が必要なこともあるみたいなのですが、そのときもまずは何らかの返信をいただけるので、安心して待っていられるんです。

角田社長：サポートチームだけでなく、担当の営業の方も返信が早くて、1分もかからずに返信があることもありますよ。迅速に対応していただける点もTalknoteの魅力のひとつだと感じています。

業務に関係ある内容はもちろん、
プライベートな内容もTalknoteに

よく使うノート

［各店舗の日報］
売上はもちろん、店舗での出来事などを投稿するノートです。8店舗それぞれで業態が異なるので、テンプレートなどは設定しておらず、それぞれの店舗で自由に投稿するようにしています。ほかの店舗のいいところを取り入れるなど、お互いに切磋琢磨してより良い日報になるように日々ブラッシュアップしているようです。また、最近人事面でのトラブルがあったのですが、該当の店舗が詳細を日報に載せていて、その内容を他店のスタッフも見て把握してくれていたんです。何か問題が発生しても、店舗を越えて周知し、対応できるというのはとてもいい流れだと感じました。

［今日の社長］
社長の私が日記のように投稿するノートです。全社向けのかしこまったメッセージだけではなく、ランチに食べた食べ物の画像を添えるなどして投稿することもあります。社長が日々どういう業務をしているのかなどを知ってもらいたいという思いもあり、皆がとっかかりやすい内容も混ぜながら、カジュアルに発信しています。

［HACHIスタグラム］
仕事に限らず、プライベートな内容も投稿できるノートです。「今日は◯◯に行ってきました」「イルミネーションがきれいでした」など、仕事と関係ない内容を投稿することで普段は伝わらないキャラクターが垣間見れたり、親近感が増したりしますよね。そういうことを狙っています。

［お客様からの喜びの声・お叱りの声］
Googleのクチコミなどからお褒めの言葉やお叱りの言葉を抜粋し、スタッフに共有するノートです。ポジティブな内容だけでなくネガティブな内容も共有することで、とくに入社したばかりのスタッフは「こういう内容も共有されるならしっかり働かないと」と思ってもらえている気がします。

［いつでもMVP］
不定期で表彰する制度があり、表彰されたスタッフの写真をこのノートに投稿しています。表彰された理由もしっかり明記することで、どういうことをしたら評価されるのかが見える化し、スタッフとしてはモチベーションアップにつながっているはずです。

よく使う機能

［プロフィール機能］
プロフィールには顔写真を登録してもらうようにしています。店舗数が多く、普段から全員で顔を合わせるわけではないので、顔写真が登録されていることでより早く名前を覚えるのに役立っています。また、社割制度があるので、制度を使うときはTalknoteのプロフィール画面を店舗で提示し、スタッフであることを証明するようにしています。

［組織スコア］
Talknoteの利用状況を集計・分析することで組織ごとのコミュニケーションの活性度合い、変化をスコア化する機能です。

たとえば、勤務時間帯にもかかわらずTalknoteにログインしていないスタッフがいたら、それを理由にコミュニケーションを図ったり、「いいね！」が少ないスタッフに声をかけたり。組織スコアを使ってコミュニケーションのきっかけにするなど、人間関係を構築するためのひとつの手段として活用しています。

会社の危機も共有して自分ごと化してもらい
危機的状況に全員で立ち向かう

導入の効果

さまざまありますが、一番の効果は情報共有の数と質が格段にアップしたことです。店舗をまたいだ「横」の情報共有はもちろん、社長からアルバイトスタッフに至るまで「縦」の情報共有もスムーズにできるようになりました。

コロナ禍に突入してからは、社会のルールだけでなく世の中の動きも大きく変わりましたよね。ここ最近のタイムリーな話だと、電気代が高騰していて会社にとっては深刻な状況が続いています。そんなタイミングで、ナポリタンに使っているホールトマトの値段が1.5倍に跳ね上がりました。もちろん、ナポリタンも値上げせざるを得ないのですが、値上げに対して誰しも抵抗がありますよね。スタッフ自身も苦しい状況のなかで、値上げするのが心苦しいのも理解できます。

でも、値上げをしないと会社も危機的状況を回避できません。普段からしっかりと全社員に危機感を共有することで、自分ごと化してもらい、自信を持って値上げできるようになる。そして、アルバイトスタッフに対しても自信を持って伝えられる。これを実現できたのもTalknoteを導入したことによる効果のひとつだと感じています。

また、副次的な効果として、離職防止にも効果を発揮しているように感じています。たとえば、アルバイトの採用が決まって内定を出しても、初出勤の日に出勤してこないこともありますよね。なので、採用が決まったらまずはTalknoteに登録してもらい、初出勤までに日報やHACHIスタグラムなどを見ておいてもらう。初出勤前に会社や店舗の雰囲気などが伝わると安心感にもつながるので、間接的にドタキャン防止につながっていると思います。

これからもTalknoteを活用し、オフラインとオンラインのつながりを掛け合わせながら、より良い組織にしていきたいです。