情報が属人化し、
ナレッジの共有がうまくできなかった

導入前の課題

弊社は飲食事業を行うオアシスティーラウンジ、水道事業を行うオアシスソリューション、アパレル事業のオアシススタイルウェア、グローバル事業を展開するオアシスソリューショングローバルなど衣食住に特化して事業展開をし、グループ会社が複数ありますが、コミュニケーションツールの検討は飲食事業からはじまりました。

当時、オアシスティーラウンジが運営する台湾のお茶専門カフェ「春水堂（チュンスイタン）」は都内を中心に6店舗あり、社員数は20名程度でした。情報共有にはLINEとメールを使用しており、特に問題なく情報共有ができていたと思います。しかし、徐々に社員数も増えてきて、日々のコミュニケーションが取りづらくなったことや、必要な情報がうまく共有されず属人化していることが課題になり始めました。たとえば、店舗間でクレーム共有が出来ておらず、同様のクレームを他店でも受けてしまうなど、事前に知っていれば防ぐことができた失敗がよく発生していました。また春水堂では販促企画を店舗ごとに行います。周年キャンペーンや季節キャンペーンなどそれぞれが個性を出し企画を行いますが、過去どのような販促を行い結果がどうだったのかなどの事例が共有できておらず、毎回アイデアを絞る手間や苦労をかけていました。そのころの春水堂は、初の九州出店も決まっていたため、情報を一元化し、属人化を避け、ナレッジの共有が簡単にできる環境をいち早く構築したいと思っていました。

Talknoteは飲食業界の知人に紹介されて知りました。飲食系の事例が他社より多く、利用のイメージがつきやすかったことと、日々使っているSNSと同じようなインターフェイスや操作性で使い勝手もよかったので導入を決めました。オアシスティーラウンジで導入後すぐに効果が見え始めたことから、オアシスソリューションでも導入が始まり、今では国内外のグループ全社で170名を超える社員が利用しています。

良質なインプット、
アウトプットができる体制が整った

活用方法について

いいね！をもらった回数を社員ごとに毎月集計し、評価に組み込んでいます。弊社では、個人の成長には質の高いインプットとアウトプットをより多く行う必要があると考えており、業務を通して徹底的に教えています。いいね！数を評価に入れたことも、その一環です。売上報告以外の全ての投稿に対して押されたいいね！数が評価の対象となり、１位から最下位までの順位を発表しています。賞与金額が順位に応じて決まるので、なんでもいいね！すればいいのではなく、本当に価値があると思った内容にだけ押すようにしてもらっています。この取り組みを開始して、全社平均のいいね！数が増えました。面白いことに、いいね！数と投稿数は必ずしも比例しているわけではなく、投稿が多くても順位が低い人もいます。そういう場合は、反応がいい投稿をお手本して、どうすればもっと評価されるのか考え、改善してもらいます。翌月の集計時には変化が顕著にみえる社員もいるので、社員のアウトプットに対する姿勢の変化が伝わってきて嬉しいですね。自分がいいね！をもらうためには、必然的に相手の投稿も見るようになるので、Talknote 内のコミュニケーションはより活性化したと思います。いいね！だけでなく、コメントをつけることも増えましたし、ちょっとしたやりとりが増えてきたことで社内のいい雰囲気づくりにも役立っています。

機能、グループについて

[日報]
以前から全社員の日報提出は徹底していました。今はTalknote にグループをつくり、投稿をしてもらっています。書き方にルールはないので情報量はまちまちですが、内容がよければ、多くのいいね！をもらっています。日報は他部署や違う拠点で働く社員が、日々何を行いどんなことを考えていたのかを知ることができるので、会社の一体感を生み出しています。私としては日報から社員の心境の変化や、毎日の行動をしっかりと把握できるので、読むだけで社員への信頼感が高まります。

[他店視察レポート]
飲食事業では、毎月競合や同業他社の店舗を視察することをルールにしています。そのときの感想をこのグループで共有しています。以前は一方的に共有して終わってしまい、他店で得た情報をうまく活用することができませんでした。今はコメントで反応が返ってくるようになり、双方向のコミュニケーションができるようになっています。ほかにも[自店視察レポート] というグループもあり、月1自店をプライベートで訪問して、どのように店舗が見えているのかお客様目線で共有しています。客観的視点にたち、自店を見ることで多くの発見があります。両方とも教育の一環として非常に役立っています。

離職率50％から10%未満に。
その一因にTalknoteがあった。

導入後の効果

Talknoteを導入し、情報が属人化することが減り、会社全体で共有できるようになりました。 飲食事業では以前課題となっていたクレーム共有はもちろんですが、Talknote で投稿された情報をヒントに、各店舗が成果の出る販促企画を立てられるようになりました。

経営者として私自身、採用や教育などの人事領域に注力しています。春水堂のアルバイトメンバーの初回研修も自ら行いますし、年30回近く社員に向けた研修をしています。ですから、Talknoteに共有することで教育のナレッジがためられるのは、非常に便利です。

グループ各社も全国から世界に広がっています。全社員が顔をあわせる機会も年1回ほどなので、Talknoteで全社員の投稿が見え、他の社員がどんなことをやっているかが伝わるのはいいですね。それが会社に一体感を生み出し、今やどの部署の社員がどこに異動しても全く問題ないぐらいに、情報や文化が浸透しています。私もTalknoteを読んでいれば、顔をあわせることができない社員たちでも何を考え、何を思って、行動しているのか手に取るようにわかります。弊社では社員からの提案により新規事業が始まることが多いのですが、Talknoteで社員たちの状態を把握できているので「新規事業をやりたい」と言い出しても安心して任せることができます。以前は弊社も離職率が50％近い時期もありましたが、 Talknoteで社内コミュニケーションを変えたことや研修強化など様々な取り組みの結果、今は離職率が10％未満になりました。このような組織が実現できたのも、Talknoteが社内コミュニケーションの中心にあったからこそ、成し遂げられたのかもしれないです。今後も積極的に新卒採用を行いますし、外国籍や子育て中の社員も増え、社員の多様化が進んでいきます。異なる価値観や考えを持っていても、「自分たちはオアシスの社員である」という同じ気持ちで同じ方向に走っていけるようなそんな会社を実現するためにも、Talknoteをどんどん活用していきたいです。