チャットは情報が
どんどん流れてしまう

導入前の課題

2016年12月からTalknoteを利用しています。以前は、社内のすべての情報共有をLINEでおこなっていました。しかし、チャットは情報がどんどん流れてしまうので、重要な情報を見落としてしまうリスクがありました。また、情報が整理されていないため、たとえば1ヶ月前の売上報告を遡って確認しようとしても、過去の情報を検索することが非常に困難でした。売上だけではなく、業務報告や採用情報、店舗間の情報共有など、社内すべての情報管理をLINEだけでおこなうことに不便を感じていました。

さらに、LINEはプライベートのアカウントになるので、名前をフルネームで登録せずに、あだ名や下の名前だけで登録している人もいます。アイコンについても、自分の写真ではなくペットの写真を登録していたりとさまざまで、誰のアカウントか判断ができませんでした。なので、この人がどの店舗の所属なのかという疑問から解決する必要があり、情報の内容を確認するのに無駄な手間がかかっていました。

これらの課題を解決するために、同業でお世話になっている方からの紹介がきっかけでTalknoteを導入することにしました。

活用ルールについて

プロフィール情報とアイコン画像の登録は社内ルールとして徹底しています。基本的にはアルバイトメンバーも含め、入社と同時にTalknoteに招待し、最初にプロフィールとアイコンの登録をしてもらっています。アイコン画像は顔がはっきりわかるバストアップの写真を、プロフィールは趣味や誕生日などの決められた項目を必ず登録してもらっています。1〜2店舗程度であれば常に顔を合わせることが可能なので、誰がどんな性格なのか自然と把握することができます。しかし、20店舗でスタッフも200名近くになると、物理的に会える回数も減りますし、顔と名前を覚えるのにどうしても時間がかかってしまいます。そこで、プロフィールやアイコンの入力を徹底することで、スタッフ同士がお互いの人となりをより知れますし、どの店舗に誰が所属しているかしっかりと把握することができます。

スタッフ同士が感化されて
理念の理解や浸透が深まる

グループについて

[理念浸透]
すべてのスタッフに理念をより浸透させるためのグループです。期間ごとに持ち回りで各店長が投稿しているんですが、弊社の理念に沿った行動をしているスタッフについて、必ず毎日共有しています。弊社の理念に「成長」や「いい人財」という言葉があるのですが、たとえば自身の成長に繋がる本を読んでいるスタッフがいたら、その様子を写真やコメントを添えて投稿します。それによって、ただ単純に理念を押し付けるのではなく、スタッフ同士が感化し合い、エンロールされることで、より理念の理解や浸透が深まるのではと考えています。

［事件簿/クレーム］
飲食店ですので、時にはお客様からクレームをいただくこともあります。いただいたクレームはその店舗内だけで完結させるのではなく、このグループに投稿して必ず全社で共有するようにしています。また、店長にはクレームを投稿する際に、改善策も一緒に投稿してもらっています。そうすることで、投稿した店舗だけでなく他店舗で同じミスを防ぐこともできます。さらに、その改善策が不十分であれば、SVなどの1段階上の上司がその投稿に対して直接コメントでフィードバックをすることで、より効果的な改善がおこなえるように心がけています。そこから今以上にお客様にご満足いただける店づくりを目指しています。

よく使う機能について

[動画機能]
麺上げの方法といった基礎的な作業から新商品のレシピまで、誰が見てもわかりやすい調理マニュアル動画を、商品開発の担当が作成して全調理師に共有しています。動画は写真を何枚も貼るよりも手間もかかりませんし、テキストだけでは伝わらない細部の動きまで共有できます。あと、人づての伝達だと、伝言ゲームのように少しづつ変化して伝わってしまうリスクがありますが、すべての調理師が同じ動画を見ることができるので、全員が同じ味を再現することができます。

それ以外にも、「くだらな部」というグループやいろんなグループで、面白い動画をみんなで投稿しあっています。スタッフには楽しく働いてほしいので、業務だけの堅苦しいコミュニケーションだけでなく、遊び心のあるコミュニケーションも意識しています。

［ハッシュタグ機能］
店舗から毎日投稿される売上報告で、店舗ごとの売上を簡単に抽出して確認するためにハッシュタグを利用しています。売上の投稿を行う際に、各店舗名のハッシュタグを設定してもらっているので、たとえば「#本店」をクリックすると、「#本店」が設定された投稿のみがすべて表示されます。この機能のおかげで以前のLINEに比べて検索性やスピードも向上しましたし、何より検索する手間が大きく省けました。今ではさまざまなグループでハッシュタグを利用して、より検索する時間や手間を減らすように工夫しています。

すべての情報をTalknoteに集約、
業務がスムーズに

導入後の効果

導入前、課題に感じていたLINEでの情報の検索のしづらさや、アカウントが特定できないという問題は、大きく改善されました。あと、LINEのときは「本名にしてくれ」「アイコンは自分の顔に変えてくれ」など、会社から指示をだすことに抵抗がありました。ですが、今はTalknoteという会社専用のコミュニケーションツールがあるので、しっかりとしたアカウント管理をおこなえています。スタッフが足りない店舗へ別の店舗のスタッフがヘルプで入る際にも、行く先の店舗のスタッフの名前や趣味やポジションなどをあらかじめ把握することができるので、スムーズに業務を行うこともできるようになりました。これはLINEではできなかったことですし、スタッフの人となりがわかるので、スタッフ同士の相互理解も向上したと思います。それ以外にも、メールで共有していた新店舗の物件情報の共有や、採用情報の共有もTalknoteで一元管理ができるようになったことも助かりました。以前までは私に直接メールが届いていて、興味がなさそうな案件でもFCの各オーナーさんに転送していました。今ではTalknote上に自動投稿されるようにしているので、グループに参加している私やオーナーさんが同時に確認して、そこで意見を出し合うことができるので、効率的な情報共有ができています。今後も、アルバイトメンバーも含めスタッフ間の情報共有や理念浸透を徹底していきたいと考えています。