Talknoteの導入で働き方が改善され、
効率アップとスタッフの定着を同時に実現
大正2年(1913年)に開業、昭和25年に医療法人化を経て京都府京都市上京区にて、「くらしを支える医療・介護を創る」をモットーに診療所やデイサービス、訪問看護ステーションなど全6拠点を運営。お互いの違いを尊重しながら共に暮らせる地域社会創りに役立つ医療・看護・介護を目指している。

Facebook
課題
  • 複数の拠点間や、シフトの時間帯が合わないスタッフ間での情報共有が難しかった
  • 他社のツールを試したが、どこにどう情報を発信していいのかがわからなかった
効果
  • 年齢層問わず悩むことなく使うことができ、欠かせないインフラとなった
  • それまでなかなか見えてこなかった、スタッフの人となりが見えるようになった
  • 時間に対する業務の質が上がったことで残業が減り、スタッフの定着率が上がった

スタッフ間の情報共有や意思疎通が難しくなってきて、
使いやすい社内SNSツールを探していた

導入前の課題

小規模な医療法人ながら在宅医療に関わっており、介護に関する事業も増えていった結果、拠点が分散していきました。また、スタッフによって働く時間がバラバラだったり、営業時間が長くなったために、朝礼を定めてもスタッフ全員が参加することができませんでした。この頃から、スタッフ間の情報共有や意思疎通が難しくなっているのを感じていました。そんな時、Talknoteの広告を目にして、社内で使うSNSはどんなものなのだろうと思い、使い始めてみたのがきっかけでした。

FacebookやLINEでも同じようなことができるんじゃないかと思っていましたが、それだとプライベートと仕事がごちゃ混ぜになってしまうと思ったので、仕事専用のSNSにしようと決めたのです。最初は、役員などの管理側のスタッフだけで小さく始めて、使用感を確かめてみました。すでにその役員同士も拠点が離れていたので、試すにはちょうどよかったんです。

ちなみに導入する前に、他社のツールも検討してみたのですが、難しかったです。私も含め、みんな使えませんでした。どこにどう情報を発信していいのかがわからなかったんです。仕組みを理解する段階で頓挫してしまったように思います。

一方、Talknoteはとにかくわかりやすかったです。他のツールは、目的の投稿をするまでにいくつか手数を踏まないとたどり着けないようなことがあったり、参照するとか、添付するといったことや、グループを移動するのにも一度元に戻らなければならなかったりなど、とにかく使いづらい印象でした。ですが、Talknoteは1画面に全部収まっているので、タスクだろうが、グループであろうが、メッセージであろうが気軽に移動できるので、悩むことなく使えるところが大きいです。

導入を決めた際には、週1日の非常勤スタッフ(70歳近い方もいらっしゃいました)を含めたすべてのスタッフに参加してもらうようにしました。当初はシステムの変更に戸惑うスタッフもいましたが、とにかくログインして、閲覧してくれとやっていたら、徐々に定着していきました。その後、紙で発信していたような情報伝達を止め、重要なことはすべてTalknoteに投稿するように変えていきました。

導入事例 永原診療会 画像

グループはプロジェクトベースで作成、
サンクス機能も活用

グループの使い方としては、プロジェクトベースで作った方がいいと教えていただいたので、それを意識して使っています。現場のスタッフたちからは、プロジェクトが増えるたびにグループが増えると、どこに投稿したらいいか混乱するのではという意見もあったのですが、実際使っていくとこの使い方が一番しっくりくるのがわかりました。

サンクス機能はとてもいいなと思っています。この業界はどうしても「◯◯さんが亡くなりました」みたいな投稿がいくつも出てしまうことがあります。だからこそ、より軽いタッチであったり、微笑ましいくらいの気持ちから大切にしていきたいと思い、サンクスを使っています。みんな心のこもったサンクスをあげてくれており、「この人はこんないいことがあったんだな」とか「この人にはこんなユーモアのセンスがあるんだな」といった人となりが伝わってきてとても嬉しく思います。

他に社内で決めていることとしては、一日の業務が始まるときと終わるときには必ずTalknoteを見るようにしています。僕みたいな管理職は一日中見っぱなしですが、現場の人、特にデイサービスのスタッフは常にTalknoteを見ることはなかなか難しいです。だからこそ、仕事の始まりと終わりには必ず見てもらっています。また、投稿時間の制限は設けていません。24時間365日何らかの現場が動いていますので、投稿時間に制限を設けると機動性が損なわれてしまうんです。「仕事のとき以外は見なくてよい」「緊急性が高い内容は直接の電話等で連絡する」などのルールをしっかり伝えることで、各自でプライベートタイムとの切り分けを行ってもらっています。

導入事例 永原診療会 画像

医院が危機の時でも、
Talknoteに蓄積された情報によって乗り切れた

アナログのノートで連絡していた頃と比べて、今は時間や場所に制約されることなく情報に触れることができ、管理する立場からするととても楽になりました。みんなのつぶやきみたいなものも全部入ってきて情報量が増えた分、大変は大変ですけど、それは元々なかったものではなく、あったけど見えてなかったものだから、良いことだと思います。

スタッフの意識も変わってきていて、積極的に投稿してくれる人が多くなりました。それに、Talknoteの書き込みから、直接話をしているだけでは見えてこなかったスタッフの人となりが見えてきました。また、情報が増えているので、同じ時間に対する業務の質が上がって、全体的に残業が減りました。Talknoteのおかげで評価が上がった、と言えるスタッフもいるほどです。Talknote導入後はスタッフの働き方が改善されて、離職は寿退社ぐらいしかないように思います。

今では、全ての業務がTalknoteで進められるようになりました。外来診療の現場以外は、基本Talknoteに情報が載っていて、そこからカルテに落とし込んでいくという流れで使っています。

実は、正月休みの時に医療現場トップの医師が海外渡航中に病気で倒れたことがありました。気持ちの動揺する中で、本人の治療や帰国のサポートはどうするのか、休み明けの診療体制はどうするのか、スタッフや関係機関への連絡をどうするのか、などの判断をしていかなければなりませんでした。ですが、その頃すでにTalknoteにすべてのスタッフが参加していてあらゆる情報が集約されていたので、すぐに全社的な協力体制が構築でき、休み中に体制を整え苦境をみんなで乗り越えることができました。あの時Talknoteがなければどうなっていたのかと思うほどです。もはや、欠かせないインフラになっています。

導入事例 永原診療会 画像

医療にかかわる業界全体を救うためにも、
Talknoteを拡めたい

当院のある京都は、新しいものをなかなか取り入れない風土があります。新しい制度ができたとき、全国で一番最後に普及するのが京都と言われるほど、間口が狭いんです。そういうこともあり、なかなか他社との外部連携が進んでいないのですが、是非Talknoteでの連携を強めていきたいと考えています。

最近になって、外部連携機能を使って他業者さんや患者利用者のご家族様を招待したグループが増えてきました。導入時は一苦労しますが、使い始めていただくと予想以上に活発に利用していただけています。社外の方からのちょっとした相談を気軽にやり取りできるというのは、信頼関係の構築に役立っているように感じます。また、「感謝のことば」を投稿いただくこともあり、スタッフの元気の源になっています。

とにかく使いやすいから、まず使ってみてよと。使いやすさでいえば、初期設定の部分から貫かれている感じがしています。だから年齢層を問わず使えるツールになっている。これからTalknoteを使ってくれる人が増えれば増えるほど、ますます連携が強まると思うので、今後も期待しています。

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