欲しい情報に即座にアクセスできず、
死活問題になりかねない状況だった

導入前の課題

高橋社長
6年前に創業してからずっと別のコミュニケーションツールを利用していました。事業所が1つのときは問題なく情報共有できていたのですが、3事業所体制（三浦・横須賀・大和）に組織が成長する中で、情報が増えすぎて埋もれてしまい、必要な情報にアクセスすることが困難な状況に課題を感じていました。

かわのべさん（やまとみかん管理者）
別のコミュニケーションツールを使用していたときは、事業所ごとのグループが1つだけあって、業務に関する内容はもちろん、利用者さんの情報もすべてそのグループで共有していました。メインの情報は電子カルテで管理しているのですが、補足情報をそのグループで共有しており、たとえば、「用事があるから時間をずらして訪問してほしい」といった情報がうまく引き継げず、約束の時間に訪問できないこともありました。アプリ自体が重いのもネックで、緊急性の高い情報に即座にアクセスできないと死活問題にもつながるため、早急にその状態を変えないといけないと感じていました。

高橋社長
あとは、3事業所分の情報がすべて代表である私に集中し、キャパオーバーの状態が常態化していた点も課題でした。情報共有が滞り、組織運営が属人化していく状況に対して危機感を抱いていたのです。そこで、情報共有をスムーズかつオープンにし、私個人に依存することなく機能する組織にするための基盤作りはもちろん、今後の事業拡大に向けた文化作りが必要だと考えていました。

やましたさん（エリアマネージャー）
私はエリアマネージャーとして3事業所を管理する立場なのですが、別のコミュニケーションツールを利用しているときは情報がクローズドな状態だったことが原因で、スタッフから不平不満が出ていました。当時はスタッフ間で誰がどれだけ業務を抱えているかが分からなかったため、手一杯のスタッフにさらに業務が集中し、「なぜ私にばかり集中するの？」といった不平不満が現場から噴出していたのです。そこで、業務状況を全社的に“見える化”することで、業務の偏りを解消し、バランス良く効率的に仕事が回る組織へと変革する必要性を強く感じていました。

事務チーム（やまもとさん・かなやまさん・たかはしさん）
事務担当者は各事業所に一人しかおらず、分からないことがあっても気軽に相談できる状況にありませんでした。たとえば、自治体に提出する資料にミスがあった場合、正しいフローをほかの事業所に共有する環境が整っていなかったので、別の事業所も同じミスをするなど非効率な状況が発生していました。

1か月ほどかけてノートを設計
デッドラインを決めてスムーズに導入成功

Talknote導入の経緯・導入時の工夫

高橋社長
組織の拡大に伴って多くの課題感を抱えている中で、研修でお世話になっている同業の事業者の紹介でTalknoteのことを知りました。勢いがあり、日々進化を遂げているその事業者が、社内コミュニケーションツールとしてTalknoteを導入していることを知りました。いいところは積極的に取り入れたいと考えていますので、弊社でもTalknoteを導入することにしました。2025年8月のことです。

かわのべさん（やまとみかん管理者）
導入にあたり、Talknoteのサポートチームから「コミュニケーションの洗い出しシート」を提供いただきました。これに基づき、以前のツールで作成していたグループを整理し、「どの情報はノートとして残すべきか」「新たにどういうノートを作るべきか」を1か月ほどかけて設計しました。ノートの数が多すぎるとかえって情報が探しにくくなるため、まとめられる内容はまとめるといった工夫も行いました。全事業所からフィードバックをもらいながら、1か月程度でアウトラインを構築しました。

こだてさん（総務・事務）
Talknoteの導入開始日をあらかじめ決めたうえで逆算してスケジュールを組み、全社に向けて「この日からはTalknoteに完全移行します」という意識づけのアナウンスを何度もしました。スタッフ全員の協力はもちろん、Talknoteのサポートもあってとてもスムーズに導入できました。

経営層、管理者、スタッフ、利用者さん
全員にメリットのあるノート作りを実現

よく使うノート

［利用者さんごとのノート］
利用者さん一人ひとりのノートを作成し、「今日発熱があった」といった体調の変化や、「今日の訪問でこうしたらうまくいった」といったケアの成功事例や突発的な事項を共有しています。事前に情報共有されていればスタッフが連携ミスなく動けることはもちろん、利用者さんにとっても常に質の高いケアを受けられるというメリットがあります。

［クレーム報告・インシデント報告ノート］
その名の通り、クレームやインシデントを報告するノートです。Talknoteを導入する前はクレームやインシデントがあっても全社に共有することはなかったのですが、ノートに残すことで再発防止のきっかけになっています。ただ、ネガティブな内容ですので、当事者が心理的に追い込まれないよう、細心の注意を払って運用しています。

まずは当事者からの意見を聞き、その内容をノートに残します。その上で、サポート役のスタッフが、誰も傷つかない形になっていないことを確認してからノートに投稿しています。これにより、当事者は孤立することなく、かつ全スタッフにとっても振り返りのいい機会として活用できています。

［社長からの発信］
高橋社長が業務連絡からプライベートなことまでさまざまな発信をしているノートです。24時間365日稼働する訪問看護の現場で働くスタッフに対し、「時々デトックスしてほしい」「ワークライフバランスを大事にしてほしい」というメッセージを伝えることも目的の一つです。

［事業所間の交流ノート］
自己紹介や最近の出来事などを投稿するノートです。3事業所間の交流が希薄だったため、スタッフ同士が互いのキャラクターを知るために作りました。現時点では投稿するスタッフは限定的ですが、今後はさらに多くのスタッフが気軽に発信できるように取り組みたいです。

便利機能を使いこなし、
業務効率だけでなくワークライフバランスも向上

よく使う機能

［タスク機能］
自分や相手のタスクを管理できる機能です。内容や期限、担当者を設定するだけで簡単に「やるべきこと」を管理できます。たとえば、書類回収の期日などを「タスク機能」で飛ばすようにしています。これにより、抜け漏れがなくなりました。

［予約投稿］
あらかじめ発信内容、投稿日時を設定しておくと、設定した日時に投稿やメッセージが発信できる機能です。訪問看護という業務の特性上、スタッフによって勤務日や勤務時間は異なります。重要な情報を「忘れないうちに伝えたい」という思いから、休日のスタッフへも連絡してしまい、なかには休みの日にもかかわらず返信してしまうスタッフがいました。予約投稿機能を使うことで、情報共有の抜け漏れが防げるだけでなく、メリハリのある働き方を両立できています。

［メール連携］
受信したメールをTalknote上のノートに自動転送できる機能です。訪問看護業界は依然としてFAXの文化が残っており、研修のお知らせなどが日々FAXで届きます。受信したFAXをメールに転送するように設定しておけば、直接Talknote内のノートにデータとして投稿されます。これまではFAXで届いた資料をスキャンし、コミュニケーションツールに投稿して共有しておりましたので、その手間がなくなったと同時に情報共有のスピードが格段に上がりました。

事業所間の温度差がなくなり、
チーム一丸となって働ける環境が整った

導入の効果

やましたさん（エリアマネージャー）
効果の1つとして、情報がオープンになって“見える化”が実現したことで、誰がどれだけ業務を抱えているかが明確になり、特定のスタッフへの業務の偏りが解消されました。結果として、バランス良く効率的に仕事が回る組織へ成長できたと思います。それ以外にも、私はエリアマネージャーとして現場と経営層のクッション役を担っていますが、Talknote導入後はその調整負担が軽減されました。具体的には、情報格差がなくなったとともに、私自身も組織全体を広い視野で見られるようになったことで、社長からの指示内容を現場に落とし込む際の擦り合わせの手間が減り、結果として組織全体のベクトルを合わせやすくなりました。

かわのべさん（やまとみかん管理者）
以前よりもスタッフの仕事への姿勢が前のめりになったように思います。私が管理している事業所はまだ開設して間もなく、他の2つの事業所と比べると温度的に低い状況でした。しかし、Talknoteによって他の事業所の活動や成功事例が見えるようになったことで、ほかの事業所との温度差が狭まってきたと感じています。

事務チーム（やまもとさん・かなやまさん・たかはしさん）
いくつかありますが、1つは訪問スタッフからの突発的な質問が減り、自分の仕事に集中できる時間が増えたことです。以前は分からないことがあったら逐一質問が来て、その都度業務がストップしていましたが、今は必要な情報がすべてノートで追えるようになって業務効率がアップしています。

また、チームとしての一体感が生まれたのもTalknoteを導入した効果の1つです。以前は分からないことがあっても気軽にコミュニケーションしたり情報を共有したりする環境が整っていなかったので、どうしても一人で解決しないといけない状況でした。しかし、たとえばある拠点で発生した請求ミスの解決策をTalknoteに投稿すれば、他の事業所の事務担当者もそれを閲覧できるようになりました。その結果、同じミスを繰り返すことがなくなるとともに、調べる時間が半減し、請求業務が大幅に効率化されました。孤独感が解消され、「一人ではない」という安心感を持って仕事に取り組めるようになったことも大きな効果だと思います。

高橋社長
ほかのスタッフが申し上げたように、情報が“見える化”されたり業務が効率化されたり、Talknoteを導入した効果はさまざまありますが、個人的には、オンラインだけでなくオフラインのコミュニケーションが増えたのも導入の効果の1つだと感じています。事業所が増えるにつれてほかの事業所のスタッフと顔を合わせる機会が減っていましたが、今は「Talknote会議」という名目で、3事業所のスタッフが集まる機会があります。これにより、横の繋がりが強まり、全社的に同じ温度感をキープしながら事業を推進できるようになりました。

そして何より、Talknoteを通じて“いい会社づくり”の環境が整っているのも効果と言えます。創業から6年ほど経ちますが、最初の3年間は「稼いで組織を大きくしないと」という考えが先行し、時には“自分のルール”を押し付け、スタッフを疲弊させていたこともありました。しかし、組織が大きくなるにつれて一生働ける環境を作りたいと考えるようになり、私自身、「スタッフが一生働ける環境を作るために、いい会社を作りたい」と考えがシフトしました。Talknoteによって「みかんの文化」再構築の土台が確立されたので、今後　もTalknoteを通じて文化を定着させ、浸透させていきたいですね。