最大のメリットは
蓄積された情報を階層化し、
瞬時に検索できること
2007年から綾瀬駅徒歩1分の立地に地域密着型の歯科医院を運営。高度な治療と質の高い治療を提供し、綾瀬の地域のみなさまに愛されるホームドクターを目指している。お子様とのコミュニケーションを大事にすることで、小さなお子様からご年配の方まで幅広い世代から支持されている。
メリー歯科 リクルートウェブサイト
課題
  • ITリテラシーの低いスタッフにも浸透するツールが欲しかった
  • 情報の蓄積と共有が困難だったため、若手の育成に困っていた
  • プライベートでも利用するLINEではセキュリティの面で重要情報が送れなかった
効果
  • 情報が体系化され、スタッフ全員が必要な情報をすぐに引き出せるようになった
  • 出勤していないスタッフでも情報の共有化が出来るようになった
  • 患者様への円滑なコミュニケーションが可能となった

LINEでは患者様の個人情報を
送れないので困っていた

導入前の課題

Talknoteを導入する前までは、大事な情報の共有には紙のノートを使い、確認したらサインしてもらうという、まさに回覧板を回す状態だったんです。あとグループLINEも利用していました。ですが、プライベートでも利用するLINEではちょっとした情報をやり取りすることはできても、患者様の個人情報にまつわるような情報は送れませんし、グループLINEの内容を検索するのは大変でしたね。なので、代わりになるSNSツールを探していました。

それと重要な情報や資料データなどは、院内のパソコンの共有フォルダに入れていましたが、最近の若い歯科助手さんなどはパソコンを持っていない人も多く、データを引き出すことが出来なかったんです。 情報はカテゴリーごとにフォルダをわけて共有フォルダに保存し、そこを見ればすぐに必要な情報を取り出せるようにしていました。例えば、『ホワイトニング』フォルダの中には、『治療後の説明資料』用のフォルダや、『患者様への配布資料』用のフォルダが格納されているといった具合に階層化されていました。

少し昔の人なら、フォルダ名とかを目次としてとらえて必要な情報やデータを探し出せるのですが、最近の人たちは、情報を平面的に捕らえようとしてしまうのか、目次を見るクセがなく必要な情報を見つけられないことが多いんです。こういった若い子達を早く一人前にするために、医療情報にいかに触れされるかが課題でした。

そんな中、同じく歯科医院を開業されている先生のセミナーでTalknoteを知りました。院内では必要な情報は階層化して保存していたんですが、Talknoteの情報格納の構造がそれとの連携にもってこいだと感じたので導入を決めました。

メリー歯科 インタビュー風景

院内のコミュニケーションが円滑になり、
患者様へ安心感に繋がった

利用方法

・治療のカルテ以外でフォローアップ
治療情報はカルテに残りますが、カルテに残せない患者様の情報もたくさんあります。その共有にもTalknoteを活用しています。たとえば患者様から頂き物があったとき、Talknoteに情報を残していたら、その方が次に来院された際に頂いたときのスタッフとは別のスタッフが対応したとしても、「おいしかったですよ」とお礼をお伝えすることができます。頂いた時のスタッフがいなくてもしっかりと共有しておけば、コミュニケーションエラーが少なくて済みます。

高度な治療を求められる大きな病院と違って、地域密着型の町医者では、患者様とのコミュニケーションがすごく重要です。「○○さん、こんにちは」というお声がけが、患者様にとって「自分のことを覚えてもらっている」という安心感に繋がります。カルテには書かれていないお客様の情報もすごく価値があるんです。

・時間をより活用できるようになった
実は「ブレインストーミング」が出来る場を設けたかったということも、SNSツールを導入した目的の一つです。会議をしていると、その場の発言によって、話がどんどんずれていって、ブレストにならないことが少なくなかったんです。

しかしTalknoteで専用のグループを作ってブレストを行っていると、大きな枠からずれることなくブレストを進めることが出来ます。発言された内容の検証はせずに、とにかくみんなでTalknoteに投稿をし続けてもらいます。そして、ある程度まとまってきたときに必要なスタッフを集めて、どうするかという部分だけ話し合うことで、会議の時間が圧倒的に短くなりました。情報がテーマ毎にしっかり蓄積されていくので、すごく助かっています。

メリー歯科 インタビュー風景

開業して5年目ぐらいの会社がぶつかる壁を、
Talknoteで解消できる

導入後の効果

Talknoteを使いはじめてからは、分からないことでもダイレクトに検索するだけで、必要な情報が瞬時に得られるようになりました。今までなら時間をかけてマニュアル化しなければならないようなものでも、ひとこと連絡をしておけば、すぐに必要な情報を共有できるようになったのです。階層化した情報をそのまま扱えるようになったことで、情報の属人化がなくなり、情報を探す時間と手間がなくなったことが、最大のメリットでした。あと大事なこととして、動作が軽くて速いので、そこも気に入っています。

あと、開業して最初の頃は、ひたすら患者様を集めることに取り組むと思います。それがある程度整うと、次は中期経営計画として人を育てようとすると思うでしょう。ただ、その時になって、知的財産が蓄積されていないことに初めて気付くという経営者が少なくない。人を育てようにも、ノウハウがないんです。おそらくそれが開業して5年目ぐらいにやってきます。その頃までに知的財産をどう管理するかが課題になってきます。

そんなとき、Talknoteに情報が蓄積されていたら、その課題を乗り越えられます。理想としては、全ての情報をTalknoteに入れられるといいのですが、いくつかのツールと併用しながら情報を蓄積してもよさそうです。あとは、Talknoteのフォルダなどが色分けできると、直感的にアクセスしやすくなるので機能として欲しいですね。

Talknoteは、情報整理と検索性が優れているので、社内情報のありかたが変わります。そしてなんといっても、検索が速くて軽いので、目的の情報にすぐにたどり着く。 どの医院や企業でも、経営初期のフェーズでは全力で売り上げや認知率の向上を目指しますよね。そして、次のフェーズで経営の効率化を考えるケースが多いんじゃないでしょうか。そのときにナレッジやノウハウの情報資産が蓄積されていないケースも少なくないと思うんです。それを想定して、私の経験だとTalknoteは5年目を迎える前に導入しておくといいツールだと考えています。

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