いろいろなツールの中で、
ITに不慣れでも使いこなせたのがTalknoteだった

導入前の課題

もともとはタスク管理のためのツールを探していました。具体的には、『様々な業務をみんなで行い、期日を決め、進行状況を共有し優先順位を決める。』ということを効率化できるツールを探していました。その思いでこれまでにいくつか他社のツールを使ってきましたが、歯科医院のスタッフはコンピューターの操作が得意でない人も多いので、使いこなせず、定着しなかったんです。

また、以前知り合いの先生からサンクス専用のツールを使っているという話を聞きとてもいいなと思ったので、サンクス機能があってなおかつ操作の簡単なツールを探していました。

そんな中で見つけたのがTalknoteです。Talknoteは使いやすく、「サンクス」を送る機能が印象的で導入を決めました。他社のツールの方が機能的な部分で優れている箇所はあっても、やはり使いやすいものでないと使い続けることはできません。私たちのような歯科医院にとって、「多機能は便利」とは限らないのです。スタッフの感触も、他社のツールは使いこなせず、まったく活かせていませんでした。その中で、Talknoteだけがスタッフがきちんと使える唯一のツールだったのです。

外注の業者ともネットワークを組んで、
データのやり取りを瞬時に

今はTalknoteの投稿が朝礼の代わりになっています。もともとは院内で朝礼をしていたのですが、連絡事項の伝達だけなので集まる必要がなかったんです。そこで、朝礼をなくして必要な情報は朝Talknoteに投稿するようにしました。その他にも勤怠の連絡にも使っています。電車が遅れるから遅刻しそう、などといったやりとりなど。あとは、社員旅行に行った時に撮った写真をみんなで共有するというような使い方もしています。

サンクス機能は、専用のグループを作ってそこにみんないろいろな「ありがとう」を書いてスタッフに感謝を贈っています。また、以前は私の考えをTalknoteに投稿したりしていました。うちはパソコンの操作があまり得意ではない人も多く、タスクやメンションなどがいまだにわからない人もたくさんいます。なので、使っている機能はそんなに多くはありませんが、情報共有だけでなくコミュニケーションのひとつとしても使っています。ちなみに、プライベートな情報を投稿したくない人もいるので、プライベートなやりとりはあまりなく、ほぼ業務のみで使っています。

今メインの使い方としては院内の情報共有よりもむしろ、外部連携ですね。患者さんの歯形など、全て外注の歯科技工所さんに作ってもらっているので、そのための患者さんのデータを歯科技工所と共有するためにTalknoteをかなり使っています。患者さんのレントゲンの写真や検査の結果まで全てを共有し、技工士さんと共にTalknoteでやりとりしながら治療計画を立てています。技工士さんから送られてきた歯形の方で何かあっても「模型のここがよくない」とか写真を送って指摘するといった使い方もしています。

ちなみに、うちには歯科医師が4人いますが、技工所へ患者さんのデータを送るのは、それぞれの医師が個別に行っています。しかし、送ったデータなどは全て私も見ています。そうすることで、間違いや漏れがないかどうかなど確認できます。他の人が送ったデータであってもこうしてチェックできるというのがいいですね。

また、社労士事務所や会計関連の人達とも連携をしています。例えば社労士さんだと、給与明細をPDFにしてスタッフに送ってもらう感じです。また、歯科材料の業者に材料の在庫を問い合わせしたり、発注したりということもTalknoteで行っています。

こういった外部連携を始めたのはTalknoteを導入して少し経ってからで、技工所や社労士さん達にもアカウントを取ってもらって連携を開始しました。業界全体的に外注先と外部連携をして使っているというわけではなさそうですが、うちではすっかり外部連携でデータのやりとりをするという使い方が、活用の多くを占めるようになっています。

少しずつTalknoteの中に共有情報を置いていき、
スタッフの負担軽減へ

Talknoteを導入してから変わったと感じるのは、朝礼を廃止し伝達事項は朝Talknoteを見ればいいように変更したことですね。これによって、今までは全員が朝9時に集まっていましたが、ドクター達は9時半に来ればいいようになりました。アシスタントの出勤時間は変わっていないのですが、ドクター達の負担軽減になっています。

導入して一番効果が出たのはやはり、外部との連携だと思います。通常だと歯科医院と技工所は、電話で連絡を取り合うことが多いと思います。写真のやり取りも、出力された紙で行うことが多いです。USBに写真を入れて送ることはあるかもしれませんが、そういうデジタルなやり取りができているところも少ないと思います。それほどまでにアナログでのやり取りが当たり前の業界なんです。こういったやり取りだと、すぐに情報のやりとりというのが難しい。だけど、Talknoteを使うことでこういった情報も全てTalknoteの中だけで、しかも瞬時にやり取りができます。そうして、技工士さんに送っている治療のデータは蓄積されているので、普段はあまり過去のデータを遡ってみることはないものの、必要となったときにはすぐに見ることができます。

社外と外部連携でデータのやり取りができると、作業効率が格段に上がります。Talknoteを導入した時は、技工士さんや社労士さんにもTalknoteに入ってもらって連携するとは思っていませんでした。しかし、今では外部とのやりとりで一番活用しており、Talknoteはなくてはならないツールになっています。