あらゆる情報をTalknoteに蓄積することで
業務遂行がスムーズに
昭和53年開業の千葉県袖ケ浦市にある歯科医院。「町の歯医者さん」よりも一歩進んだ治療や手術を提供する「お口の総合病院」を目指している。患者様の立場に立って治療することを常に第一に考え、大きな信頼を得ている。
課題
  • 院内で必要な情報の伝達漏れが生じ、仕事に影響が出ていた
  • 仕事とプライベートを切り分けるツールが必要だった
  • いろいろなツールを触ってきたがどれも操作が難しく、うまく使えなかった
効果
  • シンプルで使いやすいため、スタッフ全員がリアルタイムに情報共有できるようになった
  • 施術レポートを共有することで、若手の医師が自主的に勉強できるようになった
  • どんなことも気軽に投稿してもらえるようになり、アットホームな文化が形成された

いくつもコミュニケーションツールを試してきて、
やっと使いやすいものに出会えた

導入前の課題

スタッフの人数が増えてくると、なにかしら情報伝達のツールが必要になってきます。診療は月曜日から土曜日まで行っているので、全員がいつも顔を合わせているわけではありません。誰かがお休みでも診療は変わらず稼働しています。過去にはアナログのノートを使って情報伝達していたこともありましたが、それだけではスタッフ全員に確実に情報を周知することはできませんでした。そこで、コミュニケーションツールを使うことにし、いろいろと試してみたんですが、字で書いて伝えるより簡単にやり取りができるので便利だと感じました。ですが、どれもどこか使いづらいところがあって、使いやすいツールを探していた中で出会ったのが、Talknoteです。

Talknoteは完全に仕事専用のツールなので、仕事のことだけを書き込めばいいという気持ちで使えます。これがFacebookですと仕事とプライベートがごちゃ混ぜになってしまいます。みなさんプライベートの時間は邪魔されたくないですから、仕事とプライベートを完全に切り離して使えるという点は大きいですね。

Talknoteを使い始めてまず感じたのは、操作性の良さです。わかりやすいし、使いやすい。だからこそ、導入に対するハードルはまったくありませんでした。業務用に特化しているツールの中で、非常に使いやすいものにやっと巡り会えたという感じです。

中村歯科医院 画像

Talknoteを活用して
在庫管理やシフト管理ができるように

グループの活用について

グループは多用しています。とにかく自由に様々なテーマのグループを作ってどんどん投稿してもらい、みんなで自由闊達に議論してもらうという使い方です。一方、使われていないグループ、必要のないグループは一覧の下に流れていくので、折を見て消しています。

一番よく使っているグループは、業務日報のグループですね。売り上げや、薬剤の在庫状況などをみんなが見られるように毎日投稿しています。それこそコロナの影響で、消毒液といった薬剤の確保が難しくなっているので、院内の在庫情報をつぶさにアップして、「今はこれの在庫が少なくなってきている」ということを伝えています。こうすることで、在庫量などをみんなが意識するようになりました。

他にはシフトや勤怠に関するやり取りが多いです。シフトはTalknoteのみで管理をしていて、他のツールは使っていません。緊急事態宣言が出ていた時は、患者さんのアポイント状況も随分変わってしまい、キャンセルが発生するとスタッフの人数にも影響があるのでTalknote上でシフト調整をしていました。いつ誰がお休みというシフト情報の他に、遅れるといった勤怠の連絡にも使っています。こういったことはとにかく細かく、リアルタイムにどんどん上げていくようになりました。

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誰でも見に行けるグループに投稿して、
みんなに見てもらうことが大事

情報共有の狙い

業務のことはなんでもTalknoteに投稿していますが、全体的に伝えたいことは全員参加のグループへ、個別に伝えたいことはメッセージで伝えるなど、内容によって使い分けています。患者さんの個人情報は専用グループを作って幹部の間でしか見られないようにし、一方で、患者さんのインプラントのレポートなどは多くのスタッフが見られるグループに投稿しています。こうしてレポートを共有することで、若手の医師が自主的に勉強できるようになりました。担当スタッフとしても上司にだけ報告するのではなく、みんなに見てもらってコメントをもらうというのが大事だと思うんです。患者さんのカルテは専門のツールがありますが、症例はTalknoteに投稿してディスカッションをしています。

投稿に対して誰が見たのかわかる、既読確認の機能は便利だと思います。基本的には誰が既読になっているのかとか、そこまで逐一確認しているわけではありませんが、特に見てほしい投稿の場合は既読確認することがあるので、非常に助かっています。

外部の講習会のレポートもPDFにしてTalknoteに投稿してもらうようにしています。誰かに提出するというものではなく、Talknoteに投稿することこそが報告になります。Talknoteに投稿して、みんなに見てもらうというのが院内のルールですね。他に細かいルール決めなどは行っていません。運用はみんなに任せています。あと、動画を投稿することが出来るようになったので、機材の動かし方など、写真で伝わりにくいものは動画で共有してマニュアル化しています。

ほかによく使っている機能といえば、タスクですね。期限が迫っている業務は、タスクにしてTo Do管理するようにしています。タスクって、事務や管理者ばかりが使って、治療の現場の方ではあまり使われないイメージがあるかもしれませんが、現場のスタッフも積極的にタスクを使いこなしています。

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クレーム報告や業務レポート、
プライベートのやりとりもTalknoteで

情情報の共有の重要性

患者さんからのお褒めの言葉やクレームをTalknoteにどんどん投稿して共有しています。インプラントのオペの話や、誰かにいただいたお菓子のことなどもです。いただいたお菓子に「誰々からのいただき物です」と付箋を貼っておいても、飛んでいってしまうことがあります。しかし、写真を撮ってTalknoteに「誰にいただきました」と投稿しておけば、直接関わっていない人であってもあとでお礼が言えます。こうやってなんでも投稿しておくことで院内はもちろん、患者さんとの風通しが良くなっていると感じます。やはり、良いことも悪いことも共有しておくことが重要ですね。

過去に、別のツールでやり取りをしていたときには、コメントを残してくれたら1件につき100円払うような制度をやっていたことがありました。でもTalknoteを使い始めてからは、みんなが積極的に投稿してくれているので制度を設ける必要がなくなりました。それに今では、スタッフ同士が飲みに行ったことを投稿したり、みんなで体を動かす運動部を作りその様子を投稿していたりもします。このように、みんな自由に使ってくれていて、業務とレクリエーションをうまく両立することができています。おかげでONとOFFのバランスをとりながらみんなが繋がっていられるアットホームな文化が作りあげられました。

とにかくTalknoteがあることで、顔を合わせない休みの日でも院内の状況がわかるというのは大きいです。何かあったらすぐに情報が飛んでくるので、長期の休みを取っていても安心していられます。Talknoteがなかったら、今ごろどうやって仕事をしているのだろうって思うほどTalknoteを使い倒しています(笑)。

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