紙ベースの情報共有でメンバーによって、
情報のバラつきが生まれていた

導入前の課題

時代に即して紙を使った業務をどんどんデータ化し、ペーパーレスで仕事をしていこうという流れが、コミュニケーションツール導入のきっかけでした。メールやラインなどの連絡ツールも使っていましたが、結局のところ申し送りや情報共有は紙ベースがほとんどでした。しかし紙ベースだとメンバーによって書き方や伝え方が異なり、決まったフォーマットがあっても人によって表現やボリュームが違ったり、個人差があったのでなんとかしようと考えていました。
とくに当院訪問歯科は週１日から数日のみ勤務の歯科医師、歯科衛生士に多く勤務頂いていて、全体の約半数を占めます。勤務時間が比較的短く、非常勤で勤務しやすい業態という理由からです。メンバー個々の能力は高く連携をしっかりとっているはずが、紙ベースで情報共有をしていると毎日勤務しているメンバーにとっては古い情報も、非常勤の方にとっては初耳、聞いていなかった、知らなかったということが頻発しプチトラブルが起きていました。

拠点ごとに日報グループと
業務連絡グループを使いわけ

グループの使い方としては、大きくわけて、日報と業務連絡の2つです。日報には、患者数、キャンセル数、訪問先施設名など１日の往診に関わる内容と特記事項を投稿しています。業務連絡には、シフトや全体の連絡事項を投稿しています。これらを拠点ごとに分けていて、二子玉川の日報と業務連絡、横浜の日報と業務連絡といった感じで、各拠点2つずつのグループがベースです。それ以外にも、会議体、委員会、プロジェクトや他職種連携のグループなどを作って利用しています。

常勤メンバーも非常勤メンバーも最低限の同じ情報量で仕事に向き合えることで、仕事に対する不安を払拭し、さらに普段コミュニケーションを取れない別曜日勤務のメンバーとも「会ったことはないけど“よく知っている”」関係を構築することができます。情報を知った上で準備することで、より高いパフォーマンスを発揮できるようになったと思います。

日報をテンプレートにすると
効率的に必要な情報を蓄積できる

日報の投稿にテンプレートを使うようになってからは、余計な情報を書かなくなったので見やすくなりました。つまり「決まった形式でシンプルに素早く」です。テンプレートを使う前までは、個人の文章スキルによる違いや、感想を含めた長文の日報などもあり統一感のない、読みにくい日報でした。また「日報を投稿する仕事」に時間をかけすぎてしまう時期もありました。人数の少ない頃はそれでも良かったのですが、関わる人数が増えれば増えるほど見る側が大変になっていき逆にストレスに感じる時期もありました。その点、テンプレートに沿った書き方は明確に誰もが決められた形で書けて情報の蓄積につながりますし、時間もかからず情報共有を図れるため業務の効率化につながっています。

訪問歯科は曜日によってチーム編成が変わります。日報は担当制になっていて、チームごとに日報を投稿してもらうようにしています。チームが5つあったら、5つの日報があがってきます。これも、シンプルにテンプレートに沿って投稿してもらっています。また、普段診察を担当していない患者様からの要望で臨時往診をする場合などは、日報を見返すことで情報を得ることができ、カルテ内容把握までの連携をスムーズに行うことができます。

実際に顔を合わせていなくても、Talknoteでつながっているという意識があります。出勤曜日や勤務地が異なっていて普段会うことがないメンバーでも「いつも拝見しています」という関係性が自然と構築されます。コミュニケーションが活性化していると業務以外でも一体感、連帯感が出ていると感じます。業務の効率化は予想していたところですが、メンバー同士が見えない糸でつながれたような感じになったのは想定外でした。

自分の曜日、自分のチームだけではなく、会社全体を認識して、自分がそこに所属しているんだという帰属意識が自然についているのだと思います。

他業種と外部連携を進めることで、
さらなる事業拡大を目指す

今はTalknoteなしに仕事はできません。
必要不可欠で、「無い」ことが考えられないです。

また、外部連携で施設とのやり取りに活用しています。訪問先の施設をTalknoteに招待してつながっているので、「急患をお願いします」とか「今日の予約リストはこちらです」といった情報共有が確実にできるようになりました。圧倒的な効率化を図ることができています。これはとくに情報量の多い医科事業部が始めた活用法で、歯科も同様に活用していこうと進みました。異なる業種の使い方を知り「なるほど」と思える活用法が多くあることを感じています。

今後力を入れていきたい外部連携として、在宅医療や地域包括ネットワークの中心となっている居宅介護支援事業所のケアマネジャーさんとTalknote上で連携をしていきたいと考えています。医院と事業所間でTalknoteという“ひらけた場”を提供することで、相談事から連携まで、いままでではなかった“他社”とのコミュニケーションを実現することができ質の良い医療の提供につながると思っています。