規模が拡大するにつれて
情報共有が難しくなっていった

導入の経緯

父親から医院を継承したときはフロアが1階までしかありませんでしたが、継承後に毎年増築を繰り返し、いまは4階まで規模を拡大しています。2階を増築したときくらいからスタッフ同士でのコミュニケーションが取りづらかったり、ルールが増えて定着しにくかったり、さまざまな点で煩わしさを感じるようになりました。また、就業規則やマニュアル、会議の議事録などもこれまではすべて紙で管理していて、欲しい情報を探すのはもちろん確認や内容を変更するのも大変でした。

規模をさらに拡大するためにも、そして今後のスタッフマネジメントをより円滑にするためにもどうにかしないといけない。そう考えてコミュニケーションツールの導入を検討しはじめました。ほかにもさまざまなツールがありますが、タスク機能と検索機能が気に入ってTalknoteを導入しました。ほかのツールにも同じような機能はあったりしますが、オプションで別途費用がかかるツールもあるなか、標準で装備されているTalknoteに魅力を感じて即決しました。

導入時の工夫

SNS世代のスタッフが多いので操作には1ヶ月くらいですぐ慣れました。なかには新しいツールを導入するときに反発が生まれる組織もあるとお聞きしていますが、「Talknoteを導入することでむしろ業務が効率化できる」という理由でかなりポジティブでした。

ただ、積極的に利用するかどうかはまた話が別です。せっかくTalknoteを導入しても利用されなくては意味がありません。そこで、より積極的に利用してもらえるよう、Talknoteへの日々の投稿や「いいね！」の数を評価に盛り込むことにしました。Talknoteには投稿や「いいね！」など、それぞれの数をスコア化して一覧で確認できる機能があります。スタッフはいい評価をしてもらうためにも積極的にTalknoteを活用していますし、それが組織全体の成長へとつながっていると感じています。

すべての情報をTalknoteに集約することで
業務を効率化

よく使うノート

［マニュアルノート］
マニュアルを載せておくノートです。Talknoteを導入する前は紙で管理していて、使用頻度が高いマニュアルは壁に貼っていたりもしました。紙だと探すのが大変なだけでなく、内容を変更するときにとても大変です。壁に貼ってあると見栄えが良くありませんし、Talknoteにマニュアルを載せておけば検索するのも簡単で、効率化にもつながりました。

［材料の発注依頼ノート］
歯科医院ではインプラントや骨補填材、再生材料など、日々さまざまな種類の材料を発注します。いままでは紙に書いて発注依頼をかけていたのですが、少なからず漏れが発生することもありました。タスク機能を使って納期の最低ラインも設定しているので、このノートを作ってからは発注漏れもなくなって助かっています。

［器具の修理履歴ノート］
器具に起こったトラブルと、それの解決方法を載せておくノートです。これまでは器具が故障したときにその都度業者に連絡して解決していたのですが、解決するまでに1時間以上かかることも珍しくありませんでした。器具の修理履歴ノートを作ってトラブルと解決方法を載せておけば、何かあったときにこのノートを見るだけで解決できるようになりました。

［セミナー準備ノート］
毎月開催している勉強会やセミナーに関するノートです。セミナーを1件開催するにも会場の予約など準備することがたくさんあり、1つでも漏れがあると取り返しがつかないことになります。ノートに参加している全員で進捗を共有することで準備が万全にできるようになりました。

［セミナー参加報告ノート］
セミナーや学会に参加したスタッフがそこで得た知見などをシェアするノートです。これまでもレポートやプレゼンなどでシェアするようにはしていましたが、時間がないと後回しになってシェアできないときもありました。そこでセミナー参加報告ノートを作成し、このノート上で自身が参加したセミナーなどで得た知見をシェアするようにしています。それぞれの知見が増えるだけでなく、全員が平等に情報を得られるようになってスキルアップにもつながっています。

よく使う機能

［タスク機能］
タスク機能とはやるべきことと担当者、期日を設定し、依頼と管理を行える機能です。技工物の作成を依頼したりオペ材料を発注したり、納期のある案件が多く発生します。これまでは紙で管理していたので見落としが少なからずあり、技工物やオペ材料が納品されず、予定していた治療を患者さんに提供できないこともありました。Talknoteでタスク登録しておけば日付順にタスクを確認できるので、見落としもなくなり、患者さんに対して常に100点の治療をご提供できるようになりました。

［検索機能］
検索窓を使って投稿（テキスト検索）やノート、メッセージ、ファイルなどを検索できる機能です。これまでマニュアルも紙で管理していて、探すだけでも大変だったので、何かトラブルが起きたときなどは院長に頼りがちでした。でもTalknoteで管理しておけば、何かトラブルがあった場合でも、検索機能を使って検索すればすぐに解決方法が分かるので、院長に頼ることなくスタッフ個人で解決できるようになりました。

［動画機能］
Talknoteでは文字や画像以外に動画も投稿できます。たとえば質問が多い内容は一度動画で撮影してTalknoteにアップロードしておけば、その後は説明する必要はなく、動画を確認してもらうだけで済んでしまいます。文字や画像だけでは伝わりづらいですが、動画ならすぐに理解できるのもうれしいポイントです。何度も同じ説明をする必要がなくなり、効率化にもつながっています。

Talknoteで効率化が実現したことで、
運営面の業務が6割も減った

導入の効果

院内のコミュニケーションが円滑になったなど効果はさまざまありますが、一番は効率化が実現できていることだと感じています。感覚としては、Talknoteの導入前後で歯科医院の運営面に関わる業務が6割ほど減った気がします。

検索機能を使って情報にすぐにアクセスできるのはもちろん、動画をアップすれば何度も同じ内容を説明しなくて済みます。これまでは何か問題があったら、すべて院長である私が対応する必要がありました。マニュアルなどをTalknoteに集約することで、Talknoteで検索をすれば解決できるようになり、スタッフ個人で大抵は解決できるようになりました。

これまではスタッフの募集やホームページの修正、器具・機材の修理などもすべて私がやっておりました。Talknoteにマニュアルなどをストックできるようになったおかげで、この辺の業務もTalknoteを確認すれば誰でもできるようになりました。その結果、医院の運営面に関する業務の6割は手離れし、それ以外の業務に時間を回せるようになりました。

今後について

まだまだ運営面においてアナログな部分が残っていますので、Talknoteを活用しながら、デジタルで効率化を図っていきたいと考えています。もちろん、それがスタッフへのストレスになってしまわないよう、Talknoteのさまざまな機能を使ってスピーディーに導入したいです。