情報が乱立しているせいで、
会社へ不信感を抱くスタッフも

導入前の課題

Talknoteを導入する前は、社内のコミュニケーションツールとしてLINE、チャット、メールの3つを併用していました。アルバイトスタッフとはLINEを、外部業者とはチャットを使用するなどしていたんですが、使い分けに関する明確なルールはなく、情報がいろいろなツールに混在して共有漏れが多く発生していたんです。

というのも、弊社が運営している「b-monster」は、東京都内を中心に名古屋や大阪にもスタジオを構えております。本部スタッフ以外にも、それぞれのスタジオに店長を始めとしたスタッフが多く在籍しています。情報を受け取ったスタッフが「ほかのスタッフにも共有すべき」と判断すれば共有されますが、そうでないと判断したら共有されるべき情報も共有されない。最悪、本部の意思決定が各スタジオのスタッフに届いておらず、お客さまからのご指摘で各スタジオのスタッフが初めて知った……なんてこともあって、お客さまに不信感を抱かせてしまうこともありました。

また、各スタジオのスタッフも情報をどこからキャッチすべきか分からないことが多々あって、その情報格差から噂話が発生し、事実と異なる内容が一人歩きしてしまうこともありました。そのせいで会社への不信感や人間関係の悪化にもつながっていましたね。こういった課題もあり、誰もが平等に同じ情報を同じタイミングで得られるツールがないか模索していました。

そこで、社内コミュニケーションに特化したツールの導入を検討したのですが、そのなかのひとつがTalknoteでした。試しに、Talknoteが主催するセミナーに参加してみて、よりTalknoteに興味を持ちました。

とはいえ、導入するだけでは意味がありません。ただ、Talknoteはサポートサイトも充実していますし、信頼できる担当の方もついてくれているので、分からないことがあっても相談しながら解決すれば安心だなと。それでTalknoteを導入することにしました。

それまで使っていたLINEなどはすべて無料のツールですが、だからこそ通知を受けても確認することをスタッフに強制できていなかった面もありました。有料のTalknoteなら会社としても「随時、Talknoteを確認するように」と強く言えますからね。

導入時の工夫

全社で一気にTalknoteに切り替えましたが、とくに問題なくスムーズに導入できました。導入前に、LINEなどの3つのツールを使い分けるのが煩わしい点と、情報共有の漏れから発生する不信感や人間関係の悪化などをていねいに説明し、Talknoteを導入することのメリットを腹落ちさせられたのが大きかったかもしれませんね。

サンクスの内容から人間性をイメージ
人事異動の際もスムーズに距離を縮められる

機能について

［サンクス機能］
従業員同士が感謝や賞賛を贈り合える機能。コミュニケーションの活性化や認め合う文化の醸成、従業員のモチベーションアップなどといった効果が期待できます。

じつはTalknote導入前からサンクスカードを導入していました。「b-monster」の各スタジオのバックヤードに大きいボードを設置し、感謝を伝えたい内容を紙に書いてボードに貼っていく。毎月カードの数を集計していたんですが、あまりにも多くて集計が大変で……。一方、Talknoteの「サンクス機能」なら自動的に集計してくれるので、集計の煩わしさから解放されました。

それだけでなく、各スタジオ内にサンクスカードを貼るボードを設置しているので、そこのスタジオのスタッフしかサンクスの内容を見ないんです。せっかくコミュニケーションの一環で導入した「サンクスカード」なのに、内容を見れるのはスタジオ内のスタッフに限定されていたんです。でも、Talknoteの「サンクス機能」なら、全国のスタジオのサンクスの内容を確認できる。会ったことがなくても、サンクスの内容を確認すればその人の人間性みたいなのがなんとなく想像できます。人事異動の際もすごく役立っています。

グループについて

［全体連絡のグループ］
その名のとおり、会社全体に連絡をしたいときに投稿するグループです。いま、コロナ騒動でフィットネス業界も大きなダメージを受けており、今後のことについて不安に思うスタッフも少なくありません。とくに、名古屋や大阪のスタッフは距離的にも本部から遠いので、東京都内のスタッフよりも不安に思っているはず。そういった場合にも、社長から今後のことなどについて共有されると、スタッフも「心配しなくて大丈夫なんだ」と安心できますよね。

こういった全体への連絡は、メールだとなかなか共有しづらいですから。Talknoteのメリットのひとつだと思います。

情報の共有漏れが減っただけでなく、
運営面の相談も活発に

導入後の効果

まず、情報の共有漏れが格段に減りました。メールなどで共有していたころは、各スタジオの店長にさえ伝われば、店長がスタッフに落とし込んでくれるだろうと決めつけていた部分がありました。ただ、各店長がメールを確認していても、必ずしもその内容がスタッフに共有されるとは限らないんですよね。たとえば、店長が早番だったら遅番のスタッフとは顔を合わさないかもしれない。逆も然りで、そうなると、全スタッフに対して同じ内容を同じタイミング、同じテンションで共有するなんて無理なんですよ。

Talknoteならほぼすべてのグループをフルオープンにしているので、各店長が落とし込む必要なく、スタッフはTalknoteさえ見れば自分から情報を取りにいける。共有すべきかそうでないかも店長の判断ではないので、全スタッフが同じ情報を平等に得られるようになり、当初の課題だったスタッフの情報格差もほとんど解消されました。

また、スタジオの運営面においてもTalknoteによる効果を感じています。というのも、各スタジオには店長とリーダーをそれぞれ配置していますが、この2人はシフトが被らないようにしています。それぞれ交代のタイミングで軽く引き継ぎを行う程度で、「こういう場合はこういう対応をしよう」などといった運営面に関する話し合いはほぼほぼできていませんでした。でも、そういったやり取りもTalknote上で気軽にできるようになったので助かっています。

サンクスでもすごく良い効果を実感しています。弊社では年間でサンクスを1番送った人ともらった人を年末に表彰しているのですが、去年はサンクスをたくさん送っていた梅田の社員が表彰されたんです。やはり、ギブする人にはちゃんと良いことが返ってくるというすごくいい事例になりましたし、こうやって逸材を見つけることができたことも会社にとって大きい。

ほかにも、社長が全体に向けて週末飲める人を募集して、実際に飲み会も開催しました。今までこのようなコミュニケーションはなかったのですごく新鮮ですし、社内の繋がりがより深まったと感じています。結果、社内のコミュニケーションが活性化することで、情報の共有漏れによる不信感や人間関係の悪化、そして離職も防げるのではと期待しております。