大事な情報が必要な人に届かない。
組織が大きくなるほど、
情報の共有化に課題を感じていました。

導入前の課題

社内における情報の共有、伝達不足が一番の課題でした。社員同士はもちろん、本社と支社、他部署間や店舗間など、会社のあらゆる所で情報共有が止まってしまう。組織が大きくなるほど情報が行き届かず、分散してしまうので、これは問題だと感じていました。届けたい人に情報が伝わらず、担当者レベルで情報共有が止まることもあって、会社全体の動きも見えにくくなっていましたね。

導入時の工夫

使うツールはTalknoteのみ。研修の実施や社内ルールを整備し、活用を促しています。たとえば、導入の際はTalknoteの方に研修を行っていただき、使い方や活用方法などを理解してもらいました。中途採用で入社された方にも入社時の研修の際に必ずTalknoteの使用方法を教えています。とにかく、社員への周知を徹底しました。

また弊社では、情報共有やコミュニケーションは、必ずTalknoteを使用し、他のアプリを使用しないようルールを決めています。たとえば、社員同士の簡単なやり取りはメッセージで行い、大事な情報を共有したい場合はグループを作成し、情報を蓄積しています。

メンション、タスク、メモ、予約投稿、プロフィール…
多彩な機能で業務効率が向上

よく使う機能

Talknoteは業務効率に役立つ多彩な機能がたくさん搭載されています。たとえば、社員数が多くなると、Talknoteのグループ数もどうしても増えてきますよね。そういった時に社内で情報の見落としや漏れが発生しないよう、個別やグループ全体にメンションを飛ばす「メンション機能」を活用しています。

タスク機能やメモ機能は業務の対応漏れ防止や締め切り案件を守る際に使っています。弊社では部署間で業務を依頼することが多々あるので、伝達ミスがないよう、必ずTalknoteでタスク依頼をかけています。逆に自分のタスクや締め切り案件については忘れないようメモ機能を活用していますね。また、ルーティンで発生し、かつ重要度の高いタスクはタスクボット機能を使って自動投稿しています。

予約投稿機能も重宝しています。これは、毎日決まった時間に配信したい、もしくは大事な情報を確実に発信したいといった時にとても便利です。投稿テンプレート機能はグループ内で、全員が同じ形で情報共有したい場合に活用しています。こうすれば誰が見てもわかりやすく、情報が正しく共有されます。

マスク着用で仲間の顔がよくわからない。そんな時は「プロフィール」が便利です。今はコロナ禍ということもあり、どこでもマスク装着が必須です。でもそれだと、社員の顔の把握というのが非常に難しくなります。そんな時はTalknoteのプロフィールを活用しています。

プロフィールには社員の情報や写真が記載されているので、普段顔が見えない社員同士でも、相手のことを把握できるようになりました。また、本社と支社など、離れた場所で働いている場合でも、プロフィールを見ればお互いに相手の顔の認識ができます。それだけで、連絡をする際に安心感を持ってやり取りができます。

サンクス機能

サンクス機能で「ありがとう」を伝え合うことで社員のモチベーションがアップし、社内の雰囲気も良くなりました。たとえば、弊社では年に1回、社員表彰式を行っており、前期で優秀だった社員を表彰しています。そこで、Talknoteのサンクスを社員表彰部門に設定しています。

また、サンクス週間も作っており、サンクス投稿を習慣化させています。様々な取り組みを通じてサンクス機能はとても活性化していると思います。サンクス機能は、サンクスを投稿する人、投稿される側、投稿を見ている人、みんなの気持ちが温かくなる機能です。仕事で忙しい時でもサンクス機能を活用すれば会社の雰囲気が良くなります。

サンクスを贈り合うことによって、社員も「仕事をやってよかった」という気持ちになります。普段の「ありがとう」以上に嬉しさを感じるのではないでしょうか。全員が見るところでサンクスが投稿されたら、自然とモチベーションが上がるはずです。サンクス機能は、社員が気づきを得たり、心が温まったりして、良い連鎖を生んでいると思います。

情報が一本化されたことで、全体の動きがわかるようになり、
社内の風通しがよくなりました

Talknoteを導入して、情報の分散がなくなりました。あらゆる事柄がTalknoteひとつで確認できるので、情報が一本化されたんです。とても便利になったと社員からも好評です。また、今までだったら見落とされがちだった小さな事柄も社員同士で共有しやすくなりましたね。報連相がより活発になり、会社全体で情報の見える化が実現したと感じています。

見える化が進むことで、社員それぞれが会社全体の動きもつかめるようになりました。他部署の動きや業務を把握できるようになったり、外部からの問い合わせやお客様への対応がスムーズになったり、会社全体に一体感が生まれてきたと思います。

また、業務やプロジェクト、イベント運営などがスムーズに遂行できるようになりました。Talknoteは過去のやり取りや情報が全て消えずに蓄積されるので、当時の記録を簡単にたどることができます。新しいプロジェクトが発足される際には、過去のプロジェクトについてチェックすることができ、とても便利です。「誰が、どこで、何を、どうするか」を決める際の参考にしています。

ExcelやWordなどの添付ファイルは、無料のSNSアプリの場合一定期間を過ぎると閲覧ができなくなってしまいますよね。 Talknoteはそういったファイルもすべて蓄積してくれるので、たとえば一年前のデータをもう一度見返して、参照したいと思ったらすぐに確認できます。蓄積された情報によっていまの仕事を円滑に進められるようになりました。

情報共有がスムーズになっただけでなく、今まで接点の少なかった他部署間でのコミュニケーションが活発になりましたね。たとえばサッカー部やゴルフ部のような部活動グループ内でのコミュニケーションも活発になり、部署の垣根を超えた交流がTalknote内で生まれています。社員同士の距離が近くなって、会社の風通しがよくなってきたなと感じています。