他社ツールは仕事の効率化だけだが、
Talknoteはスタッフ間の共感をも生む

導入前の課題

山口様）この会社は私の父親の代から続けていて、人数が増えたこともあってか、スタッフの間でコミュニケーションがまったく取れなくなっていると感じていました。仕事はしていても、人として当たり前な会話のやりとりができていなかったんです。人が増えてくると、どうしても社内に派閥ができてしまう。でも、それだと円滑に事業を進めていくことができない。会社というチームが同じビジョンを共有して進めていけるようにならなければならないと思っていました。そんなタイミングに、Talknoteからお知らせをいただいて、「これ面白いぞ」と相談させてもらったのが導入のきっかけです。最初は試しながらの感覚で使えればいいなと思っていました。

Talknote導入以前は他社のSNSツールを使っていました。ただ、部署によって違うツールを使っていたりと統一は取れていなかったです。全社でTalknoteを導入してみようと考えたのは、FacebookやInstagramといった一般ウケするSNSに近い親近感があって、受け入れやすいと思ったからです。

佐藤様）他社のツールはコミュニケーションを取るというよりも、淡々と業務連絡を行うみたいなイメージ。それこそ以前は、一緒に働く仲間が、仲間の仕事を増やすような状況でした。言った、言わないという行き違いはもちろんのこと、電話が来たら伝言メモを書いて残し、担当がそれを見て折り返してみたら、今度はその人がいない、みたいなことがよくあったのです。そういう部分での働き方のムダを解消をしたいと思ってツールを使っていたのですが、社長のビジョンや思い、人間性や人柄のようなものが見えてくるものではありませんでした。

そういった意味で、Talknoteに切り替えたことで、ひとつ上のステージに進めたという感覚があります。社長も含めたスタッフ全員の人柄が見えるようになった感じです。スタッフは最初、仕事は仕事なんだから、そういうものはいらないんじゃないかと思っていたのですが、今ではTalknoteを通して得られる共感のような感覚が良いものだと肌で経験しているので、使い続けています。

介護の現場は情報共有によって
労力削減だけでなく間違いをも防げる

山口様）グループはいろいろ使いわけています。部署ごとのグループはもちろん、社長からのメッセージやつぶやきとか、サンクスとかもいろいろです。会社は八王子の本部と、多摩営業所、あとサービス付き高齢者向け住宅の3つを経営しています。各拠点間で情報の共有をすることだけでなく、意識の共有にも使っています。

特に効果が出ていると感じるグループは、訪問介護のグループです。ここには総務のスタッフも入っていて、総務が受けた電話などもすべてTalknoteで共有しています。そうすることで、どういう対応をしたのかを経営陣が見られて安心です。これまでは僕らの耳には入ってこないままだったので、もしかしたらたまに間違えた対応があったかもしれないですがそれに気づくことはできませんでした。でも今は、Talknoteで確認してすぐにコメントができるので間違いを防いだり、サービスの維持向上の面でも非常に助かっています。

佐藤様）介護はチームで仕事をしています。いくつかサービスがあって、ひとつの情報をみんなで共有しなきゃいけないパターンは結構多いです。Talknoteの導入前は、ケアマネージャーから同じ部署の人に対して、あの人に伝えたら、次はこの人に同じものを伝えて、という非効率的な情報共有が散見されました。ですが、今はTalknoteに投稿するだけで共有できるので、ケアの質がかなり上がっています。

佐藤様）電子カルテは別のシステムを使っていますが、Talknoteでは日々の動きとか、本人がどういう対応をしているか、スピーディに伝えることを中心に使っています。調子が悪いとか、熱がちょっとあるとか、今すぐに各所に連絡しなければならないものはTalknoteで素早く共有しています。

山口様）それぞれの拠点への情報共有方法は、今までは電話やファックスといったものでした。それこそ、現場に行かないと、状況が掴めないようなものしかなかったんです。でも今は、それぞれの担当者同士がTalknoteでつながっていて、画像や動画を投稿することで情報共有が簡略化できています。それが時短と労力の削減につながっていると思います。

山口様）会社的に見たら、電話料金の削減効果が如実に出ています。ファックスで使っていたコピー用紙代とかも。あとは、ガソリン代も下がっていると思います。移動する必要がないので、それこそ事故の起こる確率も下がっていると思うのです。こういったことが間接的になりますが、スタッフや会社を守っていることにもなるんじゃないでしょうか。

佐藤様）あと、残業時間も減りました。それから今はコロナの影響もあって、テレワークが始まっています。そんな時、Talknoteを使って事務がいろいろと中継してくれることで、うまく対応することができました。Talknoteがなかったら、スムーズにテレワークに移行できなかったと思いますね。

山口様）弊社では、顧問弁護士や社労士といった監査役にもTalknoteのグループに入ってもらっています。監査の人たちにも社内のやり取りを全部見てもらうようにしました。経営陣とグループを組んでやり取りしていると月次報告もスムーズですし、私たちが取引先の銀行に行ったときに何か聞かれたときでも、Talknoteですぐにやり取りして説明ができたりと、情報共有の素晴らしさを感じています。

業務効率化だけじゃなく、
サンクスを贈りあえる現場にしていきたい

山口様）サンクス機能はいいなと思います。サンクスされると嬉しいですよね。会社、チームとしてはやはり「ありがとう」と言える人たちと仕事をしていきたいですし、そんなところから、共感というものが生まれてくると思うのです。Talknoteを導入したことでそういったビジョンが会社の中にも浸透していき、それが深まることで共感してくれる人が増えて心からのサンクスを贈りあえるようになっていると思います。

山口様）スタッフって社長や常務を相手にするとどうしても固くなるし、その人の本質って出てこないことがあると思うんですね。でも、Talknoteでメッセージを送りあっていると、その人本来の言葉でしゃべってくれている印象があります。テキストだけじゃなくてスタンプも送りあえるため、きっと距離を近くに感じてくれているんでしょうね。なので、スタンプはとても活用しています。オリジナルのスタンプもオプションで登録できるそうなので、新しいスタンプの追加も検討してみたいと思っています。

佐藤様）誕生日を登録していたらその日が誕生日の人を教えてくれる機能は最高ですね。弊社ではスタッフの誕生日に社長が花を贈っているんです。それは奥さんの誕生日や結婚記念日でも。訪問系の仕事ということもあってみんな顔を合わせる機会が少ないので、写真を撮って投稿しあっています。みんなからお祝いのコメントやスタンプが送られてくるので本人はほっこりしてくれていますね。直接会えなくてもお互いの顔が見えることで、会社全体がいい雰囲気になっていると思います。

佐藤様）現場だけでみたら、残業が減って過労防止とかお客さんへ速やかに連絡ができるとかいった効果があると思うんですが、こういう部分が積み重なることで、スタッフ自身の気持ちが楽になり、利用者さんとの関係も良くなってサービスの質も上がってくる。すると、やりたいこともできるようになるし、次はこういうことがやりたい、という意欲にもつながると思います。

山口様）業務用のSNSを使っていくことで、人によっては仕事に対する楽しみとか、遊び感覚みたいなのが盛り込まれていって、ひいては3Kと言われる介護業界に、いいイメージ、ポジティブインパクトがでてくると思うのです。バラバラだったスタッフが、ぎゅっとまとまってくる可能性って高いんじゃないかと思いますね。