情報伝達の漏れが頻発して組織がバラバラに、
店舗拡大を見据えてTalknoteを導入

導入前の課題

Talknoteを導入する以前は店舗ごとにLINEグループを作って社内全体でコミュニケーションを取っていました。

シフト連絡や清掃報告、入退社の情報など、あらゆる業務連絡が混在している状態で、本部から重要な情報を発信しても、現場のスタッフがそれを認識しておらず、「聞いていない」「知らない」といった反応が返ってくるなど、情報伝達の漏れが頻発していました。

その結果、たとえば、本部から業務オペレーションの変更に関する情報を発信しても、それが正確に伝わらず、従来の業務手順を続けるスタッフと、新しい業務手順に変更するスタッフが混在してしまう。そういった状況が生まれていました。

当時はまだ6店舗くらいだったのですが、これから店舗数を拡大していくフェーズにおいて、このままだと組織としての統率が取れないだけでなく、我々が大切にする「エムシス人（エムシスの理念を体現する人材）」の育成や理念浸透も難しくなると感じました。

今後の店舗拡大に対応できないという危機感から、アルバイトも含めて全スタッフでTalknoteを導入しました。Talknoteの担当者のすすめもあって、LINEの使用は原則禁止としました。スマートフォンを持っていないスタッフもいたため、一部で移行期間は必要でしたが、現在はTalknoteに情報共有が完全に集約されています。

業務効率化から理念浸透まで、
多彩なノート活用術でTalknoteが手放せないツールに

よく使うノート

［清掃報告］
清掃した箇所を報告するノートです。店舗ごとに分けるのではなく、「冷蔵庫内」「グリストラップ」「グラス置き場」など、清掃箇所ごとにノートを細かく分けて運用しています。

マンスリーやウィークリーで各店が清掃スケジュールを決めており、完了したら写真をアップするのがルールです。LINEで運用していた頃は「時間があるときにやろう」という曖昧さがありましたが、Talknoteでルール化してからは、確実に実行される体制が整いました。

［Google口コミ伸びしろグループ］
Googleに寄せられる口コミを重視しており、★1や★2といった厳しい評価をいただいた際は、このノートを使って全店舗に共有しています。とくに★1の評価をしたお客様は不満を感じた原因があるはずですので、その内容を全社で共有し、改善策を促すために活用しています。

ノートの名称をあえて「伸び代」にしているのは、「改善」などにすると少し堅苦しくなって目を背けがちになってしまう恐れがあったためです。そうではなく、低い評価も成長の機会であるとポジティブに捉えてほしいという想いを込めています。

［真雄の部屋］
代表である私がブログや音声メディアを発信するためのノートです。もともとはインナーブランディングを目的にブログを書いていたのですが、作成に時間がかかることがネックでした。そこで、より気軽に発信できるボイスメモに切り替え、社内向けには音声、社外向けにはブログと使い分けて発信しています。

店舗が拡大する中で、理念の浸透や「エムシス人（エムシスの理念を体現する人材）」の育成が課題となっていました。このノートでの発信は組織構築や理念浸透の一環で、すぐに業績に直結するわけではありませんが、日報や会議の中で理念に関するワードが使われる機会が増えており、浸透のスピードは上がったと感じています。

［労務関係］
有給申請をはじめ、労務関係の手続きを管理するノートです。以前は有給申請などをすべて紙でやり取りしていましたが、本部での確認作業が非常に煩雑でした。現在はノートに申請用のフォームを設置し、申請から承認までTalknote上で完結するように運用しています。

紙の運用を全廃できたことで、現場のスタッフも申請が楽になり、本部としても管理コストが大幅に削減できました。働き方改革にもつながっていると感じています。

［マニュアル関係］
新入スタッフ向けの研修動画や業務マニュアルを集約しているノートです。ここを見れば業務を覚えられるように、業務ごとにマニュアルをまとめています。

マニュアル類をTalknoteに集約することで、新入スタッフはいつでもスマートフォンから確認できますし、本部や店舗は「Talknoteにマニュアルがあるから見ておいてください」と案内するだけで済むようになりました。

他ツールとの比較で際立った機能性の高さ、
2032年の300店舗達成に向けて不可欠な機能を装備

よく使う機能

［既読・未読機能］
誰が読んでいるかだけでなく、誰が読んでいないかも一目で把握できる機能です。私が発信する理念や会社の方向性が、アルバイトスタッフや工場のパートさんも含めて全従業員に滞りなく届いているかを重視しています。

本部や店舗、工場と組織が大きくなると、どうしても部門間で情報が分断されがちです。しかし、工場で働くパートさんも含め、全員が大切なスタッフであると考えています。既読・未読機能があることで、発信した情報が「誰に届いていて、誰がまだ見ていないか」を正確に把握できます。

実は他社ツールも比較検討したのですが、プランによっては既読が確認できない仕様でした。当社にとっては「誰が見ているか」を把握できることがツール選定の必須条件でしたので、全員の既読が確認できるTalknoteは、組織の一体感を醸成し、2032年の300店舗に向かう上で欠かせないツールになっています。

［タスク機能］
自分や相手のタスクを管理できる機能で、内容や期限、担当者を設定するだけで簡単に「やるべきこと」を管理できます。

本部は日中勤務ですが、店舗スタッフは夕方から出勤します。本部としては、店舗スタッフに依頼したことの回答が、翌朝の業務開始までに必要なケースが多々あります。Talknoteのタスク機能は、日にちだけでなく時間の指定までできるため、勤務時間が異なるスタッフ間の連携に非常に有効です。

他社ツールでは日付までしか指定できないものもありましたが、タスク機能のおかげで「いつまでに何をするか」が明確になり、業務の抜け漏れがなくなりました。

誰一人取り残すことなく情報共有が実現、
理念浸透が加速し、組織の一体感が向上

導入後の効果

最大の効果は、6店舗から19店舗へと組織が急拡大するなかでも、重要な情報や経営理念が全スタッフに正確に伝わる土台を確立できたことです。

Talknote導入前に懸念していた通り、実際に規模が急拡大する中で、当社が大切にする「エムシス人（エムシスの理念を体現する人材）」の血が薄まってしまうという課題に直面した時期がありました。それに伴ってQSC（質・サービス・清潔さ）が思うように維持できず、さらには業績が停滞した時期もあり、対策のひとつとして経営理念を刷新しました。

Talknoteのいいところは、その刷新した経営理念や会社の方針が、中間層で解釈が変わることなく、全従業員にそのまま届く点です。さらに、誰がその情報に目を通したかを把握できるため、理念が末端まで届いているかを確認できます。

経営理念が浸透したからといってすぐに業績がV字回復するわけではありませんが、日報や会議の中で理念に関するワードが現場のスタッフから自然と出てくるようになるなど、浸透のスピードが上がったという確かな手応えがあります。

もしTalknoteを導入せず、当時の情報共有体制のまま組織拡大を進めていたら、社内は間違いなく大混乱していたと思います。今後が楽しみです。

このような方におすすめ

2〜3店舗の規模であれば、既存の無料ツールでも十分に情報共有できます。しかし、当社がそうであったように、これから組織を本気で拡大していきたいという強い想いがある方にはぜひともTalknoteの導入をおすすめします。

組織をしっかり作り上げるためには、その土台となるツールへの先行投資は必須だと考えています。理念を浸透させ、血の濃い組織を作りたいと考えている経営者の方にとっては有効な一手になると思います。