こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

「ルーティンとはどういう意味？」
「ルーティンにする効果は何があるの？」
このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？
さまざまなルーティンがある中、なぜビジネスにおいてもルーティン化した方がいいのか気になりますよね。
この記事では、ルーティンの概要や、ルーティンの効果を解説します。
さらに、ルーティンワークの作業のコツも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

ルーティンとは？

初めに、「ルーティン」という用語や意味と、使い方について説明します。

ルーティン意味について

ルーティン（routine）とは、「決まった手順」や「繰り返し行う動作」「日課」を意味する英語です。
ルーティーン・ルーチンとも呼ぶこともありますが、カタカナ表記が異なるだけで日本語の意味は同じです。
ルーティンは、毎日の生活習慣や、ビジネスシーンでの業務時間の効率化に有効な手段として用いられています。

ルーティンの使い方について

ルーティンという用語の使い方には、以下のようなものがあります。

個人のルーティンの使い方には特別な決まりはありませんが、コンピュータプログラムのうち特定の機能や処理を実行するための一連の命令のことをルーチンと呼びます。

ルーティンの種類

ここからは、ビジネスにおいてのルーティンの種類について2つ解説します。

気分やモチベーションをあげるためのルーティン

1つ目は、自分自身の気分やモチベーションをあげるためのルーティンです。
業務を始める前など、毎日の習慣として特定の業務手順を行うことで徐々コア業務に集中して取り組むことができます。
元プロ野球選手のイチローも試合中、バッターボックスに立つ前に必ずとるポーズをルーティンとしていたのは有名な話です。

業務効率をあげるためのルーティン

2つ目は、業務効率をあげるためのルーティンです。
毎日やり慣れたルーティンは、そこまで時間も労力もかけることなく手早く終わらせることができるでしょう。
またルーティンワークを終わらせたというタスク完了が自分への小さなプラスの達成感となり、幸先の良い業務のスタートを切れるようになります。
そのため始業開始時は軽いルーティンワークから始めることで、本格的な業務に取り掛かるまでの思考の切り替えの時間として活用するのも最適です。

ルーティンの効果4つ

ここでは、ルーティンの効果を4つ解説します。

①集中力が高まる

コア業務に入る前に、ルーティンワークから行うと集中力を高める効果があるため1日のパフォーマンスアップに期待ができます。
たとえば、毎朝出勤時にメールチェックや今日のタスクを把握することなどです。
集中力を高めるためには作業自体の速度と質に負担がかからないことが大切です。
毎回同じ時間に同じルーティンを行うことで、重要な会議などに集中力を高めたまま入ることができるでしょう。

②オンとオフの切り替えができる

一日の業務が終わった後にマイルールで決めたルーティンを行うことで、オンとオフの切り替えができます。
気持ちをリラックスするためには、どこかのタイミングでスイッチの切り替えが必要ですが、日々の業務が忙しいとすぐに切り替えることが難しいときもあるでしょう。
そのようなときにこそ、意識的にルーティンを取り入れることでストレスから解放され、1日の満足度や達成感を振り返って充実した日々を過ごせるようになるはずです。

③日々の変化に気がつきやすくなる

やり慣れているはずのルーティンが上手くいかないとき、自分の心身の変化やトラブルに気がつきやすくなるといわれています。
普段とは違う違和感が、結果的に過度なストレスの蓄積を察知するきっかけとなりこころの病気を避けることができるでしょう。
日々のルーティンは自分のバロメーターを測るための「ものさし」のような役割を果たしているといっても過言ではありません。

④長期的に実践するとストレス軽減の効果が期待できる

一度身についたルーティンは精神的な安定をもたらすことにつながり、ストレス軽減の効果が期待できるようになります。
とある非現実的なことが起きたときにも、毎日のルーティンを行う間で平常心を取り戻し落ち着くことができます。
自分が決めたルーティンも習慣化するまでには根気強さが必要なので、まずは小さな目標から実践してみましょう。
自分に無理のない範囲で長期的に可能なルーティンによってもたらされるストレス軽減の効果を試してみてください。

仕事でルーティンワークを取り入れる理由

ここからは、仕事でルーティンワークを取り入れる理由を3つ解説します。

目安時間が把握しやすくなるから

ルーティンワークはパターン化された仕事を行うため、自分で目安時間を把握できるようになります。
そのため、次のタスクに取り掛かるまでの時間を逆算し、無理のないスケジュール設定ができるのが大きなメリットといえるでしょう。
時間管理意識が向上すれば、必要以上の作業時間をかけずに効率良く業務を進めることができるはずです。

考える手間を省くことがきるから

大半のルーティンワークはマニュアルなどでやり方が決まっている仕事のため、頭で考える手間は要りません。
不明確な点もないため、ほとんどミスも起こりません。
最低限の時間でスムーズに作業を終わらせ、余った時間を使って別の考える作業にあてるなど工夫をすれば、仕事全体のパフォーマンスの生産性が向上するはずです。

誰でも手順に沿った作業が可能になるから

マニュアル化された内容であれば、誰が作業をしても同じクオリティのアウトプットを生み出せる点もメリットといえるでしょう。
そのためには、誰でも手順に沿って作業ができるように資料作成の準備が必要です。
作業中に問題が起こった場合、定期的に部分修正を行うことで業務内容の改善にもつながるでしょう。

ルーティンワークの具体例

以下は日常生活のルーティンやビジネスのルーティンワークに関する具体例になります。

決まった時間に決まった内容を毎日行うことで、モチベーションの向上や習慣的な作業ができるようになるとミスも少なくすむでしょう。
ルーティンは効率よく成果を上げることができるので、ぜひ定着するまで自分で決めたことを自然にこなせるまで継続するようにしてください。

効率的なルーティン作業のコツ

最後に、効果的なルーティン作業のコツを解説します。

モチベーションに左右されない作業をする

効率的なルーティン作業を行うコツは、モチベーションに左右されない作業から始めると良いでしょう。
自分が慣れた作業を一定の時間に終わらせることにより、やる気やスピードを上げて次の仕事に取り掛かる体制が整うので業務効率化につながります。
また体調不良などで本調子でないときも、ミスをする確率も少ないのでおすすめの方法です。

取り組む内容と時間を決めてから開始する

自分で時間の予測が可能なルーティン作業の特性を活かし、その日に実施しなければいけない業務内容と時間を決めるToDoリストを作成してから業務を開始しましょう。
コア業務に取り掛かるため、早めにルーティン作業を終わらせようと目的意識をもつことができるので作業効率もアップするでしょう。
また作業が完了するたびにToDoリストをチェックしていけば、残りの作業が減っていくのを目で見て感じることができるので、モチベーションを保ちながら進められます。

作業手順の改善点はすぐに修正する

効率的なルーティン作業を行うためには、作業手順の見直しは欠かせません。
ルーティンワークで使うテンプレートや、非効率な手順がないか定期的にチェックを行い修正してください。
ルーティンは、チーム内での作業だけでなく他の社員とも共有するので具体的な手順を文書化して、作業の一貫性と効率性の向上を目指すと良いでしょう。

ITツールを駆使する

ITツールを活用しマニュアルの運用体制にも気を配るようにしましょう。
ルーティン作業は、定型業務になるので慣れてくるとモチベーションを維持しにくいことがデメリットといえます。
そのため可視化できるITツールを導入して評価できる体制にすることが大切です。

まとめ

ルーティンは、毎日同じことを繰り返し行うことで、後から行う業務の生産性を高めることができます。
その反面、1人で作業を行うためコミュニケーション量が少なくなり個人の変化に気づきにくいことがネックとなってしまうでしょう。
「Talknote」では、組織や所属ごとのコミュニケーションデータをスコア化する機能があります。
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