こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

従業員の間での情報共有は、業務における間違いや作業の手戻りを防ぐために必要な事柄です。円滑な情報共有ができれば、会社単位やチーム単位、個人単位において生産性の向上や社内コミュニケーションの活性化といったメリットが得られます。

しかし、上司や部下の間で情報共有が進まないケースは企業内で見受けられます。この問題をどのように解決すれば良いか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。企業内で生産性や業務の効率化を推進するためには、情報共有は欠かせません。

本記事では、情報共有をしない人の心理や企業における情報共有の重要性について、解説します。情報共有をスムーズに進めるための方法もご紹介するので、社内の情報共有について課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

情報共有をしない人の心理とその理由

企業にとって情報共有は、仕事の進捗度や業務上のノウハウや知識を従業員間で広めることにも役立てられます。たとえば仕事の進捗を共有すれば、上司と部下の間で仕事の進み具合が把握できるので、作業の遅れやトラブル発生時にカバーが可能です。

また、業務上のノウハウや知識を共有すれば、従来の作業から無駄な工程を省いて効率的な業務の進行が可能です。効率的な業務の進行によって、従業員満足度の向上が図れます。従業員満足度が上がると、従業員定着率の向上も見込めるでしょう。

しかし、社内には情報共有をしない従業員がいて、情報共有の定着化が図れないケースがあります。情報共有をしない従業員には、どのような心理があるのでしょうか。以下からは、情報共有をしない人の心理とその理由について解説します。

コミュニケーションの壁と信頼の欠如

そもそも、従業員が社内でコミュニケーションを取ることに、壁を感じているケースが挙げられます。情報共有に対する抵抗の背景にあるのは、上司や同僚に対する不信感です。

従業員同士の信頼関係が構築されておらず、それによって従業員は「自分の立場が悪くなるかもしれない」「情報が一方的に利用されるかもしれない」といった理由で、情報共有やコミュニケーションを取ろうとしないのです。

特に部下から上司に仕事の遅れやミスを報告する場合は、「叱責されるかもしれない」といった理由で情報共有を先延ばしにするケースが考えられます。

情報共有が障害になる状況では、従業員同士の情報共有が滞る原因になるのです。

知識の格差と自信の喪失

従業員の情報共有に対する抵抗感の背景のひとつには、他の従業員と知識量やノウハウの格差が露呈することに対する不安も挙げられます。

「この程度の共有では、自分自身の知識の浅さが逆に露呈するのではないか？」と、誰かと比較されて自分の評価が下がってしまうことを恐れているのです。このような恐れの心理に歯止めをかけるためには、社内の評価制度などの環境面を整える必要があります。

自分が持つ知識やノウハウの共有に躊躇する従業員がいる場合は、どんな些細なことであっても臆せず情報共有をしやすい環境を形成する必要があります。

相手への不信感・競争意識・独占欲

情報を共有する相手に対して従業員が信頼していなかったり、競争意識から情報共有を拒んでいたりするケースです。特に、他の従業員に対する競争意識が背景にある場合は、自分で情報を独占したいという考えが働いているケースがあります。

個人に情報を独占されれば、他の従業員が仕事を進める際の障害になり、業務の遅れや成果物の品質への悪影響といった問題が発生するでしょう。また、情報を独占する従業員に対する不信感や嫌悪感が誘発され、職場環境が悪化する可能性もあります。

このような状況を生じさせないためには、従業員が個人で情報を独占できないよう、情報共有に対してチャットツールの使用を促すなど、ツールやシステム面での仕組みを整備することが必要です。

情報共有の重要性・必要性の理解がない

従業員が情報共有に必要性を感じていないと、そもそも情報共有がされません。情報共有が企業や他の従業員にとって、どのように役立つかを理解していない場合は、「情報共有は無駄なもの」と思っていることもあります。

また、「自分の仕事は自分だけでするもの」「担当業務の問題は自分で解決するべき」といった認識がある場合は、従業員の認識を改める必要があります。

具体的には、情報共有を積極的にすることのメリットを理解させる、必要な情報やノウハウを共有することで業務効率化や信頼関係の構築になることを伝える必要があるでしょう。これらを従業員が感じられない場合は、情報共有が積極的に行われる環境にすることは難しいと言えます。

情報を共有する手間

情報共有の重要性を理解しながらも、情報共有のタスク自体を面倒に思って実行しない従業員もいます。情報共有に対する抵抗感はなくても、手間がかかることを負担に思っているケースです。

担当している業務が忙しくて情報共有に余裕がない従業員も、このケースに該当すると言えます。

このようなケースでは、情報共有のルールや基準を明確にしたり仕組みを整備したりといった、情報共有しやすい環境をつくる必要があるでしょう。

社内における情報共有の重要性

社内における情報共有には、業務効率化や業務の属人化を防ぐといったメリットがあります。作業の遅れやトラブルが発生した際にすぐにリカバリーできるため、損失を最小限に抑えられます。

情報共有は社内全体の業務進捗の管理や、業務上の問題解決につながる事柄なのです。

情報共有しないことによる悪い影響

従業員の間で情報共有をしないことには、業務の遅れやトラブルのリカバリーができず、業務の属人化が進むといったデメリットが存在します。具体的には、以下のような問題点が挙げられるでしょう。

時間効率の低下

まず挙げられる問題は、時間効率の低下です。情報共有ができていなければ、業務上で無駄な時間が生まれます。

例えば、業務で誰かに聞かなければならないことが多かったり、誰かしかわからないことがあったりすれば業務効率が低下するでしょう。誰もが知るべき情報について共有されていれば、確認の手間がなくなって時間を効率的に使えます。

ノウハウの蓄積ができない

従業員が技術を身につけ、周囲との連携をしつつ業務を円滑に進められるようにするためには、ノウハウの蓄積と共有が必要です。

ノウハウの共有がされていなければ、従業員は自己流のやり方に社内で蓄積されたノウハウをプラスすることができません。結果、技術の発展における障害になります。

情報共有がされずノウハウも共有されなければ、従業員がスキルを成長させる環境がないと言えます。それによってスキルを身につけたい従業員の離職率が上がる可能性も否定できません。

チームワークと生産性の低下

情報が存在するのに共有しないでいると、「なぜ事前に報告しなかったのか」「知っていたのなら教えてくれれば」といったように、社内のチームワークが低下する原因になります。情報が共有されなければ仕事のミスやトラブルの原因にもなるでしょう。

また、情報共有ができていないと業務に関する情報の確認に時間を使うので、チーム内の連携不全と併せて生産性が低下します。

イノベーションの阻害

情報共有ができていないと、革新的な技術や発想によって新たな価値を生み出しにくくなります。例えば、社内の情報共有が円滑に行われている場合、従業員が共有された情報をもとに新規ビジネスの発想を抱く可能性があります。

しかし、情報共有がされていなければ、新規事業や斬新なビジネスモデルの発想に結びつきにくくなる可能性があるでしょう。

情報共有を促進するためのコミュニケーション方法と文化の構築

社内の情報共有を促進するためには、以下のポイントに注意しましょう。

信頼関係の構築

従業員が情報共有を避ける背景には、相手との信頼関係が構築できていない、自分の情報を相手に提供することに不利益があると考えられるといったものがあります。

そのため、まずは従業員間の信頼関係を築くことが必要です。従業員が定期的にコミュニケーションを取ることで、お互いの意図や考え方を理解できます。双方が信頼すれば、情報を共有しやすくなるでしょう。

適切なフィードバックの提供

次に、情報を共有しやすい社風の形成や、上司と部下間の関係性を円滑なものにしましょう。

情報共有が難しい環境とは、例えば上司と部下間で溝がある、上司からのフィードバックに部下が恐れを抱いているケースが該当します。これを改善するためには、以下のような方法があります。

ポジティブなフィードバックとは、「部下が業務でミスをした場合に頑張りを認めつつ、問題点を指摘して改善を促す」といったことです。部下は意図してミスをしたわけではないので、大きな問題に発展することでなければ、叱責をせずに改善を促しましょう。

ミスを指摘する際は単なる批判で終わるのではなく、「どのようにすれば相手が同じミスを繰り返さないようにできるか」を考え、改善に向けた提案をします。

上司に叱責されることへの不安がなくなれば、部下は上司に対して積極的に情報を共有するでしょう。

オープンなコミュニケーション文化の構築

情報共有をしやすい仕組みの整備も重要です。フリーアドレス制やチャットツールの導入など、ツール面でも従業員同士のコミュニケーションを促進しましょう。

情報共有に役立つツールは数多くの会社から提供されており、それらを活用することで情報共有の円滑化を図れます。例えば、ファイル共有機能とチャット機能があれば、業務における従業員間のコミュニケーションに必要な要素は揃います。

WEB会議機能や雑談用のグループを作れる機能があれば、従業員間の業務外での交流に活用できるでしょう。また、他の情報共有ツールを導入しているのであれば、そのツールと連携できる機能があると便利です。

ツールの導入・運用前にお試しで使ってみたい場合は、無料トライアル・無料プランで試用できるツールの利用がおすすめです。サポート体制が充実していれば、ツール運用時に困りごとがあっても安心できます。

社内での情報共有文化の促進・定着の成功事例

社内での情報共有の促進や定着化に成功した事例を紹介します。

電力事業と電子メディア事業を手掛けるある企業では、風通しが良い社風ではあるものの、業務上の情報交換のスピードに遅れがあった点が問題でした。
当初は情報共有にLINEを使用していたものの、ビジネスでの相互連絡には適しておらず、従業員間での情報共有に課題がありました。

上記の課題を解決するために、この企業ではビジネスチャットツールである「Talknote」を導入しました。企業首脳部と現場のコミュニケーションや業務上のやり取りが、すべてTalknoteで行われるようになったのです。

結果、企業首脳部が抱くビジョンが全社員へと共有され、新入社員がすぐに業務内容を把握できるように改善されました。従業員が使うツールが1本化されたことで、セキュリティも強化され、コミュニケーションの課題も解決されました。

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まとめ

従業員間の情報共有を促すためには、従業員同士の信頼関係の構築や情報共有の有用性の伝達が重要です。そのためには、普段から従業員が円滑にコミュニケーションを取れるような仕組みの整備や、ビジネスチャットツールの導入などがおすすめです。

社内の情報共有を改善するために導入するコミュニケーションツールは、社内のノウハウの共有や部署の垣根を超えた交流ができるものが良いでしょう。

「Talknote」は、社内におけるノウハウの共有や上司と部下がお互いに情報を交換するために効果的なチャットツールです。タスクの円滑な管理や、部署や立場を超えた従業員同士の交流にも活用できるので、業務を進める際の進捗管理も円滑に進められます。

ビジネスチャットツールを導入したり情報共有に関する社内の仕組みを整備したりして、情報共有の課題を改善していきましょう。

また、Talknoteは14日間の無料トライアルができます。ぜひ一度お試しください。資料のダウンロードは下記のページからどうぞ。