社内コミュニケーションを円滑にする、ルールとNG行為とは？
- 社内コミュニケーションを活性化させたいが、煩雑にならないよう最低限のルールは取り入れたい
- 社内コミュニケーションのルールを設けたいが、どのような要素を入れるべきか知りたい
- リモートワークでチャットツールを使う機会が増えたため、社内コミュニケーションのルールを見直したい
このように思っている方に向けて、円滑な社内コミュニケーションを活性化させるためのルールやNG行為について詳しく解説します。本記事を読めば、適切なルールを設けられるためトラブルが生じにくくなるでしょう。
また、社内コミュニケーションにおすすめなサービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
リモートワークにおける社内コミュニケーションルールの必要性
リモートワークを取り入れる企業が増えた昨今では、社内コミュニケーションに関するルールの設定が必要です。リモートワークでは社員同士が対面でやり取りできないため、情報の伝達が煩雑になったり、価値観のぶつかり合いやすれ違いによってトラブルが生じたりするリスクが高まります。
適切なルールを設ければ、情報伝達の精度が向上し業務が円滑に進みやすくなるでしょう。また、社員同士が衝突するリスクを抑えられ、人間関係のトラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。
さらに、社内コミュニケーションに関するツールを導入する場合、ルールを設定したほうが導入効果を活かしやすくなるといったメリットもあります。業務や人間関係に支障を来さないためにも、適切なルールを設置しましょう。
リモートワークでの社内コミュニケーションに取り入れたいルール
全社員が出社して業務に取り組む場合とは大きく環境が異なるリモートワークにおいては、取り入れるべきルールが2つあります。それぞれについて詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
情報共有の仕方を決める
出社して業務に臨む場合と異なり、社員の統率が取りにくいリモートワークでは情報共有の仕方を明確に決めるべきです。統一したツールを使って情報共有を行わないと、伝達不足によるトラブルが発生しやすくなります。また、ミスの発覚が遅れて対応が困難になるケースも想定されます。
そのため、全従業員が同じ方法で情報共有を行う体制を整えていきましょう。
定期的に顔を合わせる時間を設ける
チャットでのやり取りは手軽かつスピーディーに情報を共有できて便利ですが、一方で従業員同士が顔を合わせる時間を定期的に設けることも大切です。リモートワークでは意識しないと顔を合わせる機会がなくなりがちです。
テキストによるやり取りだけでは、孤独感を抱く従業員が増えてしまいます。不安や疑問を相談しにくいと感じる従業員も現れるでしょう。そのようなことが怒らないために、定期的にオンラインミーティングや会議を実施する必要があります。
ビジネスチャットにおける社内コミュニケーションルール
従来は電話やメールなどで社員同士がコミュニケーションを取っていた企業も、DX化の影響を受けてビジネスチャットツールを導入するケースが増えています。
電話やメールに比べ気軽に使えて、スタンプ機能や既読機能などが搭載されていることもあるビジネスチャットですが、ルールを設けないと弊害が生じることもあります。ここでは、ビジネスチャットにおける設置すべき 10個のコミュニケーションルールを紹介するので、ぜひ取り入れてみてください。
使用するツールは1つにまとめる
社内の情報を一元化するために、使用するビジネスチャットは一元化しましょう。部署ごとに異なるビジネスチャットを使用していると、必要な情報にすぐにアクセスできず、業務に支障を来しかねません。
全従業員が同一のツールを利用することで、スムーズな情報のやり取りができて、業務効率化に貢献できるでしょう。
連絡の際は新たに導入したツールを最優先にする
従業員同士でやりとりする場合、メールや電話よりも導入ルールでの連絡を優先するようルール化しましょう。導入してすぐの慣れないうちは、つい従来のコミュニケーション手段でやり取りしてしまうものです。社内に定着させるためには、導入ツールの使用を促す必要があります。
利用時間を決める
コミュニケーションコストを抑えるのに役立つビジネスチャットツールですが、利用する時間を決めないと、かえって従業員にとって負担となってしまいます。プライベートの時間にチャットでやり取りをするようになると、従業員は十分な休息を取れず疲労が蓄積されてしまうのです。
「退勤時間のあとは利用しない」「休日には使わない」といったルールを設けることで、メリハリをつけて業務に臨めるようになります。従業員のモチベーションが保たれやすくなり、業務のパフォーマンス向上も期待できるでしょう。
管理者を決める
明確なルールを定めても、すぐに全従業員に浸透するとは限りません。とくに従業員数の多い企業において、新たなツールを導入する際には、あらかじめ各部署にリーダーシップをとる管理者を選定することをおすすめします。ルールの浸透を促しやすくなり、理想とする社内コミュニケーション環境を実現しやすくなるでしょう。
プロフィールの表示方法を統一する
多くのビジネスチャットでは、従業員が各々のプロフィールを設定できます。部門や部署・出身地・趣味などのプロフィールに記載する項目を決めておくことで、スムーズに従業員がお互いのことを理解できます。チームメンバーのことを把握しやすくなるため、結束力の向上が期待できるでしょう。
顔写真を登録する
ビジネスチャットのプロフィールには、景色やペットの写真・イラストなどを登録する人も少なくありません。しかし、プロフィールは顔写真の登録をルール化したほうが良いでしょう。
顔写真を登録させることで、ザイオンス効果が期待できます。ザイオンス効果とは、特定の人物に繰り返し接触することにより好感度が向上するという心理効果のことです。
従業員同士が頻繁にお互いの顔写真を見ることで、仲が深まり一丸となって業務に取り組めるようになるでしょう。
グループの名前のルールを作る
チャットグループやスレッドの名前を設定する際のルールも定めておきましょう。一目見て何に関するグループなのか把握できるようになり、情報を探しやすくなります。情報を探す際の時間的コストを削減できるため、業務効率化が促進されるでしょう。また、従業員にとって必要な情報かどうかを瞬時に確認できるため、優先順位をつけて業務に臨めます。結果的に、業務が効率的に進むようになり、利益の向上にもつながるでしょう。
タスクや業務ごとにスレッドを分ける
1つのスレッド内で複数の業務に関するやり取りが行われると、従業員が混乱する恐れがあります。業務の進捗把握や情報へのアクセスをスムーズにするためには、タスクや業務ごとにビジネスチャット内のスレッドを作成することが大切です。
スレッドを分けることで、業務の状況を正確に把握できるようになります。
報告方法などを統一する
業務の進捗や商談の内容を報告する際には、フォーマットを統一させましょう。そうすることで、マネージャー職の従業員が状態を把握しやすくなります。また、フォーマットがあることで、従業員の負担も削減できます。
必要に応じて、報告用のテンプレートを作成するのも効果的です。使い始めてから業務の仕様が変わった際には、柔軟にテンプレートを変更しましょう。
リアクションの取り方を決める
チャットが投稿された際のリアクション方法を決めておくことも大切です。従業員が発信した情報に対し、リアクションボタンやコメントなどで反応することを習慣化させましょう。
情報への反応がない状態では、情報を把握している社員と把握していない社員を見分けられません。従業員ごとに認識の相違が生まれる恐れもあります。
挨拶・了承などの投稿は省く
チャットの数が多く通知過多になってしまう場合は、挨拶・了承などの投稿を省くルールを設けるのも効果的です。
「確認しました」「了解です」といったテキストをなくし、代わりにリアクションボタンで反応するようにルールを定めましょう。通知を減らせるうえにチャット全体がスッキリとし、必要な情報にアクセスしやすくなります。
ビジネスチャットにおけるNG行為
ビジネスチャットを導入して従業員同士のコミュニケーションを活性化させる場合、やってはいけないことが3つあります。後悔を防ぐためにも、NG行為について理解を深めておきましょう。
メッセージに返信・反応をしない
口頭や電話での伝達とは違い、ビジネスチャットでは情報が従業員に伝わっているか把握しにくい傾向にあります。そのため、メッセージへの返信や反応をしない従業員がいる状態はよくありません。
メッセージを確認した際には、リアクションボタンや返信などを義務付けましょう。反応のない従業員に対してリマインドをすることで、全従業員に情報を伝達できるようになります。
必要以上に即レスを要求する
ビジネスツールを通じて多くのメッセージが飛び交う中で、必要以上に即レスを要求するのはやめましょう。メッセージへの返信に追われて、本来注力すべき業務が疎かになってしまう恐れがあります。せっかく集中して業務に取り組んでいたのに、即レスをするために中断を余儀なくされ、従業員の負担となってしまうケースが想定されます。
スレッドの乱立や短文での連投をする
従業員の中には、LINEのようなプライベート感覚で小分けにしたメッセージを連投する人もいるでしょう。しかし、スレッド内で乱文や短文が連投されてしまうと、従業員が情報を把握しにくくなってしまいます。そのため、1つの報告や連絡は1回の投稿にまとめるようルール化しましょう。追加事項がある場合には既存のメッセージを編集したり、1つずつではなくまとめて送ることで、情報がスッキリとします。
社内のコミュニケーションはツール1つで円滑にできます
社内コミュニケーションをスムーズにしたいと考えている企業におすすめなのが、Talknoteというツールの活用です。Talknoteには、通常のメッセージ機能の他にも、ノート・タイムライン・スタンプ・既読機能などが搭載されています。そのため、従業員同士が円滑に情報の伝達や共有を行えます。
コミュニケーション機能の他にも、タスク管理・メール連携・予約投稿といった業務を効率化するための機能も豊富に取り揃えているのが嬉しいポイントです。単に社内コミュニケーションを活性化させるだけでなく、業務効率化にも大きな効果が期待できるため、ぜひ自社で導入してみてください。
まとめ
社内コミュニケーションを円滑にするためには、さまざまなルールを設ける必要があります。とくに、リモートワークを実施している企業は情報共有の仕方を決めたうえで、定期的に顔を合わせる時間を設けることをルール化しましょう。
ビジネスチャットにおいてはチャットの利用時間や管理者を決める・タスクや業務ごとにスレッドを分ける・報告の方法を統一する、といったルールを定めるのが効果的です。
まだビジネスチャットを導入していない企業や現在利用しているビジネスチャットに不満がある企業には、Talknoteの活用がおすすめです。コミュニケーションの活性化と業務効率化の両方にアプローチできるため、ぜひ導入を検討してみてください。
Talknoteについて詳しく知りたい方へ
