こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

情報共有ツールは社内の情報を円滑に共有するためのサービスやツールであり、社内のコミュニケーションを活発にするために活かすことが可能です。

従業員同士のコミュニケーションが活発になると、ビジネス上でのノウハウやナレッジの蓄積につながるなどのメリットがあります。しかし、情報共有ツールの数は多いので、どのようなツールを導入すべきかわからない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、「情報共有ツールの機能を知りたい」「情報共有ツールのメリットが知りたい」「どのようなツールがあるか知りたい」といった方に向け、情報共有ツールを導入することで得られる効果やツールを導入すべき企業、ツールの選び方や選ぶ際の注意点について解説します。

情報共有ツールとは？

情報共有ツールとは普段のビジネスで行われるコミュニケーションを円滑に進めるためのツールであり、日常の連絡や複数人の間でのファイル共有など、さまざまな場面で使用されます。

普段使用している「LINE」や「Facebook」などのツールに、タスク管理などのビジネスに必要な機能が追加されたものと考えてよいでしょう。

メッセージアプリと同じ感覚で使用できるだけでなく、ドキュメントや動画などのファイル共有やWeb会議機能など、ビジネスのさまざまなシーンで便利な機能が備わっている点も特徴です。

複数のツールを併用する必要がないので、煩雑になりにくいというメリットもあります。

情報共有の必要性

従業員同士の間で日常的に情報共有をすべき理由は、業務をスムーズに進めるためです。例えば、ツールのファイル共有機能を使えば、作成したファイルの共有のためにドキュメントソフトやメールソフトを使う必要がなくなるので、業務の効率性がアップします。

また、複数のツールを併用する場合は情報がツールごとに分散してしまい、どこに何があるかわからなくなりがちです。
しかし、情報共有ツールを使えば複数情報の交換をひとつのツールで完結できるため、そのようなことが起こりにくくなります。

必要なときに目的の情報にアクセスしやすくなるため、情報を探す時間が少なくなり、蓄積された情報を適切なタイミングで活用することができるメリットもあります。

情報共有ツールのメリットとは？口頭・書面・社内システムと徹底比較

情報共有ツールを業務に導入することには、口頭や書面、社内のシステムを利用した連絡と比較してどのようなメリットがあるのでしょうか。

以下、口頭や書面、社内システムを利用した連絡と比較した場合の、情報共有ツールのメリットについて解説します。

口頭

口頭での情報共有は、従業員同士の対面や電話を通じたやり取りが主となっています。具体的には、会議やミーティング、電話報告や朝会などが該当します。

口頭で連絡することのメリットは、話すだけで済むので非常に簡便な点にあり、デメリットは話した内容の蓄積ができないことです。会話を録音しない限りは正誤の確認が取れないため、後で言ったかどうかトラブルになる可能性があります。

書面

書面を使った情報共有は、社内報や日報、メモなどの紙の書類などを使って情報を交換する方法です。WordやGoogleドキュメントで作成した企画書や、紙に記入した稟議書などを主に用います。

書面は情報を蓄積できるので後で確認しやすいというメリットがある反面、書類作成に時間がかかることやミスが起こりやすいこと、検索性が低いことなどがデメリットです。

情報の検索性が低い場合は活用されにくいので、現代ではあまり効果的な情報共有の方法ではありません。

社内のシステム

社内のシステムを使用した情報の交換では、ファイルサーバーや社内のデータベース、オンラインストレージなどが使用されます。必要に応じてファイルをローカルにダウンロードして用います。

多くの職場で導入が進んでいるため新規導入のコストがかからず、情報にアクセスしやすい点がメリットです。しかし、ファイルをアップロードした後に他の社員へメールでその旨を通知しなければならないので、情報伝達が一方通行になりがちなことがデメリットです。

情報共有ツール

情報共有ツールを用いた情報の交換では、クラウド共有ツールやビジネスチャットなどが使用されます。

情報共有ツールを用いる場合のメリットは、ツールが情報共有に特化して開発されていることにあります。書面よりも情報を入力・整理・伝達などの対応をすることが簡単で、大人数での効率的な情報共有や検索性にも優れていることにあります。

ビジネスユースに適切なツールは、多くが有料ツールとなります。使用開始時や使用期間中、追加でコストがかかるケースがある点がデメリットとして挙げられます。

(まとめ)

情報共有ツールはすべての情報をリアルタイムに更新し、それをいつでも誰でも見やすい形で一元化できるところが、他の共有方法にはないメリットと言えるでしょう。

情報共有ツールを導入すべき企業とは

情報共有ツールを導入すべき企業は、以下のような課題を抱えている企業です。

双方向のタイムリーな情報共有ができていない企業

双方向のタイムリーな情報共有ができていない場合は、情報共有ツールの導入がおすすめです。テレワークやハイブリッドワークなどで従業員全員が集まる機会が少ないと、各人が持っている情報量に個人差が生じたり情報共有に問題が生じたりすることがあります。

情報格差を防ぐためには、メールやファイルサーバーを使用した一方通行の情報伝達ではなく、タイムリーな双方向の情報共有が必要です。そのためには、情報共有ツールの導入が効果的なのです。

情報共有の仕組みが整っていない企業

社内での情報共有のルールが整備されていない企業は、ツールを導入することで、情報を従業員同士で簡単に共有する環境が整えられます。

情報共有ルールが曖昧であれば、各人が各様の方法で情報共有を進めてしまいます。メールや電話など、情報共有手段が異なっていれば、情報管理が難しくなります。

情報共有のルールを整備して情報共有ツールを使えば、従業員の間で情報伝達の行き違いを予防したり情報管理を容易にできたりするのです。

情報やノウハウの蓄積ができていない企業

社内で共有された情報や知識がきちんと蓄積できていない企業も、情報共有ツールの導入を検討すべきです。

社内情報の保管場所が適切でなく、従業員がアクセスしづらい環境にあれば、企業全体の業務効率や情報の検索性の低下、社員の連携のしにくさにつながります。

情報共有ツールで情報の適切な管理を可能にすれば、情報がどこにあるかがわかりやすくなり、オンライン上に蓄積することで従業員のアクセス性も向上させられます。

情報共有ツールを導入する際の選び方と注意点

情報共有ツールを導入する際は、以下の4つの注意点を踏まえて選びましょう。

目的に合わせて機能を選ぶ

情報共有の目的に応じた機能が備わっているかを確認してツールを選ぶことが大切です。

あらかじめ自社の業務やツールの使用人数を想定し、業務での使用に必要な機能だけが揃っているかを確認することで、無駄な機能を備えたツールに無駄なコストを払うリスクを抑えられます。

ツールの選定前には従業員にとって必要な機能は何かを判断するために、現場で実際にツールを使用する従業員に対して詳細にヒアリングしましょう。

ユーザーの操作性の良さを確認する

続いて、操作性が良いかどうかも重要なポイントです。操作が難しいとツールを使いこなすことができずに情報共有の円滑性や効率性が阻害されてしまうからです。

PCやスマホなどの操作に慣れていない従業員がいることも想定し、操作方法がシンプルで設定がしやすく、全員が使いやすい情報共有ツールを選びましょう。

費用対効果は適切か検討する

情報共有ツールを導入する場合は費用対効果を考えましょう。料金がかかる情報共有ツールを導入する場合は、月額費用が使用人数によって異なるケースやプランごとに使える機能の制限に違いがあるといったケースがあります。

会社の規模や人数、既存ツールとの相性などを考慮し、使用人数に対する費用が適切かを確認することが大切です。ツールごとに費用が異なるので、複数のツールを比較検討して選びましょう。

サポートが充実しているか確認する

使用開始前や開始後のサポートが充実しているかどうかも、情報共有ツールを選定する際に見るべきポイントの1つです。

例えば、使用方法や機能などについて問い合わせた際に返答が早い場合は、疑問を素早く解決して早期に使用を開始できます。早めに使い始められれば、使用開始までのタイムラグによる仕事への影響（業務遅延など）を最小限に抑えられます。

ツールの導入前後で運用に関するサポートが受けられる場合は、使用後の具体的なイメージを持てる上、社内にツールの仕様や使い方を周知しやすくなります。仕様を社内全体に伝えられれば、ツールの定着までにかかる時間も短くて済むでしょう。

事前にツールのサポートの充実性を確認することで、ツールのお試しから導入をスムーズに進められるのです。

おすすめの情報共有ツール4選

最後に、おすすめの情報共有ツールを4種類紹介します。以下のツールの中から、自社の業務形式や環境に合わせたツールを選んでみてください。

1. Talknote

Talknote（トークノート）は「Talknote株式会社」が提供する情報共有プラットフォームです。

情報を投稿したノートが時系列順にタイムラインに表示されるという特徴があり、各種コミュニケーションの活性化機能や、組織の課題を可視化してその特定をサポートする機能、業務効率化を円滑に進めるための機能などが備わっています。

タスク管理機能があるので、複数の仕事を抱えている場合でもスケジュール管理をしやすく、業務の抜け漏れを予防することが可能です。

従業員同士の情報共有だけでなく、コミュニケーションの改善と活性化・生産性の向上を図ることができるよう設計されているため、情報共有を通して組織を成長させていきたい企業におすすめのツールです。

2. Chatwork

Chatworkはチャットワーク株式会社が提供する情報共有ツールであり、ビジネスチャットの定番アプリとして広く使用されています。

チャット機能を使って従業員同士の連絡や情報共有を円滑に進めたり、チャット画面から気軽にビデオ会議ができたりなど、コミュニケーションを活性化させるための機能が多く搭載されています。タスク管理・共有も簡単です。

3. Slack

Slackはアメリカの企業であるSlack Technologiesが提供するビジネスチャットツールであり、日本国内でも数多くの企業で使用されています。

チームメンバー同士のチャットや個人間チャット、ファイル共有機能やブラウザ通知機能などを備えており、無料プランでもグループを最大14グループまで作成できます。

4. Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、アメリカの企業であるMicrosoft Corporationが開発した情報共有ツールです。チャット機能やビデオ通話機能があり、とくにビデオ通話は無料版でも最大で100人まで通話が可能という特徴があります。

多人数でのテレワークやハイブリッドワークでの使用、顧客や外部との連絡をスムーズに進める場合におすすめのツールです。

また、テーマごとに個人間のコミュニティ単位でのやり取りが可能なVivaエンゲージ（Yammer）も使用できます。Termsよりも部署を跨いだ情報共有に適していて、社内の横のつながりが作りやすくなっています。

まとめ

情報共有ツールは、ビジネスにおける連絡やファイル共有を円滑に進めるためのツールです。

従来はメールやファイルサーバーなどの複数のツールを併用していたコミュニケーションやファイル共有が、1つのツールで完結でき、従業員の情報へのアクセス性が向上するなどのさまざまなメリットがあります。

自社の状況に適した情報共有ツールを使い、業務上のコミュニケーション活性化や情報共有の円滑化を実現しましょう。

ただし、機能が多ければ良いというものではありません。誰でもすぐにツールを使いこなせるとは限らないので、操作性や機能、セキュリティ性などツールごとの特徴を理解してから導入しましょう。

ビジネスシーンでよく使われる情報共有ツールの1つであるTalknoteは、無料トライアルが可能なため、この機会にTalknoteをお試しでダウンロードしてみてはいかがでしょうか。