こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

ビジネスにおける情報共有には、共有時の手間を省くことや閲覧が容易であること、部署や部門を超えてのシンプルな情報共有が可能なことが求められます。

部署を超えた社内の効率的な情報共有を進めるためには、ビジネスチャットツールに代表される、情報共有アプリ（情報共有ツール）の使用がおすすめです。しかし、情報共有を効果的に進めるためには、なぜ情報共有アプリの運用が良いのかわからないという方も多いでしょう。

テレワークの増加に伴い、場所を問わない効果的なコミュニケーションの方法を模索している方は、情報共有アプリの導入意義をより知っておく必要があります。

本記事では、効率的な情報共有を行うためには、情報共有アプリの使用が適切である理由を解説します。情報共有アプリの基本機能やアプリの選定ポイントについても解説するので、ぜひ最後までお読みください。

ビジネスにおける情報共有の課題とリモートワーク時代の情報共有

ビジネスを進めるにあたって、従業員（社員）の間での情報共有は必須です。社内での情報共有が上手くできなければ、現在取り掛かっている業務の進捗度や対応の有無、進行中のプロジェクトの動向が把握できなくなるからです。

部署をまたいだ連携を必要とする事業では、部署間の情報共有がプロジェクトの明暗を分けることもあります。部署間で過不足なく情報を保有することで、1つのプロジェクトに対して多角的なアプローチが可能です。

例えば、特定の部署では不得手な業務領域を、他の部署が担うことがあります。このようなことが可能なのは、異なる部署同士で情報が過不足なく共有されているからです。

しかし、社内での情報共有に難があれば、部署の垣根を超えた連携は難しくなるでしょう。1つの部署内だけでも、従業員の業務進捗が把握できないといったトラブルが起こり得ます。

以下からは、情報共有を効率化しないことによって起こる課題と、その解決策について確認していきましょう。

情報共有の課題と効率化の重要性

情報共有に問題があれば、以下のような事態が想定されます。

従業員の間でコミュニケーションが円滑に行われなければ、誰がどのような業務を担当し、それがどのレベルまで進んでいるかがわかりません。仕事で困ったことがあっても、それを相談できる環境になければ、従業員のモチベーションも低下してしまいます。

特定のチームや個人に情報が集中してしまう状況も問題です。業務に関係する情報を逐一そのチームや個人に聞かなければならないため、業務効率が低下してしまいます。

特定の人達が業務に関する情報をすべて握っているので、そのプロジェクトの進行中は1つチームに権限が集中します。つまり、プロジェクトの成功可否はその従業員達次第という状況に陥るのです。彼らがやろうと思えば、経営層に圧力もかけられるでしょう。

特定の人だけが情報を握っている状況に、不満を抱く従業員も複数人出てくる可能性があります。

結果、離職率の上昇や業務に対する従業員のモチベーション低下に陥る可能性があるのです。

情報共有アプリを導入し、情報の共有を効率化すれば、従業員同士のコミュニケーションの活性化や情報の適切な整理・共有が行えます。情報の属人化も予防し、特定のチームや個人に権限が集中する事態も回避できるでしょう。

リモートワーク時代の情報共有解決策

リモートワーク（テレワーク）の普及は、従業員の働く場所をオフィスに限定しないという恩恵をもたらしました。新しい人材を採用する際も、事業所への通勤が可能な地域に住む人だけでなく、オフィスから遠く離れた場所に住んでいる人も選定対象になりました。

しかし、リモートワークの導入は、メリットだけをもたらしたわけではありません。物理的距離が延びたことにより、従業員同士のコミュニケーションがとりにくくなるというデメリットももたらしたのです。

海外に在住する従業員の場合はタイムゾーンが日本と異なるので、時間を調整しなければ、なかなかコミュニケーションをとれません。

他にも、インターネットを通じて業務内容を共有することには、セキュリティ上のリスクが伴います。

これらの問題を解決する策としては、セキュリティ性の高いコミュニケーションツールや、ビデオ会議システムの活用などが挙げられます。

ビジネスチャットツールをコミュニケーションツールとして導入すれば、日本と時差のある国に住んでいる従業員に対しても、時間差で情報を共有できるでしょう。

従業員ごとの業務進捗を把握可能な業務管理ツールの導入もおすすめですが、チャットツールにタスク管理機能があれば、1つのツールで従業員の業務を一元管理できます。

情報共有アプリの基本機能

情報共有アプリには、以下のような基本機能が備わっています。

以下からは、機能ごとの特徴や活用できる場面などを確認していきましょう。

情報共有アプリの基本機能

メッセージ機能

従業員の相互連絡に使用。普段使用している「LINE」や「Facebook」などのツールを扱う感覚で、メッセージを送信できる。

スタンプ機能

短文やアイコンで気持ちを伝える機能。メッセージを直接送信しなくても、相手に気持ちを伝えられる。ツールによっては「承知しました」や「確認します」などの短文をスタンプとして使用できる。

タスク管理機能

業務タスクの管理機能。特定の業務をいつまでに終えるかを登録し、管理者と担当者で共有できる。タスクの完了日が近づくと通知されるので、業務の抜けが生じる心配がない。

ビデオ会議機能

WEBで対面会議が可能。口頭で直接伝える必要のあることを伝達する場面や、リモートワーク時の会議などに役立つ。

ファイルアップロード機能

各種業務ファイルをツール上にアップする機能。PDFやドキュメント、画像ファイルなどをアップロードできる。

ビジネスで使用する情報共有アプリの選定ポイント

情報共有アプリには数多くの種類があり、知名度を基準にして選んでしまえば、従業員の負担になったり利用が社内に浸透しなかったりといった事態も考えられます。

情報共有アプリを選ぶ際は、以下のポイントを基準としましょう。

以下からは、情報共有アプリの選び方について解説します。

機能性：何ができるか

タスク管理や業務進捗の管理など、情報共有アプリには、複数の機能が備わっています。これらのうち、自社のビジネスに役立つ機能が搭載されているかを確認しましょう。

複数の便利な機能が備わっていても、自社の業務で日常的に使う機能でなければ、無駄になってしまいます。そのため、普段の業務で使用する機能があるかをチェックし、その機能がどの従業員でも使いやすい仕様になっているかを吟味します。

また、社外での使用を想定する場合はPCだけではなく、スマートフォンやタブレットでも正しく動作するかを見ておくことも大切です。導入後にPCでしか使えないトラブルを避けるため、事前に製品の仕様を確認しておくことをおすすめします。

使いやすさ：UI/UXの重要性

情報共有アプリは業務で日常的に使用するものなので、普段の業務で使いやすい操作性や画面レイアウトになっているかを確認しましょう。

業務に便利な機能が豊富に備わっていても、操作性や視認性が悪ければ、使いづらいアプリになってしまいます。導入前に、無料トライアルで仕様を確認できるアプリもあるので、そこで操作性や視認性をチェックしておきましょう。

また、操作性を確認する際は「ITに不慣れな従業員でも使用しやすいか」という観点を持つことが重要です。誰でも簡単に使いこなせて、使用方法の説明もしやすいアプリであれば、社内に浸透する可能性が高まります。

セキュリティ：情報漏洩防止策

情報共有アプリは業務上の重要な情報を掲載し、従業員同士で共有する際にも使用されます。アプリは常時オンラインに接続した状態で運用するため、情報が外部に漏洩するリスクも、注意点として考慮しなければなりません。

具体的には、送受信データを暗号化できる機能や、厳格な認証機能があるかなどをチェックします。社内メンバーの閲覧と編集に制限をかけられる機能があれば、業務の管理者や担当者以外は情報を見られないので、外部に情報が漏れるリスクを抑えられます。

また、アプリのシステムにトラブルが発生した場合に備え、アプリ提供元の企業によるサポートが受けられるかもチェックしましょう。サポート体制が充実していれば、バグや予期しない動作が確認できた場合でも、安心感が違います。

価格：コストパフォーマンスの評価

情報共有アプリを導入・運用する際の価格もチェックしましょう。導入と運用に関するコストが低いことに越したことはありませんが、価格の低いアプリは機能やサポート体制に物足りなさを感じる場合もあるでしょう。

運用自体は無料でも、すべての機能を使用するために課金が必要な情報共有アプリや、チャットグループ数を増やすために課金しなければならないアプリなどもあります。

トライアルで機能やレイアウトを確認できる情報共有アプリの場合は、導入前にどの機能が有料なのかを把握することも可能です。実際に必要な機能だけを備えて、アプリを運用していきましょう。

おすすめの情報共有アプリとその活用法

情報共有アプリはさまざまな種類がリリースされており、製品ごとにそれぞれ異なる特徴があります。機能や料金プランもアプリによって異なるので、予算の範囲内で運用でき、自社に適した機能を備えたアプリを導入しましょう。

以下からは、情報共有アプリのおすすめ製品を紹介し、アプリごとの機能や特徴などを解説します。各種機能の活用方法についても確認していきましょう。

LINE WORKS

「LINE WORKS」はメッセージアプリであるLINEが提供するビジネスチャットアプリです。LINEを普段から使用している人はより使いやすく、チャット機能やスタンプ機能、画像や動画共有機能などが備わっています。

LINE WORKSの特徴は、業務を円滑に進めるために必要な機能が豊富に揃っている点です。カレンダー機能による従業員の予定可視化で担当業務を把握したり、アンケートへの回答機能で福利厚生等に対する社内の意見を調査できたりします。

料金体系はスタンダードが月額540円/ユーザー、アドバンストが月額960円/ユーザーとなっています。

Microsoft Teams

「Microsoft Teams」はIT企業大手のMicrosoftが提供するビジネスチャットツールです。チャット機能はもちろん、ビデオ会議や通話機能も備わっている点が特徴です。

多くの情報共有アプリにはビデオ会議機能が備わっていますが、有料プランに加入している必要があったり、同時接続できる人数が限定されていたりします。

しかし、Microsoft Teamsは無料版でも、最大100人までとビデオ会議や通話が可能です。この特徴を活かせば、リモートワークで大人数によるビデオ会議を行いやすくなるでしょう。ウェビナーの開催にも最適です。

料金プランはEssentialsで月430円/ユーザー、Microsoft 365 Business Basicで月650円/ユーザー、Microsoft 365 Business Standardで月1360円/ユーザーとなっています。

ナレカン

「ナレカン」は社内のノウハウをナレッジとして共有できる、ナレッジ管理ツールです。社内情報を一元管理することで、ノウハウの属人化を予防できます。

主な機能はフォルダやナレッジを載せる記事の作成機能、管理者に対する質問を作成・共有する機能などです。アクセス権限の管理もでき、特定の情報に対してアクセスできる人間の限定が可能です。これらの機能によって、以下の業務がやりやすくなります。

利用プランには標準的な機能を備えたビジネスプランと、管理とセキュリティに関する機能を強化したエンタープライズプランがあります。

Stock

「Stock」は情報ストックツールです。「ノート」や「フォルダ」などのさまざまな機能が備わっている点が特徴で、ノート機能を使えばテキストや画像、ファイル、動画などのあらゆる情報を共有できます。フォルダ機能はノートを整理する機能です。

他にも、メンバー同士がStock上でやりとりするためのメッセージ機能や、タスク管理機能なども充実しています。

有料プランはビジネスプランとエンタープライズプランです。ビジネスプランはノートを無制限に作成でき、ノートの誤削除防止機能やバックアップ機能などが備わっています。エンタープライズプランはこれに加えて、管理・セキュリティ機能があります。

Slack

「Slack」は、アメリカの企業によって提供されているビジネスチャットアプリです。高いカスタマイズ性を備えている点が特徴で、無料プランでも、GoogleドライブやOffice365などと連携できます。

主な機能はビジネスチャットやビデオ会議機能、スタンプ機能、メッセージの検索機能で、仕事別のグループチャットや個別チャットのチャンネルを適宜作成可能です。

有料プランでは、メッセージとは別に情報を書き残せるCanvas機能や、AI機能によるチャンネルやメッセージの要約などをフル活用できます。

料金プランはプロが月額1,050円/ユーザー、ビジネスプラスが月額1,800円/ユーザー、Enterprise Gridが要問い合わせとなっています。

Talknote

「Talknote」は、ノウハウの蓄積や従業員同士のコミュニケーション活性化に効果的なツールです。タスク管理機能やメッセージ機能などを標準搭載しており、従業員ごとの業務進捗の管理に役立てられます。

情報を投稿したノートが時系列順にタイムラインに表示される点や、社内のコミュニケーションデータを蓄積し、チーム内メンバーのコンディションを可視化できる高度な機能が備わっている点が特徴です。

これらの機能を活用することで、働き過ぎの防止や心理面のフォロー、業務の抜け漏れの防止などにつなげられます。

料金プランは複数存在し、直接お問い合わせすることで確認可能です。

https://talknote.com/

情報共有アプリ導入のステップと成功事例

情報共有アプリを導入する際のステップと、情報共有アプリの導入による社内の課題解決に成功した事例を解説します。

導入前の準備

情報共有アプリを導入する際には、以下の3つの正しい手順を踏まえることで、スムーズな運用が実現できます。

現状分析と目標設定

まず、社内の現状を分析し、どのような情報を共有してどのような問題を解決するかを明確にします。

具体的には、チーム内のコミュニケーション改善や、プロジェクトの進捗管理の徹底などが挙げられます。リモートワークを行っている場合は、遠隔地のメンバーとのコミュニケーションの円滑化なども目的に該当するでしょう。

アプリ選定と試用

決定した改善案に応じたアプリを選定する際は、自社に必要な機能を備えたものを選びましょう。組織の既存のワークフローやシステムと連携する方法も検討しつつ、選定します。

導入前には無料ビジネストライアルを使って、実際の仕様がどのようなものかを判断しましょう。

チームでの導入とフィードバック収集

アプリを導入した後は、従業員の年齢や技術、使用デバイスなどを確認し、従業員が使用しやすいアプリかどうかをチェックしましょう。

アプリの使いやすさは個人によって異なります。従業員からのフィードバックを収集し、使用方法の解説やトレーニングなどを実施し、全員が無理なく使えるようにしましょう。

成功事例とその教訓

ある企業では、従業員のコミュニケーションにLINEを使用していました。しかし、LINEでは仕事とプライベートが混ざりがちで、日々のコミュニケーションに支障がありました。

従業員の業務を管理する際に複数のツールを使用していたため、情報が煩雑になってしまう点も問題でした。

ビジネスチャットツールであるTalknoteを導入したところ、事業部を超えたコミュニケーションや本社と事業部のコミュニケーションもTalknoteで実施できるようになりました。

これによって、店舗の垣根を超えて技術やノウハウを共有でき、会社全体の技術の底上げに役立ちました。ツール自体がスマホで直感的に操作できるものだったため、PCを使用しないメンバーも使いやすいものでした。

【参照】https://talknote.com/case/nextlink/

まとめ

情報共有アプリは社内の情報共有の手間を省き、部署や部門を超えたスムーズな情報共有を実現できるアプリです。

数多くの情報共有アプリが存在する中で、自社に必要な機能が揃っているかやツールが使いやすいかを基準とし、最適なアプリを選択してください。

Talknoteは従業員同士のコミュニケーション活性化や、タスク管理などに役立つビジネスチャットツールです。社内のコミュニケーションデータを蓄積し、チーム内メンバーのコンディションを可視化できるので、働き過ぎの防止にも役立ちます。

気になった方は、ぜひ以下のリンクからTalknoteをお試し（無料）でダウンロード、またはお気軽にお問い合わせください。