職場でのコミュニケーションは、業務をスムーズに進めたり社員同士の良好な関係性を維持したりするために必要なことです。職場の人間関係が良好になれば、社員は働きやすくなり、離職率が低下したりエンゲージメントが向上したりといったメリットにつながります。

しかし、「社内で統一された連絡手段がない」「そもそもコミュニケーションを取る機会が少ない」など、職場のコミュニケーションには課題が多く存在します。その課題をどのようにして改善すれば良いかがわからない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、職場のコミュニケーションを活性化させる方法について解説します。コミュニケーションが上手くいかない原因を確認し、社員の関係性を改善するための具体的な方法を確認していきましょう。

職場でのコミュニケーションに課題を感じている企業の担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

職場コミュニケーションの現状と重要性

2023年にHR総研が実施したアンケート調査によると、「職場におけるコミュニケーションの不足が業務の障害になる」と回答した割合は、全体の9割以上を占めました。

大企業に向けた「社内でのコミュニケーション不足がどのような業務に悪影響を及ぼすか」という調査では、8割以上が「迅速な情報共有」を挙げています。次いで、「部署内のチームビルディング」が7割、「部門間・事業所間の連携」が6割を占めました。

中堅企業では悪影響を及ぼす業務を「迅速な情報共有」と回答した割合は最多で8割、次いで「部門間・事業所間の連携」が7割でした。

従業員数が300名以下の中小企業においても、「迅速な情報共有」に問題が生じると回答した割合は最多で8割、次いで「部署内のチームビルディング」と「部門間・事業所間の連携」が6割という結果になりました。

つまり、社内における社員同士のコミュニケーション不足は、さまざまな業務に影響を及ぼしうる深刻な問題なのです。

職場でのコミュニケーション不足による課題

職場のコミュニケーションの不足が及ぼす問題は、業務に対してだけではありません。社員のエンゲージメントやモチベーションの低下などにも影響します。これらを原因として、社員の離職率が上がる可能性もあります。

離職率が上がれば、その分だけ企業の体力が低下するので、社内コミュニケーションの活発化は企業にとっての死活問題とも言えるのです。

近年、テレワークが普及したことにより、誰でも自由な場所で働ける環境が整備されつつあります。しかし、これまで対面でのコミュニケーションのみを行っていた人や企業にとっては、慣れないうちはうまくコミュニケーションが取れないケースもあります。テレワーク実施中に「どのようにして社員同士が円滑なコミュニケーションを取るか」は、これからの時代、大きな課題となるでしょう。

職場コミュニケーションを改善すべき4つの理由

職場のコミュニケーションを改善することには、社員同士の相互連携を深めることや社員が働きやすい環境の整備になるといったメリットがあります。具体的には、主に以下の4つのメリットが挙げられます。

生産性の向上を図れる

各担当者や異なる部署の間で円滑なコミュニケーションができていれば、お互いの間での相互連携がスムーズに進みます。業務におけるムダが減り、企業全体の生産性のアップになるのです。

コミュニケーションが活性化すれば、社員同士の会話の中からアイデアが生まれたり業務課題を解決するためのヒントが得られたりするメリットもあります。結果、社員の業務環境の改善や課題解決につながり、エンゲージメントの向上が期待できます。

情報共有の活性化になる

職場でのコミュニケーションの活発化は、社員間での情報共有の活性化にも関係することです。情報共有が頻繁に行われれば、業務ノウハウや企業全体の課題などを職場で共有できます。結果、社員が当事者意識を持って問題解決にあたることにも関係するでしょう。

情報共有を活発化することで、既存業務のアップデートや新規事業開拓の糸口が掴めるケースもあります。コミュニケーションの活性化は、企業が持つ可能性の拡大にもなるのです。

離職率の低下が見込める

コミュニケーションが活性化している企業では、社員はお互いの意思疎通を頻繁に行うので、信頼感や安心感が醸成される傾向にあります。

普段からお互いを尊重し合うやり取りがされているなら、社員にとって居心地の良い環境が形成されやすく、「ここで働きたい」といったエンゲージメントの向上になるのです。

やりたい仕事がやれて人事評価が適切でも、従業員同士のつながりがなければ、疎外感や孤独感を感じる社員が増加する可能性があります。それは離職率の上昇につながる要素なので、従業員がお互いに密なコミュニケーションを取ることが必要なのです。

コミュニケーションの活発化によって、社員の孤独感や疎外感が低減すれば、離職率も低下しやすくなるでしょう。

問題解決の促進が可能になる

社員同士のコミュニケーションが活発であれば、職場の問題解決能力が向上します。理由は、社員の交流が頻繁に行われることで、問題が多くの人の目に留まることで課題の発見やシェアが迅速になるからです。

社員同士が話し合う場を持つことによって、問題を解決するためのアイデアも発想しやすくなり、問題解決が促進されるのです。

職場のコミュニケーションが上手くいかない原因

職場のコミュニケーションが上手くいかない原因は、社内全体の雰囲気が悪かったり、話しやすい雰囲気でなかったり、コミュニケーションに必要なツールやシステムが揃っていなかったりすることなどにあります。

具体的には、主に以下の4つの原因が挙げられます。

コミュニケーションを取る機会がない

そもそも直接社員同士が会話する機会がなければ、コミュニケーションは活発になりません。社員同士があまり関わり合わず、経営層からの一方的な発信しか存在しない環境であれば、会話は生まれにくくなるでしょう。

また、社員が所属する部署や遠隔地の拠点と関わる機会が少なければ、業務連携もスムーズにいきません。普段からのコミュニケーションを増やすことで、業務時の連携も円滑に進み、課題を乗り越えられるのです。

気軽に声をかけにくい雰囲気がある

社内のコミュニケーションを活性化するには、業務に関係のある話題だけではなく、雑談やプライベートの事柄などを会話できる雰囲気があるかが重要です。

雑談やプライベートに関する会話がしにくければ、社員の関係性もどこかぎこちなくなり、業務上のコミュニケーションも気軽に取れなくなる可能性があります。雑談や何気ない会話をしやすければ、業務においてもコミュニケーションが活発になるでしょう。

また、交流しやすい雰囲気は社員の心理的安全性を高め、モチベーションの向上にも関係します。

連携・情報共有不足

情報共有や部署間の連携が不足していれば、社員同士のコミュニケーションが不足することにもつながります。日々の業務は一人で行うものではなく、グループ内の社員や部署間で協力したりすることで達成されます。

部署間をまたいだ連携やグループ内での協力を実現するには、他のメンバーや他部署の担当者の仕事や状況を把握することが重要です。しかし、社員同士の情報共有が不足していれば、業務の引き継ぎや連携が上手くできず、業務をスムーズに行えません。

これにより、社員や部署間での信頼関係が崩れたり本来なら掴めたはずのビジネスチャンスを逃したりします。結果、さらにコミュニケーションが滞ってしまうという悪循環に陥るのです。
普段から情報共有を密に行い、部署や社員同士の信頼感を高めましょう。

日常的なコミュニケーション手段の問題

情報共有における課題には、普段使用しているコミュニケーションツールに問題があったり口頭の指示によって細かい相互伝達が疎かになったりといった原因があります。

職場でのコミュニケーションをスムーズにするためには、適切なコミュニケーションツールを導入したりその運用ルールを明確にしたりといった、情報共有の方法を整備する必要があります。

コミュニケーション活性化に向けた具体的な取り組み

コミュニケーションを活性化するためには、現状の課題を特定し、具体的な改善策を実施することが必要です。具体的には、「コミュニケーションの場を増やす」「コミュニケーションツールを導入する」といった方法が効果的です。

コミュニケーション活性化に向けた改善策

社内のコミュニケーションを活性化するための改善策には、具体的に以下のような施策があります。

以下、施策ごとに取り組みの内容を確認していきましょう。

1on1ミーティングの実施

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行うミーティングです。定期的に実施することが特徴で、社員間でのコミュニケーションの機会を増やすために効果的です。

上司が部下の抱えている問題や困りごと、悩みなどを把握できるので、部下のモチベーション向上やメンタルヘルスのケアなどにも役立てられます。

フリーアドレス制度の導入

フリーアドレス制度とは、社員が業務に使用する席を固定しない制度です。毎日異なる席で仕事をするので、さまざまなタイプの社員と交流ができ、日々新鮮な気持ちで業務に取り組めるといったメリットがあります。

社内がオープンな雰囲気になるので、社員同士のコミュニケーションが活発になりやすく、職場の雰囲気改善に役立てられます。

社内イベントの開催

社内イベントの開催も、組織内のコミュニケーションの機会増加に役立てられます。社内イベントでは、フリーアドレス制度の導入と同様に業務上では関わる機会の少ない社員と交流できたり職場の雰囲気を改善したりすることが可能です。

イベントの開催によって社員も息抜きができ、業務に対するモチベーション向上にもつながるでしょう。

社内ミーティングにアイスブレイクを導入

「アイスブレイク」とは、ミーティングの参加者の緊張を解いて気軽に話しやすい雰囲気を作るためのコミュニケーション方法です。

例えば、ミーティングの前に簡単なゲームをしたり自己紹介をしたりといったことです。アイスブレイクには決まったルールややり方はなく、ミーティングの固い雰囲気をほぐして場を和らげられれば、どのような方法を使っても良いです。

アイスブレイクはその場にいる社員が、それぞれの存在を印象的に記憶し、関係性を築くきっかけにもなります。

ツールの活用

ビジネスチャットツールや社内SNSなど、社内のさまざまな情報を気軽に発信・共有できるツールを駆使しましょう。これらのツールを効果的に使えば、グループ間で情報共有ができたり部署の枠を超えて業務ノウハウや業務内容を共有できたりします。

各種ツールを導入する際はその目的を明確にして使用方法や運用時のルールを通知し、投稿頻度や内容などへの注意を促しましょう。

リモートワーク時のコミュニケーションツールでの取り組み方

リモートワーク時は社員同士が顔を合わせる機会が低下します。それに伴ってお互いの状況を把握することが難しくなりがちです。

相手が業務に集中している状況か否かが判別しづらく、どのタイミングで連絡をすれば良いかがわかりにくいと感じる人もいます。リモートワーク時は気軽なコミュニケーションが取りにくくなるのです。

そのため、定期的なオンラインミーティングの実施や情報伝達のルールの設定、社員間でお互いの業務進捗度を共有することが大切です。また、メールに比べチャット形式のほうがコミュニケーションへのハードルが低いので、積極的に導入を検討しましょう。

社内コミュニケーションの活性化事例

社内コミュニケーションを活性化するために、ビジネスチャットツールを導入したことで、業務効率性が改善した事例を解説します。

例えば、スポーツ番組の取材から放送を請け負う会社では、部署ごとに出社時間が異なる点が課題でした。世界各地の社員の安否確認が必要だったこともあり、チャットツールとチャットボットを導入しました。

結果、緊急時に迅速な対応が可能となり、リモートワークの体制整備にも成功しました。1つのツールを使うことで社員の連絡が完了するので、状況の確認や管理が容易になった点もメリットでした。

まとめ

社内コミュニケーションを活性化させることには、業務効率の向上や社員の離職率低下、情報共有の活発化といった複数のメリットがあります。

社員同士の会話が普段からスムーズに行われれば、問題が多くの人の目に留まることで課題の解決が促されたり新規アイデアの創出がされたりします。社員の職場に対するエンゲージメントの向上や業務モチベーションのアップも期待可能です。

会社と社員のエンゲージメントを高めるコミュニケーションツールとしておすすめなのが「Talknote」です。Talknoteは、社内の属人的なノウハウを共有したり社員のタスクを円滑に管理したりといったことに使用できます。社員が部署や立場を超えて交流できるので、業務進行時の連携をスムーズに進めるためにも活用可能です。

ビジネスチャットツールの導入やルールの整備などを積極的に進め、社内コミュニケーションの改善を行っていきましょう。Talknoteは14日間無料トライアルも可能です。ぜひ一度お試しください。資料のダウンロードは下記のページからどうぞ。