社内コミュニケーションを活性化させるには?意義と方法を解説 | Talknote Magazine

社内コミュニケーションを活性化させるには?意義と方法を解説

社内での従業員同士のコミュニケーションは、企業活動を円滑に進める上で欠かせません。社内には、同僚同士や上司と部下、部署間といったさまざまな関係性が存在します。

組織内の関係性においては、年齢層にバラつきがあったりチームや他部署が多岐にわたったりして、コミュニケーションを活性化させるためのハードルが高くなりがちです。

特に現在では、働き方改革を機に多様な働き方が広まったことによって、オンライン上のメディアツールを使用したコミュニケーションが増加しています。これにより、言葉のやり取りやニュアンスがお互いに上手く伝わらず、誤解が生じやすくなりがちです。

本記事では、社内のコミュニケーションを活性化させる意義と、コミュニケーション不足を解消するための方法や対策を解説します。

  • 社内でのコミュニケーションが不十分または非効率的であると実感している
  • コミュニケーション不全がチームの生産性に悪影響を及ぼしていると考えている

上記のような問題意識や悩みを抱いている方に向け、社内の相互連絡をスムーズに進めるためのツールもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、社員同士が業務内や業務外を問わず、情報交換や情報共有を行うことを言います。社内で情報のやり取りが円滑に行われれば、チーム内の親和性や結束力の向上、業務効率化やスムーズな意思決定などにつながります。

従業員同士のコミュニケーションの形態は多岐にわたり、対面での打ち合わせや相談、チャットツールやメールなどでのやり取りが代表的です。業務外のコミュニケーションの重要性が低いのかというと、そうではありません。

業務外の雑談や従業員同士のランチなどを行うことで、従業員の間でお互いに対する理解が深まり、業務に対する意見の出し合いも活発になります。新規ビジネスプランのアイデアが創出されたり業務時の連携が深まったりするきっかけにもなるので、業務外のやり取りも決して軽視できません。

新型コロナウイルスの流行後の現在では、業務進行にテレワークを導入する企業がありますが、そこでは主な連絡手段としてビジネスチャットツールを使用します。しかし、コミュニケーションツールを使用した相互の情報交換では、業務に関係した内容のものが大半を占めています。

これにより、従業員がお互いを知るためのコミュニケーションが不足しがちになるという点が、テレワークにおける課題やデメリットの1つです。

社内コミュニケーション活性化の意義

円滑な社内コミュニケーションが実現されれば、人間関係の改善による従業員満足度の向上やそれによる生産性の向上が見込めます。生産性の向上は顧客満足度のアップにつながり、企業収益や事業成長をもたらします。

つまり、社内コミュニケーションの活性化は、会社全体の事業向上にも関係する事柄なのです。

社内の従業員同士のコミュニケーションを活性化させる意義について、以下の3つのポイントに絞って詳しく確認していきましょう。

  • 生産性とチームワークの向上
  • 従業員満足度と離職率の低下
  • イノベーションと協働の促進

生産性とチームワークの向上

社内のコミュニケーションの活性化を図ることには、業務生産性向上とチーム内のメンバー同士の結束向上が図れるといったメリットがあります。

従業員同士の相互連絡が日常的に行われれば、意思疎通の不足による問題発生やトラブルを抑制し、効率的に業務を進められます。仮にトラブルが発生した場合でも、普段から従業員同士で綿密な関係を築いていれば、すぐに協力して問題を解決可能です。

また、十分にコミュニケーションをとれる環境では、従業員がお互いに意見が言いやすくなります。相談しやすい空間が形成されることで、業務に対する従業員のモチベーション向上も見込めるでしょう。

従業員満足度と離職率の低下

社内コミュニケーションの活性化の実践は、従業員満足度の向上と離職率の低下にも関連します。コミュニケーションが社内で活発に行われれば、業務担当者が仕事における質問や悩みを相談しやすくなり、上司や同僚も部下の問題に気づきやすくなるでしょう。

従業員同士が仕事を進めるために助け合い、安心して働ける環境が作られれば、離職率の低下が見込めます。

また、お互いにコミュニケーションをとりやすい環境が形成されれば、従業員同士が良好な関係を築きやすくなります。これにより、従業員は楽しく前向きに仕事へ取り組みやすくなるでしょう。

イノベーションと協働の促進

社内コミュニケーションの促進は、新規ビジネスモデルやプロジェクトの企画立案やアイデアの創出につながります。コミュニケーションが活発化すれば、従業員同士の情報や意見交換が活性化します。これにより、1人では考えられなかったアイデアを創出できることもあるでしょう。

従業員同士が他愛のない会話をすることで、新たなアイデアをひらめくこともあります。アイデアを突き詰めれば、会社全体の収益アップにつながる製品やサービスを生み出すことも夢ではありません。

また、新規サービスの創出は顧客満足度の向上につながるので、売上アップも見込めるでしょう。

社内コミュニケーションが不足する原因

社内のコミュニケーションが不足しがちな理由には、主に以下のことが挙げられます。

  • 情報の共有が不十分である
  • テレワークなどの導入による、雑談の機会の減少
  • 異なる部署間でのコミュニケーションが不足
  • 従業員が意見を言いづらい環境や風土がある

上記の問題を解決するには、複数の改善施策を実行する必要があります。例えば、テレワークを導入している場合は定期的なミーティングを設定し、オンラインでのIT情報共有ツールを活用するなどしましょう。

ビジネスチャットに雑談専用のグループを設け、そこで従業員同士が雑談できるようにすれば、気軽にお互いを理解し合える場を用意できます。

部署間の交流を促すオフラインのイベントなどを社内で設定すれば、人事部(HR)や営業部など、異なる部署間のコミュニケーションもとれるでしょう。従業員が意見を言いづらい環境を改善するには、上下関係を弱め、従業員が意見を言いやすいように環境を整備する必要があります。

そのためには、部署や上下の垣根を超えたコミュニケーションを図りましょう。ビジネスチャットツールで部署の枠を超えた交流をしたり定例会などを開いたりしましょう。

社内コミュニケーションを改善することで、企業の生産性や業績向上が期待できるでしょう。

社内のコミュニケーション状況の把握

社内のコミュニケーションを活性化させるためには、まず従業員間での相互コミュニケーションの現況を把握する必要があります。

具体的には、社内アンケートや非公式なフィードバックセッションなどにより、コミュニケーションの現状把握と課題特定を行います。コミュニケーションの現状が把握できれば、改善策を絞り込んで実行することが可能です。

具体的な社内コミュニケーション活性化の施策

社内における、従業員同士のコミュニケーションを活性化させるための施策は複数存在します。気軽に相互連絡ができる手段の導入と、非公式なコミュニケーションの促進、従業員が共同で何かを行う場を設けるといった方法を取ることが効果的です。

本記事では、以下の4つの施策に絞って解説していきます。

  • 効果的なコミュニケーション手段の導入と活用
  • 非公式なコミュニケーションの奨励
  • コミュニケーションスペースと技術の活用
  • チームビルディングとスキル向上

効果的なコミュニケーション手段の導入と活用

定期的に1on1ミーティングを開いたりオープンオフィスを設置したりなどし、職場の従業員同士の交流の場を設けることは、コミュニケーションの活性化という目的のために効果的です。

社内SNSやビジネスチャットツール、グループウェアやビデオ会議システムなどを導入すれば、従業員は気軽にチームメンバーとコミュニケーションがとれます。気兼ねなくコミュニケーションがとれることで、従業員の間での孤独感やストレスの軽減につながるでしょう。

非公式なコミュニケーションの奨励

非公式なコミュニケーションの奨励も効果的です。非公式なコミュニケーションとは、社内で偶然出会った人と会話したりランチの時に雑談したりなどの、業務連絡ではない交流のことを言います。

非公式なコミュニケーションは、従業員がお互いに対する理解を深めるために活用できます。業務中だけではわからない従業員の一面を知るために、社内イベントや部活、ランチ会などの場を用意してみましょう。

コミュニケーションスペースと技術の活用

コミュニケーションを活性化させるための取り組みとして、フリーアドレス制の導入やリフレッシュスペースという場所の設置などもおすすめです。

フリーアドレス制とは、従業員の席を固定せずに好きな席で業務を進められるようにする制度です。偶然席が隣になった人と関わる機会が生まれ、社内のコミュニケーションを活性化させるために活用できます。

リフレッシュスペースは、休憩中に食事やコーヒーを飲みながら会話できるスペースです。従業員がリラックスした状態で同僚や上司と交流し、お互いのことを知るために活かせます。

どちらも、従業員が業務上で関わりが少ない相手と話すきっかけになるので、役職や部署、社長などの経営層といった枠を超えて社内コミュニケーションを活性化させたいケースにおすすめできるのです。

チームビルディングとスキル向上

社内研修やワークショップ、セミナーを行うことでもコミュニケーションを活性化できます。社内研修では、社内の会議室などで従業員同士が協力して課題を解いたり議論を行ったりするため、あまり関わる機会のなかった相手と交流する可能性が生まれます。

業務を進めるための技術向上も見込める上、仕事でわからないことがあった場合にお互いに相談しやすくなるでしょう。

継続的な改善と評価

社内コミュニケーションの改善施策の取り組みを実施したらその効果を調査・検証する必要があります。フィードバックと反省を定期的に行えば、自然とより効果的な施策だけに絞り込んで実施できます。

フィードバックをするためには、社内のコミュニケーション改善施策がどの程度効果があるかを検証しなければなりません。社内報などを通じて従業員へのアンケートをとり、施策を実施してコミュニケーションの頻度が増えたか、他の従業員との関係性が改善したかを確認しましょう。

確認した情報をもとに、必要であれば施策の内容を修正し、またアンケートをとって確認してというプロセスを繰り返します。これにより、施策の内容をブラッシュアップ可能です。

社内コミュニケーションの活性化事例

社内で従業員同士のコミュニケーションが活性化した成功事例について、株式会社Talknoteが提供する、ビジネスチャットツールの「Talknote」を使った事例をご紹介します。

ある会社では、元々情報を共有するというカルチャーがなく、SNSとメールを使用して社内のコミュニケーションを行っていました。しかし、SNSの投稿が埋もれて見逃したりメールへの返信が行われなかったりといった点が情報共有面での障害でした。

社内で誰がどういう業務を担当しているのかを把握できておらず、わからないことを誰に聞くべきかも共有できていませんでした。そこでTalknoteの利用を開始した結果、一方通行気味だった情報発信と共有から、双方向の最適なコミュニケーションが行える環境へと変化しました。

Talknoteの導入によって、誰が連絡内容を読んでいるかが把握でき、誰がどの業務を担当しているかも把握できるようになったのです。わからないことを誰に聞くべきかも、従業員の間で共有・配信され、積極的で効率的な業務進行が実現できました。

従来は殺伐とした雰囲気が漂っていた社内も、現在では普段からTalknoteを使ってコミュニケーションを取っているので、従業員同士が良好な関係性を構築できています。

【関連記事】殺伐とした雰囲気から、 コミュニケーションを気軽に取れる 風通しの良い会社に

まとめ

社内のコミュニケーションの活性化は、従業員の業務に対するモチベーションアップや、社内の雰囲気改善による離職率の低下などのメリットにつながります。

従業員同士の交流を促進するためには、業務上のコミュニケーションと業務外のコミュニケーションをサポートする環境の整備が必要です。

業務上のやり取りは主にビジネスチャットやビデオ会議システムで行い、業務外の雑談は社内イベントやランチ会を開催するなどの使い分けも効果的だと言えます。

ビジネスチャットに業務外の雑談専用のグループを作って定着させれば、そこで上司や部下、部署ごとの垣根を超えた交流ができます。ビデオ会議システムを備えたチャットツールもあるので、そういったツールを運用すれば対面・非対面での交流を促進できるでしょう。

Talknoteは、従業員同士のコミュニケーション活性化に効果的なビジネスチャットツールです。従業員のタスクや時間管理、業務進捗の把握といった、業務進行に必要な機能を備えています。コミュニケーションのデータを可視化できるので、従業員のコミュニケーションがどの程度活発になっているかも簡単に把握可能です。

ビジネスチャットツールの導入検討や非公式な交流の活発化などを行い、社内コミュニケーションの活性化を図っていきましょう。Talknoteは14日間無料トライアルも可能です。ぜひ一度お試しください。問い合わせや資料のダウンロードは下記のページからどうぞ。

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