こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

業務の工程が多くスムーズに進まない、人材不足に困っている企業の課題解決には「社内DX」の推進が有効です。社内DXは社内データをデジタル化したり、ITを使って業務に係るプロセスや人員を削減したりする取り組みです。

本記事では、社内DXをスムーズに導入するポイントや成功事例、おすすめのツールを解説します。ぜひ自社の社内DX推進の参考にしてください。

社内DXとは？

社内DXとは、デジタル技術を活用して業務の効率化や働き方の変革を推進する取り組みのことです。DXは「デジタルトランスフォーメーション」の略で、直訳すると「デジタル変革」といい、デジタル技術を活用して人々の生活をよりよいものに変革することを意味します。

社内DXは企業におけるDXのうち、バックオフィスなど社内に限定したものを指します。つまり、バックオフィス業務を変革することで生産性の向上および効率化を図ることが社内DXの目的です。

社内DXが求められている背景

社内DXが求められている背景には、「2025年問題」が大きく関係しています。経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」では、2025年には多くの企業が導入している基幹システムがサポートを終了することに加え、システム運用を行ってきた人材の定年退職の時期が重なることを示唆しています。

企業がDXを推進せずに古い基幹システムを運用し続けた場合、システム障害のリスクが高まるだけでなく深刻なIT人材不足に陥り、最大で12兆円もの経済損失が生まれると予測されています。このような事態を避けるためにも企業が社内DXを進めて、システムの見直しおよび人材不足解消に努めなければなりません。

また、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、リモートワークが急速に普及したことも社内DX推進に大きく関係しています。リモートワークを行うにはデジタル化が必要不可欠で、多くの企業が対応に追われたのは記憶に新しいところです。リモートワークにはパソコンはもちろんのこと、Web会議などに使用するコミュニケーションツールなどのITシステムの導入、業務フローの構築が必要です。

また、サイバー犯罪を防ぐための高度なセキュリティ対策も行わなければなりません。リモートワークの普及で企業が社内DXの重要性を痛感したことから、ますます社内DXが推進されるようになったのです。

社内DXが必要とされる3つの理由

ここからは、社内DXが必要とされる主な理由について解説します。

働き方改革の実現

少子化が進む現在、労働人口の減少が深刻化しており、企業は少ない人員で生産性を最大化することが求められています。また、従業員のワークライフバランスを充実させることも重要です。

そこで注目されているのがさまざまな働き方に対応し、多様な人材を確保する「働き方改革」の実現です。社内DXを活用して業務をデジタル化することで、リモートワークや時短勤務にもスムーズに対応できるでしょう。

社内DXにより働き方改革が実現すれば、遠方に住んでいて出社できない人や、育児などで長時間働けない人なども採用でき、優秀な人材を確保できます。その結果、企業の生産性向上につながるでしょう。

人材不足の解消

社内DXの推進は、人材不足の解消にも効果的です。これまで手作業で行っていた業務をデジタル化することで自動処理が可能となり、従業員は付加価値の高い作業に集中できます。

また、前述したとおり各種ITツールを活用すると、柔軟な働き方が可能になるためワークライフバランスも向上します。その結果、従業員の満足度が上がり、離職率の低下につながります。

BCP（事業計測計画）対策

社内DXを活用して働く環境を整備しておくことは、BCP対策にも非常に有効です。BCPとは、災害やテロなどの緊急事態に直面しても、企業の損害を最小限に抑えて業務を遂行できる体制を構築する取り組みです。

たとえば、社内DXで重要データをクラウド上に保存しておけば、有事の際にデータを紛失することがなくなります。また、従業員は出社しなくてもテレワークで業務を遂行できるでしょう。

反対に社内DXが進んでいない企業は、有事の際に多大な損害を被る可能性が高くなります。実際に、2020年の新型コロナウイルス感染拡大により従業員のオフィス出社や顧客への対面営業が制限され、業務縮小や廃業を余儀なくされた企業も少なくありません。そのような事態を避けるためにも、社内DX推進による緊急時の体制づくりが重要です。

社内DXを成功させるための3つのポイント

社内DXを成功させるには、いくつかの重要なポイントがあります。それぞれのポイントを詳しく紹介します。

経営層が社内DXを推進する

社内DXを推進させるには、まず経営層が社内DXに理解を示すことが重要です。社内DX推進に取り組んでいる企業は、まだまだ多いとはいえません。そのため、経営層もほかの課題をついつい優先してしまいがちです。

また、社内DXには明確なゴールがないため、中長期的に継続して取り組まなければいけません。これにはコストや時間もかかることから、難色を示す経営層もいるでしょう。しかし、経営層が率先してDXを進めないと、結果的に競合他社に遅れを取ってしまう可能性があります。

まずは経営層が社内DXの意味や、社内DXによってどのような効果が得られるのかを理解する必要があります。そのうえで、「社内DXによって何が可能なのか」を従業員に具体的に示せば、企業が一丸となって社内DX推進に取り組めるようになるでしょう。

DX人材を確保する

社内DXを進めるには、DXを率先して遂行する人材の確保も重要です。DX人材に適しているのは、自社の業務内容に熟知し、デジタル技術・DXに詳しい知識を有している人物です。

社内DXを推進したいけれどDX人材が確保できないためになかなか上手くいかない、という企業も少なくありません。社内DXの推進をスムーズに行うためにも、まずはDX人材を確保することが大切です。

浸透しやすいツールを選ぶ

社内DXを推進するには、組織に応じたツールを選定しましょう。まず重要なのは、自社の業種や業態に合っているもの、また自社の問題を解決してくれるものを選ぶことです。

さらに、ツールを導入する前に従業員のデジタルリテラシーを把握しておくことも大切です。ITに強い従業員があまりいないのに高機能なツールを導入しても、誰も使いこなせない可能性があるためです。DX化を継続させるには、誰もが使いやすいツールを選びましょう。

ツールを使用する端末をチェックするのもポイントです。主に社内で使用することが多い場合はパソコンで活用できるものを、営業活動など社外で使用することが多い場合はスマホやタブレットでスムーズに利用できるツールを選ぶとよいでしょう。

社内DXの進め方

社内DXは以下の4つのステップで進めていきましょう。

1. 目的を明確にする

まずは社内DXを進める目的を明確にしましょう。目的を明確にすることでDXの方向性が見えてくるため、スムーズに進められるでしょう。

2. 社内環境を整備する

目的が明確になったら社内環境を整備します。
具体的には、以下の作業が必要です。

上記のほかにも、社内研修を進めたり、情報発信したりすることで従業員が社内DXに対する理解を深められるようにすることも重要です。

3. 業務プロセスを見直す

続いて、これまで手作業で行っていた作業をデジタル化できないか検討しましょう。たとえば、以下の業務は手軽にデジタル化できます。

社内DXは、通常業務を行いながら進めないといけません。スムーズに取り組めるように、まずは簡単にデジタル化できるものから始めましょう。

4. DXの範囲を拡大する

社内DXが少しずつ軌道に乗ってきたら、徐々に社員に浸透させます。成功例を提示することで、社員の理解も得やすくなるでしょう。社内DXの推進は一朝一夕でできるものではないため、中長期的な視点で地道に進めていきましょう。

社内DX推進の成功事例

実際に社内DXを推進し、業務効率化や収益の増加につなげた企業も少なくありません。たとえば、通信教育・出版のベネッセコーポレーションは、市場ニーズに合わせてタブレットを活用した学習システム「チャレンジ タッチ」を導入しました。その結果、チャレンジタッチがベネッセコーポレーション随一の巨大システムに成長、多くの子どもたちが利用するようになりました。

引き落とし用紙や申込書を自動的に読み取るシステムを構築したのが、物流事業を広く手がける株式会社学研ロジスティクスです。その結果、1人あたり8時間かかっていた申込書の読み取り業務を1～2時間に短縮することに成功しました。

社内DXにおすすめのツール

ここからは、社内DXに役立つツールをいくつかピックアップして紹介します。

社内コミュニケーションツール

ツールを通して社員同士がカジュアルにコミュニケーションすることで、社内でのコミュニケーションの活性化を目的としたツールです。ビジネスチャットや社内SNSなどが挙げられます。

オンライン会議ツール

どこからでもオンライン会議に参加できるツールです。他拠点の従業員やテレワーク中の従業員とも打合せできるだけでなく、顧客との商談にも役立ちます。

経費精算ツール

経費精算の際の申請・確認・承認を自動的に行うツールです。紙ベースで行っていた作業をデジタル化できるため、人件費および工数の削減に役立ちます。一般的に経費精算ツールは、電子契約や勤怠管理もセットで導入することが多いです。

人事管理システム

評価や採用、給与計算といった人事業務の効率化を目的としたシステムです。業務範囲はシステムによって異なり、一部の人事業務に特化したものから複数の業務をカバーするものまでさまざまです。

PRAツール

単純な事務作業を動作事読み込ませて、システムに代替させるツールです。シフト作成や給与計算といったルーチン作業をシステム化することで、人件費や工数の削減、単純ミスの防止につながります。

社内DXには社内コミュニケーションツール「Talknote」

社内DXをスムーズに進めたいと思っている企業におすすめなのが、社内コミュニケーションツール「Talknote」です。Talknoteは社内のコミュニケーションを活性化させるだけでなく、業務効率化にも有効な機能が搭載されています。ここでは、Taknoteの主な特徴を紹介します。

誰でも直感的に操作できるシンプル設計

Talknoteの最大の特徴は、優れた操作性です。シンプルな設計でLINEやメールを利用する感覚で操作できるため、ITリテラシーがそれほど高くない従業員でも抵抗感なく使えるでしょう。

また、テンプレートを活用すればマニュアルも簡単に作成できるだけでなく、手軽に共有できます。そのほか、グループ機能を活用すれば特定のメンバー間で話題ごとにトピ幾を作成できるため、情報管理や振り返りをスムーズに行えるでしょう。

タスク管理機能も搭載

Talknoteには、やるべきことや担当、期日を作成できるタスク管理機能が搭載されています。タスクは投稿やコメント、メッセージから作成できます。そのほか、期限を過ぎてもタスク完了されていない場合は自動通知されるため、業務の抜け漏れを防げます。また、タスクを依頼するメンバーや閲覧するメンバーも選べるため、タスク管理も確実に行えるでしょう。

充実・安心の導入サポート

Talknoteは、専任の担当者が導入をしっかりサポートしてくれるのも魅力です。どのように活用してよいのかわからない、という場合は運用ルールの作成支援など、土台作りをしっかり行います。そのほか、不明点は直接担当者に相談可能です。導入から３か月間はユーザーごとの利用データを抽出して共有してくれるので、どれくらい活用されているのかが明確になります。このように手厚いサポート体制が整っていることから、「導入したけれど浸透しない」という失敗も未然に防げます。

まとめ

企業が他社との競争に打ち勝つには、社内DXの推進が必要です。社内DXの推進を成功させるには、その意義や目的を理解し最適なツールを導入することが重要です。Talknoteは、社内のコミュニケーション活性化のほか、タスク管理や情報共有など、社内DXに必要な機能が多数搭載されています。操作も簡単でサポートも充実しているため、「これから社内DXを進めていきたい」という企業にぴったりのツールといえるでしょう。