コミュニケーションツールとは？ 種類や導入のメリット・選び方
新型コロナウイルスの世界的大流行以後、日本社会ではテレワークが普及し、場所を選ばない働き方の選択肢が増加しました。現在ではオフィス勤務と在宅勤務を融合させたハイブリッドワークも行われており、働き方がより多様になっています。
従業員がさまざまな場所で働けるようになったものの、それは1つの空間を共有してコミュニケーションが取れなくなることを意味しています。必然的にオンライン環境下での社内コミュニケーションツールの導入が必要になります。
しかし、「自社にコミュニケーションツールを導入したいが、どのようなものを選ぶべきか悩んでいる」という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、「コミュニケーションツールでできることを知りたい」「コミュニケーションツール導入の際のポイントや注意点について知りたい」と思っている方に向け、以下を解説します。
- コミュニケーションツールの概要や種類
- コミュニケーションツールの主要な機能
- コミュニケーションツールを導入するメリット
最後におすすめのコミュニケーションツールもご紹介します。ツールの導入で課題を抱えてお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
コミュニケーションツールとは？
コミュニケーションツールとは、企業の情報伝達や意思疎通、社内情報やノウハウの共有に使用するツールです。
従来は電話やメールなどを使ったやり取りが主流でしたが、現在では業務の効率化や働き方の多様化などを理由に、IT企業を中心として社内SNSやビジネス用チャットツールの使用が急速に拡大しています。
ビジネスチャットツールや社内SNSを従業員同士のコミュニケーションに使用するメリットは、リアルタイムで迅速な意思疎通が可能な点です。
例えば電話をかける場合は、相手が忙しい状況では電話に出られず、負担をかけてしまいがちです。メールを使用するとしても、相手がすぐに閲覧するとは限らず、いつ開封したかは送信者側に伝わりません。
しかし、ビジネスチャットツールであれば、相手が忙しい状況でもチャット内にメッセージが記録されるので、メールよりも気軽に送信できます。また、受信時に通知が入るので、メールよりもスピーディーなコミュニケーションが可能です。
コミュニケーションツールの主な4つの機能
コミュニケーションツールには、主に以下の4つの機能が実装されています。
- チャット・グループチャット機能
- ビデオ通話・オンライン会議機能
- データ・ファイル共有機能
- タスク管理機能
上記の機能を活かせば、テレワークやハイブリッドワークを円滑に進められるでしょう。
以下、コミュニケーションツールに実装されている主要な機能を紹介します。
1.チャット・グループチャット機能
チャット機能は従業員同士の気軽なコミュニケーションの実現に欠かせないものです。メールのように定型の挨拶が不要で、スピーディーな相互連絡ができます。
今までやり取りした内容を記録できるので、過去の履歴を辿りやすく、連絡漏れやトラブルの抑制につなげられます。また、スタンプ機能やリアクション機能も備わっているので、テキストでは伝わりにくいニュアンスも伝達可能です。
1対1でのダイレクトなコミュニケーションだけではなく、複数人を同時に招待して、グループチャット内で連絡を取り合えます。
メールのように「CC」や「BCC」欄に多くの連絡先を書く必要がないので、プロジェクトチームごとに関連したトピックについて、コミュニケーションや情報共有を円滑に進められます。
2.ビデオ通話・オンライン会議機能
ビデオ通話やオンライン会議機能は、チャットを用いた文字だけのやり取りでは伝わらない情報を伝えるために効果的です。必要なデータやファイルを共有・閲覧しつつ、相手の顔を見ながら細かい説明ができます。
複数人でビデオ通話が可能なので、部署やプロジェクトチームごとの定例会議や進捗度の共有にも使用でき、チームメンバー同士の親睦を深めるためにも効果的な機能です。
テレワークやハイブリッドワークが普及した現在では、オンラインを通した通話機能は必須です。お互いの顔を見ながら連絡できることによる安心感は、チャットだけでのコミュニケーションでは得られないものだと言えるでしょう。
3.データ・ファイル共有機能
データ・ファイル共有機能を使うことで、従業員同士でさまざまな資料を簡単に共有できます。
例えば、メールを使用してファイルを共有する場合は、共有ファイルを添付する作業が必要ですが、チャットツールではドラッグ＆ドロップだけで簡単に共有可能です。
共有するファイルの種類も限定されていないので、Word文書やPDFなどのさまざまな形式のファイルを素早くアップロードし、複数人で同時に確認できます。この機能によって、業務を円滑に進められるでしょう。
4.タスク管理機能
コミュニケーションツールに搭載されているタスク管理機能を使えば、個人の業務をチャットツール上で一元管理可能です。
オンラインの稼働下で懸念されるのが、タスクの進捗や稼働状況の共有であり、お互いの姿が確認できないので、より入念な稼働状況の管理やチェックが求められます。
タスク管理機能を使えば、ツールを確認するだけで従業員ごとのタスクを作成でき、具体的な仕事の指示ができます。ツールを開くだけでタスクを確認できるので、期日の設定や確認、完了報告といった重要事項をスムーズに進められるでしょう。
コミュニケーションツールの種類
ビジネスで使用されるコミュニケーションツールには、主に以下の4種類があります。
- チャットツール
- グループウェア
- 社内SNS
- バーチャルオフィス
コミュニケーションツールは種類ごとに特徴があります。各ツールの特徴を把握していれば、場面に応じて最適なツールを使用できます。業務を効率的に進めることにもつながるでしょう。
以下、コミュニケーションツールごとの特徴を確認します。
1.チャットツール
チャットツールはメールとは異なり、双方向の情報伝達を気軽に行えるツールです。実際に会話をしているかのように使え、短時間で効率的に必要なやり取りを完了できる点が特徴です。
1対1のやりとりだけではなく、グループを作成して複数人でのやり取りや情報共有ができ、スタンプやリアクション機能を使用した感情的なコミュニケーションができます。
インターネット環境とパソコンやスマートフォンなどの端末があれば、場所や時間を問わず充実したコミュニケーションができる点も、チャットツールのメリットに挙げられます。
業務生産性の改善や業務全体の効率化を図るのなら、必ず導入しておきたいツールと言えます。
2.グループウェア
グループウェアは、チャット機能とスケジュール管理や勤怠管理、ビデオ会議機能などの複数の機能を備えたコミュニケーションツールのことです。
導入の目的は、円滑な情報共有や業務効率化の実現などであり、さまざまな機能が備わっていることから、複数のツールを使い分ける必要がないといったメリットがあります。
ファイル共有機能を使えば、Word文書やPDFなどのファイルを従業員の間で共有できるので、ペーパーレス化による業務効率アップなどができます。
3.社内SNS
社内SNSは、利用用途を社内での相互連絡に限定したSNSアプリであり、ビジネスチャットツールと同様に、社員同士のコミュニケーション活性化のために使用されるツールです。
例えば、LINEWORKSというアプリでは通常のLINEと同様にスタンプや画像、動画などを送り合えたり、双方向の文章によるやり取りができます。
社内SNSは気軽さを売りにしたツールでしたが、近年のチャットツールやグループウェアの機能面が向上したことによって、機能面での違いは少なくなっています。
4.バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、オンライン上に形成されるオフィスのことであり、実際に社員がオフィスに出社しているかのような状況を作れるツールです。
3DCGで作られたオフィスフロアや従業員ごとのアバターを設定して活用したり、音声によってスムーズなコミュニケーションができたりといった機能が備わっています。
これらの特徴を駆使することによって、従業員の勤務状況を確認しやすくなるというメリットがあり、テレワーク時の孤独感の解消にもつながります。
コミュニケーションツールを導入する5つのメリット
コミュニケーションツールの導入には、主に以下の5つのメリットがあります。
- コミュニケーションの活性化につながる
- 業務の効率化が図れる
- ノウハウの蓄積ができる
- コストを削減できる
- セキュリティを強化できる
コミュニケーションツールの導入によって、業務ノウハウの蓄積や社員同士での情報共有の円滑化が可能になり、コミュニケーションの活発化と、情報漏えいの抑制などのセキュリティ性の強化が可能です。
以下、ビジネスにコミュニケーションツールを導入することによる、メリットについて詳しく解説していきます。
1.コミュニケーションの活性化につながる
コミュニケーションツールを導入することで、場所や時間に関わらず社員同士が連絡を取り合えるようになり、情報共有が活発化します。遠方にいる従業員ともそれぞれが好都合なタイミングでやり取りが可能なので、お互いの状況を気にせずに連絡が可能です。
遠方にいる従業員とも持続的なコミュニケーションが可能なので、テレワークやハイブリッドワークの導入のサポートになります。
また、メールの場合とは違って相手の所属先や氏名、挨拶文を掲載する必要がないので、気軽にやり取りが可能です。直接顔を合わせたり、話をしたりしなくても良いので、交流が少ない従業員や上司などと連絡を取り合うこともしやすくなります。
2.業務の効率化が図れる
コミュニケーションツールの導入は、業務の効率化にもつながります。ツールのチャット機能を駆使すれば、複数人に対する情報やファイルの共有、会話形式でのスムーズなやり取りが可能です。
これらの機能により、チーム全体でメッセージやファイルをリアルタイムに共有でき、情報共有のスピードを早められます。情報共有速度が向上すると、不必要なメールや会議の頻度が減り、生産性のアップが期待できます。
3.ノウハウの蓄積ができる
コミュニケーションツールで共有されたノウハウやナレッジなどを載せたファイルは、クラウド上で共有できるので、社員はすぐに知りたい情報へアクセス可能です。
業務やプロジェクトに関する知識やスキルを一元管理し、必要な情報を得るために誰かに連絡を取る必要をなくせるので、チーム内の社員は手軽に業務ノウハウを得られます。
従業員が持つノウハウなどを適切に蓄積して管理すれば、社内の資産になります。これらを活用すれば、教育コストの削減や作業ミスの防止につなげられるでしょう。
4.コストを削減できる
コミュニケーションツールの導入は、従業員の間での相互連絡におけるコスト削減にもつながります。例えば、オフィス内で行う会議をオンラインで行い、資料を社員同士で共有することによって、わざわざ紙の資料などを用意しなくても会議を進められます。
オンライン会議が可能なことで外出先や在宅でも会議に参加できれば、オフィスに来て会議をする必要がないので交通費の削減にもつながるでしょう。
5.セキュリティを強化できる
コミュニケーションツールには、管理者によるメンバー管理や端末管理、 IPアドレスの制限やユーザー認証、暗号化通信といったセキュリティ対策が施されており、メールなどよりも安心して利用できます。
コミュニケーションツール導入時の注意点
コミュニケーションツールを導入する際は、以下の3つのポイントに注意しましょう。
- 導入の目的を明確にして共有する
- ルールや使い方を統一する
- 必要な部分のみ活用する
導入目的を明確にし、ルールや使用方法を社内で統一することで、導入時のトラブルの発生を抑えられます。以下、ツール導入時の注意点を確認しましょう。
1.導入の目的を明確にして共有する
事前にコミュニケーションツールを導入する目的を明確にし、社内全体で共有しましょう。
新しいツールを導入する際は、社員全員が肯定的に捉えるとは限らず、反発を招く可能性があります。ツールを導入する目的を明確にし、説明の機会を設ければ、社員全員に理解してもらえる可能性が高くなります。
また、ツールを選定する際は社員のITリテラシーに適したツールを選ぶ必要があります。
デジタルネイティブ世代の社員であれば、コミュニケーションツールをすぐに使いこなせる可能性があります。しかし、メールや電話だけで連絡をしていた社員や、パソコンがあまり得意ではない社員が多い場合は、ツールの導入が負担になるケースもあります。
社員全員がツールを使いこなせるよう、事前に社員のITリテラシーについてヒアリングをしましょう。ツールの使用方法に対する疑問を解決できるよう、継続的にサポートしたりフォローしたりすることも大切です。
2.ルールや使い方を統一する
コミュニケーションツールの使用方法を社内で統一すれば、部署や部門によって使い方が異なることもなく、部署間の連携が取りやすくなります。
コミュニケーションツールには便利な機能が多く備わっていますが、仕事の繁忙時や社員の状況によってはかえって時間をとられる可能性があります。例えば、出勤前や退勤後にはメッセージを確認しなくても良いといったルールを整備し、社員の負担を軽減しましょう。
3.必要な部分のみ活用する
コミュニケーションツールを使用する際は、必要な機能のみを活用しましょう。
コミュニケーションツールには多くの機能が備わっていますが、必要性を無視して複数の機能を使おうとすると、煩雑になってかえって作業効率の悪化を招く可能性があります。
例えば、WEB会議を実施できる機能が備わっていたとしても、頻繁に会議を開いていては本来注力すべき業務に時間を割けないので、業務効率は低下します。
また、一部の機能を使うためには価格プランに応じた月額料金が必要なケースもあり、やみくもに機能を追加すればツールの利用価格が膨れ上がる可能性があるでしょう。
そのため、非対面で対応可能なコミュニケーションはチャット機能を使い、非言語情報などの対面でないと得られない情報を伝える必要がある場合は会議システムを使うなど、機能を使う際の必要性やバランスを大切にしましょう。
また、実際に対面することでしか社員同士の親睦を深められないケースでは、オフラインの対面を行いましょう。
多機能なコミュニケーションツールなら「Talknote」
多機能なビジネス用コミュニケーションツールの導入をお考えの方には、「Talknote」がおすすめです。
Talknoteは、リアルタイムの情報共有を可能とするコミュニケーションツールです。業務の経緯やノウハウなどの情報を蓄積でき、チーム内での共有ができます。
また、従業員のタスク管理では期限を超過した後のタスクの通知がされるので、業務の抜け漏れを未然に防ぐのに役立てられるでしょう。
従業員の多様な働き方を奨励し、ワークエンゲージメントの高い組織を形成するための一助となります。無料トライアルを実施しているので、まずはお試しでダウンロードしてみてはいかがでしょうか。
まとめ
コミュニケーションツールは、ビジネスの効率性向上や多様な働き方への対応などに効果的なツールです。
ツールにはチャット機能やファイル共有機能、ビデオ会議機能などが備わっているものが多く、これらを使いこなせれば従業員の業務負担軽減やテレワークやハイブリッドワークの導入も円滑に進められるでしょう。
「Talknote」は、従業員同士のコミュニケーション活発化や業務タスク管理、お互いへの称賛などを目に見える形で共有できるITツールです。
テレワークやハイブリッドワークなどの、多様な働き方に対応するコミュニケーションツールとして、ぜひご検討ください。
