「なぜコミュニケーションが大切なの？」
「仕事でコミュニケーションを円滑にする方法はないのかな？」
このようにお悩みではありませんか？
コミュニケーションは大切と言われますが、口下手な人にとってはハードルが高いと感じることもあるでしょう。
この記事では、コミュニケーションの必要性や、さまざまなコミュニケーション方法について解説します。
自分に合うコミュニケーション方法を選択し、円滑な意思疎通を目指しましょう！

コミュニケーションとは

コミュニケーションとは、お互いの考えや感情を言葉を介して伝え合うことです。
人それぞれ考え方や物事の捉え方は異なりますが、コミュニケーションを取ることで同じ情報・認識の共有が可能になります。
また、高いコミュニケーション能力は円滑な意思疎通を可能にするため、良好な人間関係の構築にも有効です。

コミュニケーションの種類

ここからは、以下のコミュニケーションの種類を解説します。メリット・デメリットもあるので、自分に合うものを見つける参考にしてください。

対話型コミュニケーション

対話型コミュニケーションとは、リアルタイムで言葉を交わすことです。対面や電話、オンラインで話すことも含まれます。
双方向のやり取りで認識のすり合わせがスムーズにできるため、ズレが生じにくいのがメリットです。
しかし、コミュニケーションが苦手な人は、すぐに返事をしなければならない点に難しさを感じてしまうことがあります。

非言語型コミュニケーション

非言語型コミュニケーションとは、言語以外のコミュニケーションを指します。相手のことを正しく理解するためには、言葉にされていない感情を読み取ることも必要です。
人は、言葉だけではなく例えば声のトーンや顔の表情、アイコンタクトやジェスチャーなどから情報を得ることができます。視覚という点では、手話も非言語型コミュニケーションの要素が含まれます。

テキスト型コミュニケーション

テキスト型コミュニケーションは、文字を介したコミュニケーションで、メールやチャット、手紙がこれに当てはまります。
相手と対面していないため前述の「非言語型コミュニケーション」が取れず、文字のみから思惑を正しく理解しなけらばならないところに難しさがあります。
また、急ぎの内容であっても、すぐに返事が返ってこないのはデメリットと言えるでしょう。
しかし、伝えたい内容をじっくり考えられることや、自分の都合に合わせて返信ができるのはメリットです。さらに、記録として残るので後から見返せるのも、テキスト型ならではの利点です。

ビジュアル型コミュニケーション

ビジュアル型コミュニケーションは、情報を画像や映像で伝え合うコミュニケーションです。
対話や文字でのコミュニケーションを補完する手段として、図表やイラストを活用します。認識のズレを防ぐために非常に有用ですが、図表を作成するのに時間がかかることがあります。

オンライン型コミュニケーション

オンライン型コミュニケーションとは、インターネットを介したコミュニケーションを指します。
パソコン・スマートフォン・タブレットを介し、1対1、もしくは1対複数、複数対複数といった者同士で情報のやりとりをします。
遠く離れた家族や友達とのプライベートなコミュニケーションに活用されるほか、社内外での会議など、ビジネスのでも活用されています。
オンライン型は、同じ場所にいなくても対話型と同じように情報のやり取りが可能です。
1ヵ所に集まるための移動時間や費用を削減できるのが大きなメリットで、近年はこれにより働き方の多様化も進んでいます。
しかし、操作方法や会話のリズムに慣れなければならないのはオンラインならではの問題と言えるでしょう。

コミュニケーションが大切といわれる理由

ここからは、コミュニケーションが大切といわれる理由を解説します。

日常生活や仕事においてコミュニケーションが大切と言われますが、主な理由は以下の内容に集約されます。

信頼を獲得しやすくなる

お互いの意見や考えを明確に伝えられれば、信頼関係を獲得しやすくなります。意思の疎通がうまくいかない相手と信頼関係を築くのが難しいことは、想像に難くないでしょう。
人との信頼関係を築くことは、プライベートはもちろん、仕事を円滑に進める上でも重要です。
安心して仕事を任せられる、円滑に業務を進められるのは、信頼関係が成り立っていればこそのことと言えます。

あらゆるシーンで良好な人間関係を築ける

コミュニケーションが上手な人は、あらゆるシーンで良好な人間関係を築けます。
適切な言葉遣いや相手を思いやる態度は、周囲からの信頼を得やすく、心地よい人間関係を築けます。
また、相手の意見を尊重しつつ自分の考えを的確に伝えることで、誤解や対立を防げます。
ビジネス・プライベートを問わず、円滑なコミュニケーションは人間関係の質を高める鍵と言えるでしょう。

コミュニケーション能力が高い人が意識しているポイント

ここでは、コミュニケーション能力が高い人が意識しているポイントを解説します。

話す内容を考えてから発言する

コミュニケーション能力が高い人は、誰が聞いても結論がわかるような話し方をします。
話し始める前に自身で情報を整理し、最も伝えたい結論部分を最初に述べることで、その後の話をスムーズに理解してもらえるよう工夫しているのです。
伝えたいことがあやふやなまま話し始めてしまい、「結局何を伝えたかったのか、自分でもわからなくなっている」という経験がある方は少なくないでしょう。
コミュニケーションスキルを高めるためには、まず「何を伝えたいのか」を自分自身で明確にする癖をつけるのがポイントです。

相手に伝わる言葉を選んで話す

自分が伝えたい内容を考えると同時に、相手が理解しやすい言葉を選ぶ工夫が必要です。
どんなにうまく伝えたつもりでも、相手に本当に理解されていなければ意味がありません。
コミュニケーション能力が高い人は、相手の知識や価値観に合わせて言葉を選びます。専門用語や難しい表現を避け、誰でも理解できる表現を選ぶのがポイントです。
また、声のトーンや話し方にも気を配り、伝わりやすさを意識しています。

相手の気持ちを理解する

コミュニケーション能力の高い人は、一方的に話すのではなく、相手の気持ちを理解するための配慮を忘れません。
コミュニケーションは、自分が発信することばかりに気を取られるのではなく、相手の言葉・表情・仕草・声のトーンから感情を読み取る、「聴く力」が非常に重要です。
相手の意見を尊重し、共感を示しながら対話をすることで、信頼関係も深まります。

コミュニケーション能力が低い人がやりがちなこと

次に、コミュニケーション能力が低い人がやりがちなことを解説します。

最後まで話を聞かない

コミュニケーション能力が低い人は、相手の話を最後まで聞かずに行動してしまいがちです。
このタイプの人は、少し話を聞いただけで自分で結論を出してしまったり、先入観を持って勝手な行動をしがちです。
こうした態度は、相手に「自分の話を聞いてもらえない」と不満を抱かせる原因になります。
コミュニケーションを取る相手全員が、いつでも結論からわかりやすく説明してくれるわけではありません。むしろ、話を最後まで聞かないと相手の真意がわからないことの方が多いでしょう。
相手の信頼を得て円滑にコミュニケーションを取るためには、最後まで相手の話を聞き、きちんと理解した上で行動することが大切です。

結論が不明確なまま話す

結論が不明確のまま話し始めてしまうと、相手も内容が理解できずに混乱してしまいます。
「長々と話しているのに、結局何が言いたいのかわからない」と思われないためには、余計な情報を減らし、簡潔に話すことが大切です。まず自分が相手に伝えたい内容を整理し、理解してもらいやすいよう順序だてて話す癖をつけましょう。

相手の状況を考えようとしない

コミュニケーション能力が低い人は、「相手の状況を考える」と言うことが抜け落ちていることがよくあります。
自分の都合ばかり優先し、相手の状況を考えない発言や行動は、自分勝手な印象を与え、人間関係に悪影響を及ぼします。
コミュニケーションを図るときは、相手に敬意を払い、良い印象を保って話しかけることが大切です。
忙しい相手に長々と話しかけたり、不適切なタイミングで重要な話を持ち出さないよう注意しましょう。
また、相手の気持ちに配慮せずに発言すると、無意識のうちに傷つけてしまうこともあります。
自分と相手では考え方が異なることを念頭に置き、適切な言葉を選ぶことが大切です。

コミュニケーションを円滑にする方法

ここからは、コミュニケーションを円滑にする方法を解説します。

挨拶をする

コミュニケーションの基本は挨拶です。
挨拶には、お互いの警戒心をやわらげ、相手に親近感を持たせる効果があります。
笑顔で明るくハキハキと挨拶をすることで、円滑なコミュニケーションの基礎を築くことができますよ。

結論から話す

自分から話をする際には、結論から話し始めることをおすすめします。
要点を先に伝えることで、相手に話の意図が伝わりやすくなります。
結論を最初に述べ、その後に具体的な理由や背景を伝えることで、スムーズな対話が可能になりますよ。
この話し方は、忙しいときに簡潔に伝える手段としても有効です。

アクティブリスニングを実践する

アクティブリスニングとは、相手の話に対して相槌を打ったり、質問をすることで理解や同意を示すことです。
会議や打ち合わせでメモを取りながら聞くこともこれに含まれます。
相手の話に積極的に耳を傾け、内容を理解しようとしている姿勢が伝われば、信頼関係も強化されますよ。

プレゼンスキルを身につける

プレゼンは、身振り手振り・声のトーン・資料をフルに活用しながら説明することが重要です。
結論を明確にして伝わりやすいよう話を組み立て、伝わりやすい言葉を選んで喋るプレゼンスキルが身につけば、普段のコミュニケーションでも自然と「伝わるコミュニケーション」が取れるようになるでしょう。
話を聞くことに苦はないけれど自分が話すのが苦手だという方は、プレゼンの機会の有無にかかわらず、自分でテーマを決めて「伝える」練習をすると良いかもしれませんね。

報連相をする

報告、連絡、相談（報連相）は、仕事を円滑に進める基本のコミュニケーションです。
これが滞ると正しく情報が共有されず、ミスやトラブルの原因となります。相手に伝えなければならない情報や、必要なことを簡潔に整理して伝えることで、スムーズに業務を進められますよ。
また、報連相は口頭に限らずメールやチャットも活用できます。テンプレートが用意されていることもあるので、これを活用するのも良いでしょう。

ツールを活用する

対面でのコミュニケーションに課題がある場合、ビジネスチャットやSNSなどのツールを利用するとよいでしょう。
例えば忙しくてお互いの時間を確保するのが困難、頻繁に会える距離ではないが細やかな擦り合わせが必要、対面すると緊張してうまく話せないといった場合、これらのツールが有効に活用できます。
社内向けのチャットツールはセキュリティレベルが高く、タスク管理機能などが充実しているものもありますのでぜひチェックしてみてください。

コミュニケーションツールTalknoteには便利機能がたくさん！

最後にビジネスシーンで広く活用されているコミュニケーションツール、Talknoteの便利な機能を紹介します。

①メッセージ機能

メッセージ機能は、個人でも複数でも、チャット形式で会話感覚のやりとりが可能です。
短い文章を頻繁にやり取りしたいときにおすすめの機能です。文字として残るため、後で見返すことも可能ですよ。

②既読・未読の確認

既読・未読機能は、自分の発信を相手が読んでくれたかどうか確認できる機能です。
情報伝達の状況が一目でわかり、フォローアップが容易になります。

③メンション

@(アットマーク)を使用し、読んでほしい相手に通知を届けられる機能です。
情報の見落としや漏れを防ぐのに効果的なほか、複数人が使用するチャットの中で特定の人物に問いかけたいときにも活用できます。確実に読んで欲しい・返信が欲しい重要度の高い要件には、メンションを入れて送信すると良いでしょう。

④社外コミュニケーション

Talknoteは、社内メンバーだけでなく、社外の人とも同じ画面上でやり取りが可能です。
社外の関係者との安全かつ効率的なコミュニケーションを可能にし、業務の円滑な進行に役立てられます。

⑤動画

Talknoteでは、メッセージ機能に300MBまでの動画を添付できます。動画での情報共有は、視覚的なコミュニケーションやプレゼンテーションに効果的です。

⑥メール連携

Talknoteは、使用しているメールシステムと連携可能で、メールをTalknoteに自動転送する機能があります。複数のコミュニケーションツールを立ち上げて管理するのは大変ですが、Talknoteを用いれば一元管理が可能で業務を効率化できますよ。

まとめ

コミュニケーションは、相手と良好な人間関係を築くために大切です。
相手の状況を考え、その時々に合ったコミュニケーションを選択しましょう。
コミュニケーションには、直接会って話すことはもちろん電話やチャットなども有効に活用できます。
メールやチャットツールを活用すれば内容が文字として残るため、後から見返せるメリットがあります。
結論から話す、文章を簡潔に整理するなど、相手のことを考えた伝わりやすいコミュニケーションを心がけましょう。