ナレッジや過去の出来事を
気軽に見返せる環境が必要だと思った

導入前の課題

Talknoteは、2013年の6月から利用しています。導入に至った理由は、店舗数が増えたことで、コミュニケーションの取りづらさを感じはじめたからです。当時、社内の情報共有には、メーリングリストとFAXを使用していました。創業当初は店舗数が少なかったため、全スタッフとも密に会っていたので、情報共有に関して何か問題を感じることはありませんでした。しかし、店舗拡大に伴い、従業員が増加してきた頃から、スタッフと直接会話をできる機会も少なくなっていき、メーリングリストとFAXのみの情報共有に不便さを感じるようになりました。どちらのツールも、私から送るだけの一方通行の共有が多く、やりとりも蓄積されないため、過去の出来事を振り返ることができていませんでした。今後も店舗を拡大していくことを考えたときに、お互いの情報を全員で共有し合い、それを気軽に見返せる環境が必要だと思いました。

私としては、スタッフが当事者意識をもって働いた方が、会社にとっても良いことですし、なによりもスタッフの人生にとって、主体的に生きるという意味で幸せだと思っています。そして当事者意識を持つために、スタッフにPDCAのPlanの部分から参加してもらうことが重要です。その前提として会社の動きや自店舗や他店舗の状況を把握し、情報共有すること、また気軽に意見交換ができることが必要と考え、新しいツールを導入することにしました。無料のプライベート用ツールを利用することも考えましたが、労務管理やセキュリティ面でも問題があるので、会社側で管理できるツールを利用することにしました。

いくつかのビジネスツールを試してみました。しかし、機能が複雑で操作しにくいものが多く、使い方を覚えるだけでも大変でした。我々はスタッフの約65％がタイ人を中心とした外国人であり、日本語が堪能でない方も多いです。そのような中、導入するのであれば、皆が感覚的に使いこなせるようなツールが良いと思ったので、唯一使いやすいと感じたTalknoteを選びました。導入当初は、うまく使えるか不安だと言っていたタイ人スタッフもいましたが、使いはじめたらあっという間に使いこなしていましたね。Talknoteは、本当に機能がシンプルなので、普段使い慣れているSNSを操作する感覚で使えます。

スタッフが帰属意識を持って働けるように、
理念、想い、考えを発信

仕入れた食材の確認、マニュアルの共有、備品発注の依頼など、社内のあらゆる情報をTalknoteで共有しています。決裁のやりとりもTalknoteです。リアルタイムでやりとりできるので、緊急性の高い用件に対してもスピーディーに対応ができています。 また意見交換の場としても活用しており、メニュー改善の際にはTalknoteでアンケートをおこなって意見を収集しています。現場の声も拾えるようになったので、非常に助かっています。

グループについて

[トップメッセージ]
このグループでは、私自身の考えや会社に対する想いをスタッフに伝えています。店長会議、エリアミーティング、社長研修、同期会など定期的に皆で集まる機会を増やす試みはしていますが、コミュニケーションは質よりも量が大事なので、どれだけやってもこれで十分だとは言えません。なので、全スタッフが帰属意識を持って働けるように、理念、想い、考えをできるだけ発信するように心がけています。また海外出張の様子や私が参加したセミナーの内容なども共有しています。私自分の考えを理解してもらおうという目的もありますが、自分が外で体験した出来事や学ばせていただいた内容、気づきなどを共有して皆に貢献出来れば良いなとの気持ちも強いです。

［向上委員会］
サービス向上や社内交流活性化を目指し、今月から有志を募って各分野に関する向上委員会を結成しました。現在、タイ料理向上委員会、HR向上委員会、情報共有向上委員会の３つの委員会があり、来年度から本格始動を目指し、Talknoteのグループ内で議論をしています。店舗に立っているスタッフもいるので、直接会わなくても議論を進められるのでとても助かります。

いいね！やコメントで、離れていても
自分が承認されていると感じられる

導入後の効果

Talknoteを導入して、コミュニケーション環境が想像以上に大きく変わりました。以前と比べようにならないくらい、コミュニケーションがスピーディーになりました。全体に情報が行き渡るようになったことで、担当が休みの時にトラブルが発生したとしても、必ず誰かが気づいてすぐに対応してくれています。あとは情報の抜け漏れも少なくなったので、情報共有に対するストレスも感じなくなりました。

また日々の売り上げなどの数字共有だけでなく、各店舗の動きやノウハウなども共有できるようになったことで、スタッフの教育にも役立っています。新しく入ってきたスタッフには、ひとつずつ口頭で説明しなくても、仕事の流れ、過去のやりとりなどをすべてTalknoteで確認ができるので、進んで自己学習をしてくれています。最近入ったスタッフのなかには、「Talknoteで会社の過去の歴史を見るのが楽しい」と言う人もいるくらいです。

あとは、正直一方通行の共有のみだったときは、せっかく発信したのに反応がないことに寂しさを感じることがありました。ですが今は、投稿に対していいね！やコメントが付くので、見てくれていることを確認できるので、送る側としてはとても気持ちが良いです。これは私だけではありません。スタッフも、いいね！やコメントで気軽なレスポンスでできるようになったことで、離れていても自分が承認されていると感じられるようになったと思います。そのおかげで、よりお店を好きになったスタッフが増え、同時に積極性も高まっている気がします。レスポンスが増えたことで、現場の意見を聞ける体制もできましたね。スタッフ同士の関係も密になりました。

Talknoteは、お互いのことを知れるツールでもありますね。今後は、アルバイトスタッフにも導入を考えています。今後もTalknoteでどのように社内が変わっていくのか非常に楽しみです。