何気ない出来事も気軽に共有できる場を
つくりたかった

導入前の課題

Talknoteは、2014年から全社で導入しています。その当時は、FacebookやLINEによって、コミュニケーションの質が大きく変わってきた頃でした。電話やメールが主流だったときは、「昨日は〇〇さんとご飯を食べた」なんてわざわざ伝えませんでしたが、今はコミュニケーションのハードルが下がり、何気ないやりとりを伝え合うようになりました。

この変化を社内でも取り入れていきたいと思い、Talknoteを導入することにしたんです。というのも、弊社は、ぬいぐるみや雑貨を扱っているので、“ちょっとした事”がとても大事なんです。商品のアイディアは思いがけないことがヒントなることがありますし、何よりもそういった小さなことも共有できるような社風にしたいと思っていました。

当時はメールを使っていましたが、どうしても堅苦しい表現になってしまうので、自分の体験や気づきなどの些細なことを共有することはありませんでした。口頭でそういった会話がされていたとしても、その場で完結してしまうので、会社の資産として情報は残りません。LINEやFacebookを社内で活用することも考えましたが、誤送信による情報漏洩の危険性や、一部社員から「プライベートアカウントを会社で使いたくない」という声もあったので、社内専用ツールを使うことにしました。

グループウェアやチャットツールなどの複数の製品が存在する中でTalknoteを選んだ理由は、コミュニケーションに最も特化しているサービスだと感じたからです。機能が豊富なツールもありましたが、機能が多いと複雑になり、社員は抵抗を感じてしまいます。弊社が求めていたのはコミュニケーションの質を高めることだったので、みんなが簡単に使えるものでないと意味がありません。

Talknoteは、インターフェイスが圧倒的に使いやすく、普段使い慣れているSNSと似ていたので、これなら問題なく皆が使えると思いました。最初はTalknoteに対して、ネガティブな意見を持つ社員もいましたが、いざ使い始めたら皆あっという間に使いこなしていましたね。

非公開のグループは、
作成しない

活用方法について

グループは、プロジェクト、部署、キャラクターチームごとに作成することが多いです。写真や添付ファイルもプレビューが表示でされるので、ファイルを一つ一つ開かずに中身が確認できます。キャラクターのサンプルなどを画像で送ることが多いので、とても助かっています。情報も遡りやすいので、過去のプロジェクトグループに残るノウハウもすぐに検索して見つけ出せます。

活用ルールについて

「非公開のグループは作成しない」これは利用当初から決めているルールです。知られて困る情報は、社内にあってはならないと考えているからです。全員が社内の情報を知ることができるように、オープンなコミュニケーションを心がけています。

グループについて

［企画アイディアバンク］
ここは部署役職問わず、全社員が気軽に思いついた企画や商品アイディアを投稿するグループです。このグループに投稿されたアイディアが必ずしも採用されるわけではありません。ですが、私としてはすべての社員が企画者でいて欲しいと考えているので、このグループはとても重宝しています。私にはない視点から生まれたアイディアがたくさんあるので、このグループの投稿をいつも参考にしています。また一つの投稿に対して、部署を超えて意見交換がされるので、コミュニケーションも活性化されています。

[売場/イベント画像]
このグループでは、商品が販売されている売り場の状況を写真付きで投稿しています。スマホで撮影して、そのままTalknoteに投稿するだけなので、プライベートの旅先でグッズ売り場を見つけたときでも、皆気軽に共有してくれるようになりました。

海外部の社員からは、世界中の売り場の状況が共有されています。全ての売り場を周ることはできませんが、このグループがあれば、どこでどの商品がどういう形で販売されているのかしっかり確認できます。キャラクターのイベントも定期的に開催されており、その様子を社内で共有しています。イベントに関わっていない人でも気付いたことや改善点があればコメントで知らせてくれます。

社員の情報発信力も向上

導入後の効果

Talknoteを導入して一番変わったことは、今まで見えなかった情報が見られるようになったことです。0だったのが一気に100になった感覚です。コミュニケーションの質も大きく変わりました。自分が直接関わっていないグループも閲覧・投稿ができるので、部署を超えての意見交換も積極的になりました。社員の情報発信力も向上したと思います。

[お客様からの声]というオンラインショッピングのレビューを共有するグループがあるのですが、ネットショップ担当のある社員が自ら発案してこのグループを作成してくれました。今までは、関係者以外には共有されることがなかったのですが、このグループができたおかげで、今まで気づかなかったお客様からの嬉しいお声を聞くことができました。なかには、厳しいお声もありますが、積極的に社内に共有して、今後の商品開発に生かしていきたいと思っています。

あとは、社内情報が一元化されたので、メールに比べて過去のやりとりデータも簡単に探せるようになりました。何か困ったことがあれば、とりあえずTalknoteを見れば、どんな些細な事でも何かしらの情報が見つかります。Talknoteを導入して、今まで必要がないと思っていた情報が共有されたことで、実はそれが非常に大切なことだったと改めて気付きました。Talknoteを導入して、本当に良かったなと思っています。