情報の共有ミスによる失注が激減!
生産現場で絶大な効果を発揮
株式会社クライム・ワークス
代表取締役社長
山口
誠二様
1990年6月設立。試作品メーカとして、新製品の企画段階から、量産までに必要な試作品の加工、量産立ち上げ、量産までを一貫して行う。自動車やテレビ、カメラから、ロボットや航空機、光学デバイス、産業機械まで幅広く手掛ける。
課題
  • メールだと情報共有の正確さに欠き、多くの変化点の中で最終的に間違った情報が共有され、依頼の数や仕様が異なってしまうことがあった
  • 最新の情報が届かず、共有漏れが発生していた
効果
  • 情報共有の正確さとスピードが格段にアップし、誰でも自分のタイミングでキャッチできるようになった
  • 情報の共有ミスがほぼゼロになった
  • 毎朝行なっていた朝礼が週1回に減った
  • 残業申請などの手続きがアナログからデジタルに移行した

送った相手にしか届かないメールだと、
情報の共有漏れや伝達ミスが頻発

導入前の課題

Talknoteを導入するまで、社内のコミュニケーションツールとしてメールを利用していました。でも、メールだとスピード感はもちろん、最新情報を共有する際の正確性に欠けるなどといった課題を感じていたんです。

弊社は大手メーカーなどからご依頼いただき、製品のプロトタイプ(試作品)を手がける試作品メーカーなので、依頼時に求められるのがスピード感と納期の厳守。「1日でも納期に遅れたら失注する」という世界なので、その1日のために飛行機やハンドキャリー便を使って協力会社さんなどからモノを運んでもらうくらい。それだけスピード感を持って、かつ納期に間に合うように日々業務をしています。

しかも、社内は常に生産が続いているので、いくつものご依頼を同時進行していかないといけません。くわえて、セクションごとに複数のスタッフが業務に関わっているので、メールで情報共有をしていると、最終的には最初と最後でまったく別の情報になることもあったり、しまいには、「言った」「言わない」の言い争いにもなったり……。

最悪の場合、ご依頼とはまったく異なる商品をつくってしまうこともあって。というのも、生産の途中でクライアントから仕様変更のご依頼をいただくこともあるのですが、その情報が営業のスタッフでストップしてしまうと、現場のスタッフには伝わらずに商品が出来上がってしまうんです。

結果、つくり直すことになるわけですが、そうなると当然納期対応に追われることもあって……。ですので、社内の情報をスピーディかつ正確に、そして関わるスタッフ全員に共有できるツールがないか模索していました。そんなときに出会ったのがTalknoteだったんです。

メールだと送った相手にしか情報は届きませんが、Talknoteなら誰もが自分のタイミングで能動的に常に最新の情報をキャッチしにいける。費用がかかることに少しだけ躊躇しましたが、スピーディに情報を共有でき、漏れや伝達ミスが発生しなければ失注することもなくなり、費用対効果も十分に見込めると思い、導入を決めました。

導入時の工夫

メールからTalknoteに移行する際、多くのスタッフが反発しました。「どうして変えるんだ」「意味がない」と。でも、実際はメリットばかりなので、それを感じてもらえれば反発もなくなると思い、「どういうスレッドをつくれば情報が集まりやすいのか?」を念頭に置き、全社でTalknoteを導入しはじめました。

すると、最初は反発していたスタッフも正確な情報を共有できる点に魅力を感じてくれたみたいで、「こういうスレッドがあったほうが便利ではないか」「こんなスレッドをつくってもらいたい」みたいな要望が出てくるようになったんです。今となっては、みんな積極的にTalknoteに投稿するまでになりました。

導入事例 株式会社クライム・ワークス 画像

先輩の背中を見るだけだった
技術伝承の課題も解決へ

グループについて

[ノウハウを共有するグループ]
Talknoteは社内のコミュニケーションツールとしてはもちろんですが、教育ツールとしても欠かせない存在になっています。その理由のひとつが、「技術の伝承」です。というのも、弊社では職人仕事が多く、今の熟練の職人たちは先輩の背中を見て技術を覚えてきたんです。なので、同じ現場のスタッフでも、社歴や経験によって持っているノウハウに大きな差があります。もちろん、営業職となると知らないことのほうが多かったり……。

そこで、ノウハウを共有するためのスレッドを設けることで、それまでは現場の職人の頭の中にしかなかった技術や知識を可視化できるようになりました。なかには、社長の私ですら知らなかったノウハウもあります。弊社にとってはTalknoteがマニュアル化しつつあるので、将来的には、技術関係の質問があったら「Talknoteを確認してください」で済むようになれば、課題として感じていた技術の伝承についての問題もクリアできると考えています。

また、弊社ではここ3~4年前から新卒採用に力を入れはじめたので、このスレッドを見にいけば新卒や中途のスタッフでも先輩たちのノウハウが手に入る。それだけでなく、コメントや「いいね!」などのコミュニケーションにもつながっていると感じています。

[部署ごとのグループ]
弊社は総務部や営業部など、大きく5つの部署に分かれています。たとえば総務部の場合、Talknoteを導入する前はその日の来客や外出の情報を、営業部であればクライアントからの設計の変更点や進捗状況を毎朝の朝礼で共有していました。しかし、これらの情報をTalknoteに投稿するようにしたことで、毎朝行なっていた朝礼が週に1回に減ったんです。

また、現場を担う製造部は、日報代わりにその日の進捗を投稿しています。そうすることで、誰もが現場の進捗状況を確認できるようになりました。

導入事例 株式会社クライム・ワークス 画像

共有漏れにより発生していた
生産ミスがほぼゼロに!

導入後の効果

まず言えるのは、弊社にとってTalknoteはインフラのような存在になっています。その大きな理由は、正確な情報を誰もがキャッチできるようになったから。すべてとは言い切れませんが、メールを使っていたころと比べても、情報の共有ミスは限りなくゼロになりました。

メールだとどうしても指定した人にしか情報を届けられません。一方、Talknoteはオープンな環境なので、欲しい情報を誰でも好きなタイミングでキャッチしにいける。情報を必要とするスタッフに正確に伝えられるのはもちろん、仮に間違った情報だった場合、すぐに軌道修正できるようになったのもTalknoteを導入して良かったと思う点のひとつですね。

また、スピード感においても大きく改善されました。メールだとすべてのセクションに情報を共有するのにタイムラグが生じていたんです。しかし、Talknoteならひとつの投稿で全員に共有できるので、スピーディに共有できるだけでなく、漏れや伝達ミスなどもほぼなくなりました。その結果として、クライアントへもスピーディに返信できるようになったのはもちろん、共有漏れによる現場での生産ミスもなくなりました。

さらに、残業申請やタイムカードなどもすべて紙のツールでアナログ的に管理していましたが、すべてTalknoteで代用することでデジタル化にも成功しました。会社を運営していくという点でも、Talknoteは欠かせないツールになっています。

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