オンとオフをわけるために
Talknoteを導入

導入の経緯

岸本代表
Talknoteを導入したのは2012年なので、10年以上経ちました。以前はLINEやメール、Skypeでコミュニケーションを取っていましたが、LINEはプライベートで使うツールなので、オンオフが混じってしまうことに課題を感じていました。

当社ではシフト制の出勤で休みがバラバラなため、自身が休みの日でもグループに連絡が来てしまうことがあります。そのため、仕事用として限定できるコミュニケーションツールを導入しようと検討しはじめました。

でも、当時はTalknoteのようなコミュニケーションツール自体、ほとんどありませんでした。とはいえグループウェアを導入検討するにも、スタッフのITリテラシーに大きな差があり断念。そんなときに出会ったのがTalknoteでした。Talknoteはスマホで気軽に操作できるだけでなく、直感で使えてパソコンに触れる機会が少ない人でも誰でも使いこなせる点に魅力を感じました。

また、当初の課題でもあったオンオフの切り替えについても、個々の判断で選択できるようになりました。

ただ、浸透させるまでに半年はかかったと記憶しています。新しいツールを導入したときの“あるある”だと思いますが、せっかくTalknoteを導入しても使い慣れているLINEを使ってしまうんですよね。でも、複数のツールでコミュニケーションしていると、どのツールでどんな内容の会話をしていたか分からなくなるので、半年かけて地道にTalknoteに一本化していきました。

横も縦も社内のコミュニケーションは
Talknoteで完結

Talknoteの使い方

山中さん
社内ではTalknoteですべてコミュニケーションしているくらい使い倒しています。事業部内はもちろん、事業部を超えた横のコミュニケーション、本社と事業部における縦のコミュニケーションもすべてTalknoteで完結します。入社と同時にTalknoteのアカウントを付与するのですが、導入に対する反発もなくアプリをインストールしてスムーズに使ってくれますよ。「使い方がわからない」「使いづらい」などといったクレームもありません。

Talknote以外にもさまざまなコミュニケーションツールがありますが、若い世代にはスマホで気軽に操作できるTalknoteが使いやすいみたいですね。とくに弊社みたいなサービス業の会社で、かつ現場で働くメンバーだと普段はパソコンを触りません。美容系に限らず、飲食など複数拠点の店舗を展開する企業には、ぜひTalknoteをおすすめしたいですね。

コミュニケーションの活性化はもちろん、
業務の効率化も実現

よく使うノート

［社長発信］
代表の岸本が自由につぶやくノートです。日々会社経営をしていく中で共有したい気付きを発信したり、ためになる記事を見つけたときにシェアしたり。不定期に発信しています。

というのも、代表がどんな考えを持って会社を経営しているのか普段なかなか会わないメンバーはわかりませんよね。なので、Talknoteを通して全メンバーにアウトプットすることで、会社の方向性や考え方を共有するようにしています。いまは文字ベースですが、今後は1〜2分のショート動画にして発信できたらと考えています。

SNSやブログだと社外の目を気にしながら発信する必要がありますが、Talknoteなら社内のメンバーしか見ないのでストレートに発信できていいですね。

工藤さん
マネジメントする立場としても会社の方向性がわかるのでメリットは大きいですね。一緒に働くメンバーに対しても、「会社はこう考えているよ」「社長発信のノートを見ておいてね」などと伝えやすいんですよね。それでも伝わらない場合は、自分なりに噛み砕いて伝えるようにしています。ここの発信をベースに自分なりに噛み砕けるので、一貫性のある教育ができていると思います。

［稟議］
稟議もエクセルではなくTalknoteで完結させています。提出から承認までもいたってシンプルで、提出者はテンプレートに必要事項を記入してこのノートに投稿するだけ。あとは承認者が「いいね！」をしたら承認としています。

わざわざエクセルに必要事項を記入し、それをTalknoteに添付するよりも提出者も承認者もスムーズですよね。

［まつげエクステ研究会／ネイル研究会］
技術やノウハウを共有するためのノートです。たとえば全店共通のネイルデザインを毎月作成するのですが、各店舗スタッフが共通したサンプルを作れるよう活用しています。各店舗の色はあれど、同一ブランドであるためTalknoteでそういった工夫をし統一を図っています。

他にも、優秀スタッフに対してインタビューしてノウハウを共有するなどしています。

［社内報］
社内報を作ったら、pdf化してこのノートに投稿しています。内容は社員旅行や表彰、メンバーの誕生日、新人メンバーの紹介などなど。当社ではコミュニケーションを大事にしているため、業務とは直接関係ないこともTalknoteに投稿しています。

［全社］
全社向けのノートではグループ全体での新人スタッフの共有や、先輩スタッフがウェルカム体制を取れるよう、新入社員に自己紹介をしてもらったり、デビューしたメンバーを紹介したりといった使い方がほとんどです。あとは、前職でアパレル系の会社で働いていたメンバーが、ファミリーセールの情報を共有するなど個性や自分の強みを活かした投稿が上がることも。

よく使う機能

［スタンプ］
Talknoteではテキストだけでなく、スタンプを利用してコミュニケーションできます。スタンプを使うことで簡単かつ楽しくコミュニケーションできるのが魅力です。

スタンプの利用に関して制限は設けておらず、積極的に使ってもらうようにしています。有料でオリジナルのスタンプも作れるので、理念やコアバリューをスタンプ化して浸透させていけたらと考えています。浸透させるにはやっぱり日々触れてもらうことが重要ですから。とはいえ、朝礼で唱和するなど昔ながらのやり方が通用する時代ではありません。スタンプなら気軽に使ってもらえるので、しっかりと浸透させられるのではないかと考えています。

［投稿テンプレート機能］
定型のフォーマットをテンプレートとして設定し、必要部分のみを入力して投稿できる機能です。稟議などでこの投稿テンプレート機能を使っていて。必要事項を記入するだけなので簡単に入力できるのが魅力です。抜け漏れも防げるので、とても助かっています。

将来的にはTalknoteを
“公園”みたいな場所にしたい

今後について

岸本代表
現状は業務に関する投稿がほとんどなので、今後はエンゲージメントが上がるような発信も増やしていけたらと考えています。イメージとしては公園のようなプラットフォームになればいいですね。Talknoteを開けばさまざまなコンテンツがあって、自然と人が集まってくる。そんな場所になってほしいですね。

とくに新入社員の場合は「こんな投稿していいのかな？」とためらってしまうケースもありますよね。でも、そういった壁を取り除いてあげたらエンゲージメントの高まるコミュニケーションができるはずです。

工藤さん
いまは東京、神奈川、千葉にしか拠点はありませんが、今後は仙台や大阪などでも店舗展開する予定です。そうなったらリアルでのコミュニケーションができず、技術指導なんかはやりづらくなり、写真や動画などを駆使してサービスレベルを一定に保たないといけません。マニュアルなどもTalknoteに保管し、Talknoteを開けばすべてのマニュアルが確認できて技術の向上までできる。そういった、すべてTalknoteで完結する使い方ができるといいですね。