以前のツールでは情報が蓄積できず、
労務面・業務面両方で支障をきたしていた

導入前の課題

Talknoteを導入する前にも別のコミュニケーションツールを使っていたのですが、一定期間を過ぎると過去の投稿データが消えてしまい、情報を遡れないことに頭を悩ませていました。

ツール上で有給申請や残業報告といったやり取りも行っていたのですが、数年前の勤務状況や有給の取得実績を確認しようとしても、データが消えてしまっているため、適正な管理ができているとは言えない状態でした。会社として適正な管理を継続していくためにも勤怠に関連するやり取りを残せないことは大きな課題で、管理業務の一部をアナログに戻すことも選択肢としてありました。

また、労務面にとどまらず、訪問看護の業務面においても過去の情報を遡れないことは課題でした。利用者様が訪問看護を導入した背景や日々のケアの内容など、必要最低限の重要な内容は電子カルテに残しています。しかし、現場でのスタッフ間のやり取りやその判断に至った経緯など、電子カルテに残すほどでもない細かい情報はすべてツール上に蓄積していました。

有料プランに移行すれば投稿データを残すこともできたのですが、データ容量に応じて費用がどんどん上がり続けるサブスクタイプの料金体系なので、利用人数やデータの増加に伴って将来的にコストがどこまで膨らむか見通しが立たず、導入には踏み切れませんでした。

さらに、以前のツールでは、思うようなコミュニケーションが取れていないことも課題としてありました。機能としては十分でしたが、現場のスタッフにとっては操作や空気感が事務的に感じられ、発信に対する心理的ハードルが生じていました。結果として、投稿される内容は必要最低限の業務連絡に限定され、スタッフ間のつながりを生み出す場としては機能していませんでした。

スタッフ同士で感謝や賞賛を気軽に送りあえる
「サンクス機能」に魅力を感じて導入

Talknote導入の経緯

そこで、全く新しいコミュニケーションの形としてメタバース（仮想空間）の導入を検討しました。各スタッフがアバターを作って仮想のオフィスに出社すれば、離れていてもコミュニケーションが取れて、連絡事項も活発にやり取りできるだけでなく、ゲーム感覚で楽しく仕事に取り組める環境が構築できると考えたためです。

3社ほど比較し、かなり前向きにメタバース（仮想空間）の導入を検討していたのですが、スタッフ個人のスマホを使うとなると、大量の通信量を消費させてしまいます。とはいえ、会社で全員分の通信費を負担するのも現実的でないため導入を諦めました。

一方、Talknoteは容量無制限とのことで、プランによって情報が消えることもなく、さらにLINEに近いシンプルな操作性も魅力で、ITツールに不慣れなスタッフでも直感的に使いこなせると感じました。実際、以前のツールからTalknoteに切り替えた結果、投稿の数が2倍に増えています。

そして、何よりも導入の決め手になったのは「サンクス機能」でした。サンクス機能はスタッフ同士で感謝や賞賛を気軽に送りあえる機能で、訪問看護は孤独になりがちな仕事だからこそ、お互いを褒めて伸ばす風土を作らないと離職にも繋がってしまいます。

また、訪問看護は1人では絶対にできない仕事で、自分が休むときには誰かに代わってもらわなければなりません。助け合いが必要だからこそ、日頃から「ありがとう」を伝えましょうと言い続けてきました。

Talknoteのサンクス機能は、弊社が長年大切にしてきたこの理念を叶えてくれるツールだと感じました。過去のデータが消えないという実務上の安心感はもちろんですが、Talknoteなら、弊社が理想としている組織作りを具現化できると感じたことが、導入の大きな理由です。

文化の醸成から事務負担の改善まで
すべてTalknoteで完結

よく使うノート

［サンクスノート］
サンクス機能とは別に、日々の感謝を送り合う「サンクスノート」というノートを作って運用しています。週1回の投稿をルール化していますが、実際にはそれ以上のペースで感謝が飛び交っています。誰かが長文で丁寧なサンクスを投稿すると、そこに別のスタッフがコメントを書き込むなど、良い空気感がこのノートから生まれています。

また、サンクスを送る際の項目を、弊社の理念とリンクさせている点も特徴で、「どの項目でサンクスを送ろうかな」と選ぶ瞬間、自然と会社の理念を意識する仕組みになっているため、理念浸透にも一役買っています。

［レセプトノート］
レセプトの内容をメモしておくノートです。訪問看護の現場では、予定していた訪問時間が急に変わることがよくあります。その変更内容をこのノートに都度投稿しておけば、事務担当が月末に上から順番に確認するだけで正確に請求処理をすることが可能です。確認の手間が大幅に減り、効率化が実現しています。

［各委員会の議事録ノート］
訪問看護ステーションなどの事業者は、国のルールにより、感染症対策委員会や虐待防止委員会などを定期的に開催し、議事録を残すことが義務付けられています。各委員会の議事録もすべてTalknoteのノートで管理しており、議事録の投稿に対してスタッフが「いいね」をしたり、コメントで意見を言ったりしている履歴が残ります。

数年に一度行われる監査の際も、Talknoteのこのノートを提示するだけで説明が完結します。また、わざわざExcelで資料を作り直したり、書類を探し回ったりする必要がなくなりました。

テレワークによって働きやすさがアップ！
離職率が導入前の半分以下に減少

導入の効果

Talknoteを導入した効果はいくつかありますが、目に見えて変わったのは離職率です。肌感覚ではありますが、導入前の半分以下にまで抑えられています。結婚や海外挑戦といったポジティブな理由の退職を除けば、組織への不満を理由とする退職はほぼなくなりました。

理由としては、Talknoteがあることで質の高いテレワークが実現できているからだと感じています。例えば「移動時間をかけて事務所に立ち寄る」「タイムカードを押すために事務所に戻らなければならない」といった縛りをなくし、個々の生活スタイルに合わせた働き方を実現できているのはTalknoteのおかげです。結果としてスタッフの働きやすさが向上し、離職が減っているのだと思います。

また、Talknoteの「タスク機能」も離職を抑えられている要因の一つです。タスク機能は自分や相手のタスクを管理できる機能で、本来はタスクの抜け漏れ防止として重宝する機能ですが、弊社では教育ツールとしても活用しています。

訪問看護の現場では目の前のケアに集中するあまり、事務作業が後回しになり、タスクを溜め込んでキャパオーバーになってしまうスタッフが少なくありません。以前は、キャパオーバーしている状況を管理者が把握できておらず、結果として本人を追い詰めてしまうことがありました。

現在はタスクが“見える化”されているため、滞っているスタッフがいれば、上司が始業時に1時間ほど寄り添い、優先順位を一緒に整理して処理する時間を設けることができます。タスク機能によって、スタッフを孤立させずに適切なフォローが可能になったことで、心理的な負担を軽減し、離職防止へと結びついています。

さらに、組織としての団結力が強まった点もTalknote導入の効果の一つです。日々のサンクスを通じて「何が素晴らしい行動なのか」という価値観が共有され、会社が目指す方向へとスタッフ全員の心が一つになったと感じています。業務上の繋がりを超えた、厚い信頼関係がベースにあるからこそ、どんな困難な状況でも一丸となって乗り越えられる強固なチーム作りが実現できました。

さらに、導入時に感じた通り、常に「ありがとう」を伝え合えるようになったのもTalknote導入の効果と言えます。訪問看護は孤独な仕事になりがちですが、Talknote上で常に誰かが誰かを褒め合う風土が醸成されたことで、組織としての一体感が強まり、結果としてスタッフの離職防止や定着率向上にも大きく寄与しています。

スタッフの働きやすさと組織の成長
この2つを両立したい方におすすめ

このような方におすすめ

スタッフが現場に直行直帰する訪問型の事業を展開されている方にはぜひおすすめです。訪問看護や介護の現場はどうしてもスタッフが一人で動くため、孤独感が生まれやすいうえ、情報の格差が生じやすい環境にあります。

Talknoteを導入することで、テレワークを取り入れながらも、リアルタイムな情報共有と、心理的な繋がりを両立させることが可能です。スタッフの働きやすさと、組織の健全な成長を同時に叶えたい経営者に強くおすすめします。