ITに不慣れなスタッフでも簡単に使える
「操作性」の高さが決め手

導入前の課題

実は、独立前に働いていた会社でTalknoteを使っていました。でも、いざ2019年に自分が起業するとなった際「他にもいいコミュニケーションツールがあるのでは？」と考えて4つのツールを試しました。しかし、どのツールも容量制限があって、一定の容量を超えると古いデータから消えてしまうか、残し続けるためにはプランアップをする必要があったのです。

訪問看護の現場では、利用者様が訪問看護を導入した経緯や、その後のケアの履歴などが時系列で残っていることがとても重要です。はじめて担当する看護師でもこういった背景を細かく把握しておけば、「うちの家族のことをよく知っておいてくれている」と安心していただけます。もちろん電子カルテにも記録は残していますが、あくまでも事務的な内容ですので、現場の細かな温度感やご家族との細かなエピソードまでは読み取れません。

Talknoteなら容量制限がないので、過去のやり取りが消えることなく、すべて資産となって蓄積されていきます。新しい看護師が入社しても、Talknoteを遡るだけで「退院直後はこんなに大変だった」「ご家族はこういう一言に安心される」という、電子カルテでは確認できない内容まですべて把握できます。

また、UIが分かりやすく、誰でも直感的に操作できる点もTalknoteを使い始めたきっかけの1つです。看護師は必ずしもITツールに慣れているわけではありません。操作が複雑だったり画面が無機質だったりすると、それだけで「触るのが面倒だな」という心理的なハードルが生まれてしまいます。その点、Talknoteはフォントや色使い、配置がとても直感的で、機能もシンプルなのでITツールに慣れていなくても1週間もあれば簡単に使いこなせます。

現場のスタッフがストレスなく使い続けられて、かつ大切な情報が消えずに積み重なっていく。4つのツールを寄り道しましたが、最終的にはこの2点を叶えてくれるTalknoteに行きつきました。

日々のコミュニケーションが質の向上へ
現場の全情報を資産に変え、組織の成長を加速させる

よく使うノート

［雑談スレッド］
利用者様とのエピソードや写真、あるいはプライベートなことなどを投稿するためのノートです。訪問看護の現場は基本的に直行直帰が多く、スタッフ同士が対面で会う機会は限られています。非常勤のスタッフに至っては、下手をすると1年近く顔を合わせないことすらあります。雑談スレッドで普段からコミュニケーションを取っておけば、業務中に何か依頼があるときも心理的なハードルがぐっと下がります。Talknoteはコミュニケーションツールですので、個人的には最も活性化させたいノートの1つです。

［利用者様ごとのノート］
利用者様1人ひとりに専用のノートを作成し、日々のケア内容や相談事項を共有しています。リハビリスタッフと看護師が同じノートでやり取りすることで、「リハビリの時はこういう動きができていた」といった情報を看護側が即座にキャッチし、日々のケアに活かすこともできます。利用者様の数だけノートを作成するため、管理する総数はかなりの規模になります。しかし、フォルダ分けできるので、エリア（区）やケアの属性ごとにまとめて管理することで、膨大な情報の中からでも、必要なノートへ即座にアクセスすることが可能です。

［ヒヤリハットノート］
現場で起きたヒヤリハットやアクシデント、さらには事務所内のミスや業務改善案を共有するノートです。共有する内容は訪問先での出来事だけでなく、「電話の折り返し連絡をタスク化し忘れた」といった、日常の小さな不注意まで多岐にわたります。利用者様のところで起きるトラブルの多くは、実は事務所でのちょっとした油断が原因になっていることが多いため、小さなミスまで徹底して共有するようにしています。

［スタッフごとのノート］
スタッフの教育と評価を目的に、1人につき3つのノートを使い分けています。1つは本人が現場での気づきなどを投稿する、いわゆる日報のような役割を持つオープンなノート。2つ目は、本人抜きで管理職だけが参加しているフォロー用のノートです。ここでは「こういったフォローが必要」「少し表情が暗いかもしれない」といった、教育やマネジメントを目的とした客観的な共有を行っています。

そして最後は、経営層に加えて税理士や社労士にも参加してもらい、評価や契約に関する内容をやり取りするノートです。Talknoteには「外部連携」という機能があり、社外ユーザーともTalknote上で連絡が取り合えます。この機能を利用し、士業の方々とダイレクトに連携することで、迅速かつ適切な評価・契約管理が可能になっています。

予約投稿・タスク・メール連携…
さまざまな便利機能で忙しい看護師の負担を最小限に

よく使う機能

［予約投稿］
日時を指定し、予約した時間にノートへの投稿やコメントができる機能です。訪問看護の現場は24時間体制ですが、スタッフにはそれぞれの生活があります。基本的には9時〜18時の就業時間内に投稿するようにルール化しています。特に深夜や早朝の連絡は、休みの日や非番のスタッフにとって心理的な負担になりがちです。通知でプライベートの時間を邪魔しないよう配慮しつつ、伝えるべき情報は忘れないうちに予約しておく。これを徹底することで、スタッフがしっかりとオフの時間を確保できています。

［タスク（タスクボット）］
Talknote上でタスクの依頼や管理をすることができる機能です。「レス（返信）が欲しいもの」や「確実に対応してほしいこと」は必ずタスク化するルールにしています。会話の最後に「じゃあ、これタスク化しておいてね」と声をかけ合うなど、社内用語になるほど活用しています。また、「毎週月曜日の12時」「毎月29日の9時」など、定期的に発生するルーティン業務を自動でタスク化することもできるので、抜け漏れ防止にもつながっています。

［メール連携］
メーラー（メールを作成、送受信するツール）で受信したメールをTalknote上のノートに自動転送できる機能です。GmailとTalknoteを連携させ、私個人宛のメールはもちろん、会社宛のメール、ホームページからの問い合わせなどがすべてTalknoteに転送されるようにしています。また、弊社では年に一度、Googleフォームを活用した「利用者様アンケート」と「職員満足度調査」を実施しています。アンケート結果も、メール連携機能を使ってTalknoteに自動転送しています。

働きやすさがサービスの質を底上げ、
Talknoteを活用して利用者様からの信頼を獲得

導入の効果

Talknoteを導入したことでさまざまな効果を感じていますが、一番はスタッフ間の心理的な距離が縮まり、それが直接的にケアの質を高めている点です。

訪問看護は一人で現場に向かい、終わったら直帰することが多いのでどうしても孤独になりがちです。でも、Talknoteでのコミュニケーションを通じて普段からお互いの人となりを知っていれば、現場で迷ったときも即座に「どうしたらいいですか？」と声を上げられます。また、何か注意したいときもフランクに声を掛け合い、お互いにフォローし合うことができます。

このように、普段のコミュニケーションによって言い出しやすい空気ができているので、事故を未然に防ぎ、サービスの質を維持することができているのだと思います。もしTalknoteがなかったら、情報の共有速度が今より遅くなるだけでなく、必要な情報共有すらもできず、事故の数ももっと多かったでしょう。

さらに、コミュニケーションが活発で働きやすい職場環境が醸成できているからこそ、利用者様に対しても良いサービスが提供できるのだと思います。ストレスを溜めながら業務をしていたら、利用者様やご家族に寄り添うことはできません。スタッフ自身が心に余裕を持ち、笑顔で働けているからこそ、質の高いケアとして利用者様へ還元できるのです。

実際、利用者様のご家族から「私たちのことをよく分かってくれている」「いつも良くしてくれてありがとう」「こんなことまで対応してくれて助かっている」などとポジティブな声を多数いただいています。これも、スタッフ同士がTalknote上で良好な関係を築き、お互いに支え合っているからこそ、現場で余裕を持って利用者様と向き合うことができているからです。

Talknoteは単なる連絡ツールではなく、私たちの看護の質を支え、利用者様に寄り添い続けるための欠かせないツールになっています。