オープンなコミュニケーションを目的に、
3社のコミュニケーションツールを比較してTalknoteを導入

導入前の課題

課題はいくつかありましたが、1つは社内外におけるコミュニケーションです。I&Iグループは7社のグループ会社で構成され、従業員は計1,100人ほどいます。以前は7社それぞれで役員を配置していたのですが、2019年から複数社の役員を兼務する役員を配置しました。しかし、会社ごとに本社フロアが分かれていたので、自身が所属する会社の役員が離れた場所にいることも多く、社員としては役員とのコミュニケーションが取りづらい状況でした。そこで、本社フロアを改装して3社をワンフロアに集結させ、円滑なコミュニケーションが取れる環境を整えました。
確かに同じフロアで働いているので、対面でのコミュニケーションは可能です。ただ、かなりアナログなうえ、それをできるのも同じフロアで働いている100人程度だけ。全社で円滑にコミュニケーションが取れているとは言えない状況でした。社内のポータルサイトを使ってコミュニケーションを取ろうと思えば取れますが、会社を跨いだコミュニケーションはできないので、かなり限定的な使い方しかできていませんでした。これらの結果として、従業員満足度調査でも、「役員との距離が遠い」「役員の考えていることを知る機会が欲しい」などといった要望も出てきている状況でした。

社内だけではありません。社外の方とのコミュニケーションにも課題を抱えていました。お客さまとやり取りするメッセージツールが全社で統一されておらず、コンプライアンス上の問題が発生する可能性があると感じていました。また、本社で働くスタッフが店舗スタッフとやり取りする場合はファクスを使うなど、かなり原始的なコミュニケーションをしていました。

さらに、ペーパーレス化を進めるのも社内コミュニケーションツール導入の目的のひとつでした。3社をワンフロアに集結するにあたり、書類の保管場所が問題になったのですが、捨てれば済む問題ではなく……。将来的にはフリーアドレス制を導入するためにも、どうにかペーパーレスにしないといけない。しかも、今はコロナでいつ自宅待機になるか分かりません。そうなったときにわざわざ資料を持ち帰って仕事をするわけにもいかないので、少しでも早くペーパーレス化を進めておきたいと考えていました。

そこで、2年くらい前にチャットツールを導入しました。でも、そのチャットツールではクローズドなコミュニケーションしかできず、決してコミュニケーションが活性化しているとはいえない状況でした。もっとオープンなコミュニケーションがしたい。そう考え、Talknoteを含めて3つのコミュニケーションツールを試験的に使ってみました。なかでもTalknoteは、操作しやすくITリテラシーが低くても誰でも使える点、そしてスタンプなどもあるのでいい意味でカジュアルに使える点。おもにこの点に魅力を感じ、まずはワンフロアに集結した3社110人ほどでTalknoteを導入することにしました。

Talknoteで情報が整理され、
業務効率化につながった

導入時の工夫

Talknote導入に対する反発こそありませんでしたが、無関心なメンバーは少なからずいました。Talknoteにログインしないだけでなく、アプリさえダウンロードしない。それをクリアしても、全員に活用してもらわないと意味がありません。なので、まずはわたし自身が積極的にTalknoteで発信することで、「こんな内容でも投稿していいんだ」と思ってもらえるように意識していました。

とはいえ、一般の従業員からしたら投稿することにハードルを感じてしまうのは当たり前。なので、いまは試験的に、役職のついているメンバーに限定していますが、担当を決めて日替わりで投稿してもらうようにしています。Talknoteを身近な存在に感じてもらえるよう、テーマは「おもしろい話」と決めてプライベートの内容でもOKとしています。

よく使うグループ

［採用・共育担当］
採用と共育関係のノートです。弊社では「教育」ではなく、「共」に「育」と書いて「きょういく」と読んでいます。このグループではおもに採用試験にエントリーいただいた方のリストを共有したり、採用試験の日程などを決めたりしています。以前はLINEを使っていたので、情報が埋もれてしまって探すのが大変でした。Talknoteはテーマを決めてノートを作れるだけでなく、項目ごとにスレッドを作れるので情報を探す手間もなくなり、業務の効率化にもつながっています。

そして、今後は新卒採用における内定者とのやり取りもTalknoteを使っていこうと考えています。現状はメールがメインなのですが、なかには個人のアドレスを所有していない学生もいます。その場合はLINEでやり取りするのですが、LINEのアカウントを教えることに抵抗がある学生もいますよね。パワハラやセクハラと捉えられることもあるので、今後、内定者とはメールやLINEではなく、Talknoteで連絡を取ろうと考えています。

［サラメシ］
フランクなコミュニケーションを促す目的で設定したノートで、各メンバーがお昼ご飯で食べたものを投稿するノートです。

以前は業務でつながりがないとコミュニケーションのきっかけもなかったのですが、Talknoteを導入したことで業務外のコミュニケーションが増えたように感じています。こういったフランクなコミュニケーションをきっかけに他の部署のメンバーとも話しやすくなり、業務で困ったときも相談しやすくなります。今はコロナ禍であまり活発に投稿されているわけではないので、コロナが落ち着いたらまた盛り上がってほしいですね。

連絡漏れや共有漏れがなくなり、
大きな問題に発展することがなくなった

導入後の効果

いくつかありますが、まず社内はもちろん、会社を横断したコミュニケーションが円滑にできるようになったことが大きな効果だと感じています。その結果として、大きなトラブルも起こらなくなりました。あるあるだと思いますが、細かい連絡って意外と後回しにして忘れることってありますよね。でも、それがのちのちクリティカルな問題につながることも珍しくなく、当社でも少なからずあったんです。でも、Talknoteならオンラインで簡単にコミュニケーションとれるし、タスクに設定することで忘れなくなるので、連絡漏れや共有漏れがなくなり、大きな問題に発展することはなくなりました。

あと、従業員満足度調査でも要望があった、役員との距離感に関する問題も少しずつクリアできていると感じています。「社長と役員のつぶやき」というグループがあって、そこで少しずつ発信しつつ、ほかの役員がコメントを入れている状況なので、今後はもう少し活発に発信していけたらと考えています。

また、今後は3社だけでなく、段階的にグループ全体でTalknoteを導入しようと進めているところです。今、車業界はネガティブに語られることも多くなってきていて、とくにトヨタ車に関しては、系列の全店舗で全車種を販売できるようになり、競争が激しくなっています。今後はより競争が激しくなると想定していて、そんな時代になってもお客さまに選んでいただけるよう、Talknoteで密なコミュニケーションを図り、全社で結束力を高めていければと考えています。