残業代と採用費がほぼゼロに!?
コンビニ経営にTalknoteを導入したことによる驚きの効果とは

合同会社エースジャパンリテイリング
代表社員
阿部
央様
2006年、セブンイレブンに加盟。現在FC4店舗を運営している。お客様へ近くて便利に使っていただくことを第一に掲げ、「承認と報告」に重きをおいてアルバイト含めた従業員の「ヒトの成長」からお客様の満足度を上げるべく店舗運営に尽力している。
課題
  • 70名以上のスタッフとのコミュニケーションにかなり時間を割いていた
  • 社員の残業が毎月70時間を超えていた
  • マニュアルが整理されておらず、属人的な対応が求められていた
効果
  • スタッフの帰属意識が高まり、愛されるお店づくりができるようになった
  • 離職率が改善し、年間70~80万円ほどかかっていた採用広告費が0になった
  • 社員1人あたり月70~80時間ほどあった残業がほぼ0になった
  • 代表が経営の業務に以前の3倍も時間を費やせるようになった

今後10年で10店舗展開を
目指して組織改革を敢行

導入の背景

15年前にセブン-イレブンのフランチャイズに加盟し、4店舗まで増やしてきました。現在の目標は、今後10年で10店舗まで増やすこと。それを達成するためには大きな組織改革が急務でした。

これまでの15年間は、1つの店舗に1人の店長・副店長を配置し、それぞれが独立した形で店舗を運営するオーソドックスな体制を取ってきました。でも、この体制には大きな弱点があって……。新店舗をオープンするときに既存店の店長を新店舗に配置するので、店長が離れた既存店舗がいったん弱体化して売上が落ちてしまうんです。店舗を増やすたびにこれを痛感してきました。

なので店舗単体ではなく、7人いる社員全員で4店舗を管理し、運営していく体制にガラッと変えました。そのためにも新たな部署を用意し、会社を“組織”として機能させていくとともに、新たなポジションを設置して社員のモチベーションをアップさせるための環境整備が必要だと感じていました。

導入前の課題

課題は主に2つありました。1つ目はコミュニケーションです。組織として機能していくためには部署内だけでなく、部署をまたいだ連携が必要になってきます。もちろん私と社員、アルバイト・パートスタッフ全員がスムーズにコミュニケーションできる環境を整える必要があります。

Talknoteを導入するまで、社員とはLINEを使ってコミュニケーションすることもありましたが、アルバイト・パートスタッフとは対面、もしくは電話でコミュニケーションを取っていました。ご存じのとおりコンビニは24時間・365日営業で、早朝や昼間、夜間、深夜などに分けてシフトを組んでいます。

全スタッフとコミュニケーションを取るには、それぞれが働く時間帯に店舗を訪れる必要があり、コミュニケーションを取るためだけに私や社員が夜中や早朝の時間帯に店舗を訪れることも珍しくありませんでした。しかもアルバイト・パートスタッフは4店舗で75人ほどもいるので、全スタッフとコミュニケーションを取るとなるとかなりの時間を割かれていました。

もうひとつの課題はマニュアルの整備です。セブン-イレブン本部から配布されるマニュアルは当然あります。ですがそれ以外にも、それぞれの店舗で「こんな緊急時のときはこう対応しよう」などといったルールがあるんです。そういった店舗独自のルールはこれまでマニュアル化せず、その場その場で対応してきました。とはいえ、自己解決できない場合は誰かに電話で聞いたり、それでも解決できなければ社員などがその店舗まで駆けつけたりしていました。これではあまりにも非効率的なので、店舗独自ではなく組織としてマニュアル化するとともに、全員がいつでも確認できるようにしておく必要があると感じていました。

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最初は反発していたスタッフも、
さまざまな仕掛けでTalknoteを開くのが楽しみに!

導入の決め手

課題を解決して組織改革を進めるため、あるチャットアプリを導入しました。ですが、グループを自由につくれない仕様だったので店舗をまたいだコミュニケーションができず、4店舗で使うとなると物足りなさを感じて他のツールの導入を検討しました。

そんなタイミングでTalknoteと出会いました。Talknoteはグループを自由に作れるので店舗をまたいだコミュニケーションができる。さらに、グループを使ってマニュアルが共有できる点に魅力を感じて2020年6月に導入しました。

いざ導入というところで、とくにアルバイト・パートスタッフからTalknote導入に対して反発がありました。なので、アルバイト・パートスタッフ全員のスマホにTalknoteをインストールしてもらうための説明会を開いたんです。説明会では、今後の会社の体制や、それを実現するためにも組織全体でTalknoteを利用していくことの必要性を話しました。

1ヶ月半くらいかけて1人ひとりにTalknoteの必要性を説いたんですが、実際にTalknoteでグループを作って投稿しても反応がないどころか、誰も見てないんです。なので、スマホのホーム画面にTalknoteのアプリアイコンが表示されるようにアプリを移動してもらったり、出勤前に必ずTalknoteアプリを開いてもらうようにお願いしたりしました。

それでも目標とする「毎日Talknoteアプリを開いてもらうこと」ができていなかったので、Talknoteではひたすら褒めることを意識しました。せっかくアプリを開いたのに、ネガティブな内容だったら開くのすら嫌になりますからね。

そこで導入したのが「サンクス機能」です。まずは社員から積極的にサンクス機能を使ってほかのメンバーに対して感謝や賞賛を伝えられるようにし、少しずつアルバイト・パートスタッフにも使ってもらえるような土台作りをしました。

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業務と関係ないグループで店舗をまたいだ
コミュニケーションが活発に

グループについて

[アルバイト募集]
アルバイト・パートスタッフが足りないときに、ほかの店舗で働くスタッフにヘルプを要請するためのグループです。日々の状況によってスタッフが足りている店舗もあれば足りていない店舗もあります。足りないときは「A店で2月4日の17時から22時まで働ける人はいませんか?」などと投稿し、予定の空いているスタッフが立候補すればシフトに入れるようにしています。
「もう少し稼ぎたい」と思っているスタッフがいる一方で、所属する店舗ではスタッフが足りているのでシフトに入れない状況がありました。Talknoteを導入するまでシフトはそれぞれの店舗が独立した形で組んでいて、もし足りない場合でもほかの店舗からヘルプを要請せず、派遣スタッフを依頼していました。派遣スタッフは4店舗それぞれで毎日1~2人は呼んでいて、毎月20~30万円ほど余計に人件費がかかっていたんです。でも「アルバイト募集」のグループによって、派遣スタッフに頼る必要がなくなっただけでなく、スタッフの稼ぎたい欲のどちらも叶えられています。

[ファイル共有のグループ]
ExcelやWordはもちろん、pdfなどといったファイルを共有しておくグループです。Talknoteを導入する以前は、こういったファイルを共有するのに1人ひとりにメールを送っていましたが、Talknoteならこのグループに投稿するだけで共有できるので助かっています。
マニュアルもpdfにして格納しているので、もし自己解決できない問題点が発生したときなどは、このグループで確認すれば解決できるようにしています。

機能について

[社外コミュニケーション(社外連携)]
……社外のTalknoteユーザーと連絡を取り合える機能です。

セブン-イレブンの本部メンバーと社外連携し、Talknoteでコミュニケーションするようにしています。Talknoteを導入するまでは紙ベースのやり取りが多かったんですが、なくしたり捨てたりしてしまうこともあって……。でもTalknoteに切り替えてからはデータとして残るので安心で、本部との“言った・言っていない問題”の解消にもつながっています。

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残業が減ったのに給料アップ!?
従業員満足度が格段に向上

導入後の効果

いくつかありますが、まずはアルバイト・パートスタッフの離職率が減って、これまで年間80~100万円ほどかかっていた採用費が0になりました。

Talknoteを導入したことで、スタッフの帰属意識がすごく高まったように感じています。導入時は反対するスタッフもいましたが、業務に直接関係のないグループをつくるなどしてTalknoteをポジティブなツールとして使うことで、今となってはTalknoteアプリを毎日開くスタッフが70~80%ほどもいます。なかには、週1~2日しかシフトに入っていなくても、Talknoteアプリは毎日確認するスタッフもいるほどなんです。常にお店のことを意識してくれていて、スタッフから愛されるお店づくりができていると実感しています。

さらに嬉しいのが、スタッフが知り合いを紹介してくれるんです。また、これまでだと高校や大学卒業のタイミングで辞めるのが普通だったんですが、なかには「副業として続けたい」と言ってくれるスタッフもいて。今では、セブン-イレブンのホームページに無料で掲載できる求人広告だけで十分補えています。

また、Talknoteを導入する前は人手が不足したら外部の派遣スタッフを依頼していました。4店舗それぞれで毎日1~2人は呼んでいて、毎月20~30万円ほどは余計に人件費がかかっていたんです。でも、Talknoteを導入してからは人手不足に悩まされることもなく、派遣スタッフを呼ぶ必要も無くなりました。

さらに、社員の残業を大幅に削減できました。Talknote導入前は平均でひとりあたり月に70~80時間ほどあった社員の残業が、導入後はほぼ0になりました。多くても1人あたり月に5時間ほどに抑えられています。

というのも、これまでは店長がそれぞれの店舗を独立した形で管理していました。なので、自分の管理する店舗で問題が発生したら24時間・365日対応しないといけなかったんです。でも、組織全体で4店舗を管理する体制に変え、さらにTalknoteを導入したことで、何か問題が生じてもそのとき勤務している社員がTalknoteで対応できるんです。

浮いた分の人件費は手当としてそのまま給料にプラスしています。残業時間が減って給料が上がったので、従業員満足度も格段にアップしたと思います。

さらに、私がシフトに入ることがなくなっただけでなく、アルバイト・パートスタッフの対応に追われることもなくなりました。その分を他業種の経営者との交流の時間など、本来私が取り組むべき業務に割けるようになりました。

これからもTalknoteを上手く利用していきたいです。

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