LINEはプライベート感が強く、
業務との線引きが曖昧だった

導入前の課題

2018年2月からTalknoteを導入しています。それ以前は、社内の情報共有ツールとしてLINEを使っていました。ただ、LINEだとプライベート感が強くて、業務との境界線が曖昧になる、という悩みがあったんです。

わたし自身がコミュニケーションを重要視していて、コミュニケーションの質をいかに上げるかは、量を増やしていくことにあると考えています。ですので、スタッフとも常にコミュニケーションできる環境をつくっておきたいですし、スタッフ同士も気軽にコミュニケーションできたほうがいいな、と。

当時はLINEを個人のコミュニケーションツールとして使う人が多く、弊社のスタッフもみんな当たり前のように使っていました。そのような状況だったので、会社としてもLINEを使って情報共有をしよう、というのがLINEを使いはじめたきっかけでした。

LINEでいろいろなグループを作って情報を共有していたのですが、その中に「社長通達」というグループがあるんです。これは、わたしからスタッフに重要なことを発信するためのグループで、スタッフは受信したらすぐに内容を確認し、返信不要と書いていない限りは、必ず返信することをルールとして義務付けていました。

ただ、スタッフとしてはもともとプライベートで使っていたLINEなのに、ある日を境に業務でも使うようになり、さらには即確認と返信を義務付けられる。実はわたし自身が、この状況に違和感を覚えていたんです。だって、スタッフから「LINEはプライベートで使っているツールなので、そんなこと言われても困ります」なんて言われる可能性もありますよね。

そんなときに、Talknoteの存在を知りました。プライベートと業務との線引きができ、社内のコミュニケーションツールとして活用できるのはもちろん、情報の漏洩という点でも安心できる。弊社はクリニックを運営しているので、個人情報は慎重に管理しなければいけません。プライベート感の強いLINEだと何かの手違いで情報が漏れてしまう可能性もゼロではない。Talknoteなら社内特化型のツールなので、スタッフもみんな安心して使えるはずです。そういった点を踏まえ、Talknoteの導入を決めました。

よく使う機能

［サンクス機能］
他のTalknoteメンバーに対し、感謝や賞賛を贈る機能。メンバーが何件の「サンクス」をもらっているか、送っているかも確認できるのも特徴のひとつです。日頃の取り組みや社内での行いなどが可視化できるので、お互いのモチベーションアップの効果が期待できます。

2018年の導入時点では「サンクス機能」を利用していませんでしたが、2019年3月にサンクス機能を使い始めてからは、弊社としてもひとつ上のステージに行けたと思っています。

というのも、成長している会社には「ありがとう」が溢れていると考えています。感謝の気持ちを伝えたところで、会社の売上に直結するわけではありませんが、会社が成長するためにはスタッフが成長しないといけない。

たとえ些細なことでも「ありがとう」と言える人もいれば、「当たり前」と捉える人もいます。どっちが人間として素敵かって言ったら、「ありがとう」と言える人なんじゃないかな、と。「当たり前」と思わず、「ありがとう」と言えるカルチャーを作って、素敵なスタッフを増やしていきたい。その結果、会社が成長すると仮説を立てています。

そこで、「ありがとう」を簡単に伝えられるような、それこそ「サンクス機能」みたいな制度を取り入れようと考えていたんです。たとえば、ニコちゃんマーク入りのステッカーを作って、「ありがとう」を伝えたい人にペタッと貼るとか（笑）。でも、これだと第三者には何に対しての「ありがとう」なのかが分かりにくい。

そんなタイミングで「サンクス機能」の存在を知ったんです。「ありがとう」の背景も伝わりますし、集計も楽なので「まさにこれだ！」と導入を決めました。

コミュニケーションの量が増え、質が上がり、
業績の向上につながる

導入後の効果

コミュニケーションツールとしてはもちろん、スタッフ、ひいては会社の成長を考えてもTalknoteがない状態が考えられません。

ベル美容クリニックのスタッフとは常に顔を合わせていますが、運営会社であるエバーのスタッフは頻繁に出張に出掛けているので、対面でコミュニケーションをとる機会が少ない。そういう場合でも、Talknoteで気軽にコミュニケーションをとれるのは非常に助かります。これはわたしだけでなく、スタッフ同士もそうです。

というのも、弊社は最終的にお客様に喜んで帰っていただくことをミッションとしています。そのためにも、エバーとベルというふたつの会社がうまくコミュニケーションをとり、連携していく必要があります。それを実現しているのがTalknoteなんです。

他にも「おやつグループ」というグループがあるんですが、そこにお客さまからいただいた差し入れのお菓子などを投稿し、スタッフ同士で共有しています。

すると、仮に食べていないスタッフもそのお客さまが再度ご来店いただいた際に、「この間はありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えられるんです。お客さまとしては、「受付に渡しただけなのに、全社で情報を共有してお礼まで言ってもらえた」と思っていただけます。

Talknoteを導入してからというもの、出張に行ったスタッフがお土産を買ってくるのが当たり前になりました（笑）。どういうことかというと、お土産を買ってきたらTalknoteにアップするんです。「お土産です、食べてくださいね」と。それを見た別のスタッフが、「今度はわたしも買ってこないと」と思うみたいで、お土産を買ってくるのが当たり前、みたいな文化ができました。

でも、これもひとつのコミュニケーションですので、そういう意味ではコミュニケーションの量が増えたと言えるわけなんですよ。さっきの話に戻りますが、コミュニケーションの量が増えれば質が上がる。質が上がれば、会社の業績だって絶対に上がるはずなんです。だって、スタッフ同士がぎすぎすしていたら、お客さまを喜ばせることなんかできませんから。

また、スタッフの普段の調子なんかも分かるのがTalknoteのいいところなんです。というのも、普段ならコメントやいいねなどをするスタッフが、なんのリアクションもなかったりすると、「何かあったのかな？」と変化に気づける。そういう意味では、スタッフの調子を図るバロメーターみたいな役割にもなっています。

スタッフ、そして会社の成長については、やっぱり「サンクス機能」の存在が大きいですね。最初は「サンクス機能」の導入に反対もありました。「こんな機能がなくても、わたしたちは常にありがとうと言い合っています」と。でも、わたしが最初に「サンクス機能」のような制度を取り入れようと思った理由はそれだけではありません。

感謝の気持ちを伝えるだけでなく、それまで「ありがとう」と言えなかったスタッフも「ありがとう」と言われることで、「この人はこんなことでも『ありがとう』と言うんだ」ということに気付くんです。人って「ありがとう」と言われると嬉しいんですよね。それに気付き、それまであまり「ありがとう」と言わなかったスタッフが、積極的に「ありがとう」と伝えるようになる。これを分かってほしかったんです。

些細なことかもしれませんが、こういうことを続けていくことで人として成長し、結果、会社の成長につながると考えています。そのためにも、「Talknote」、そして「サンクス機能」は弊社にとって必須になっています。