情報がきちんと伝達、共有できているかわからない
社内のコミュニケーションが不透明だった

導入前の課題

Talknoteを導入する前は別のコミュニケーションツールや、社内メールを使用していました。しかし、誰がどこで、どんなやり取りをしているのか把握できない点が課題でしたね。加えて、こちらが発信した情報がきちんと届いているのか、共有できているのか、そもそもちゃんと読んでくれているのか、とても不透明な状態でした。

使うツールはTalknoteのみ
投稿率を評価対象とすることで利用を促進

導入時の工夫

社内のコミュニケーションも情報発信も、すべてTalknoteを使うよう一元化を図りました。また、アルバイトの評価制度にトークノートの投稿率を盛り込んだことで、社員だけでなく、アルバイトの方も積極的にTalknoteを使っていただけるようになりました。Talknoteは使いやすくて煩わしくないのが魅力です。導入から浸透まで、とてもスムーズでした。

また、対面のコミュニケーションではないので、たとえば誹謗中傷などマイナスになるような発言などはTalknote上で行わないよう、ルールを定めています。

ノート機能を活用し、アルバイトも積極的に意見を投稿！
現場スタッフの意識向上、店舗の改善や改良につながった

よく使うノート

まず弊社では、お店に対する改善点や案をどれくらい投稿したかを、評価対象としました。弊社ではノート機能を活用し、店舗ごとにグループを作っています。その中で投稿される改善点や改善案は、有用であれば全店で適用されることもあります。

アルバイトの方でも自分の意見が取り上げられ、本部からの評価も得られるので、モチベーションにつながっていますね。それが他の店舗スタッフにもいい刺激を与え、どの店舗でも意識的に改善案を提案するようになリました。現場スタッフの意識がより高くなったと感じています。

メンション機能やコメント機能が
スタッフのモチベーションアップに効果を発揮！
多彩な機能を用途ごとに使い分けて、業務効率化を実現

よく使う機能

［メンション機能］
Talknote内でありがとうを伝えるグループを作成し、店舗スタッフの素晴らしい行動や発言に対して本部側の人間が賞賛や承認するような投稿を意識的に行っています。たとえば、接客や笑顔、声がけが素晴らしいなど、些細なことでも褒めるようにしています。その際は一人一人にメンションをつけて投稿していますね。

［コメント機能］
また、改善案などを投稿してくれたスタッフにはコメント機能を使ってすぐさまフィードバックします。「早速取り入れてみました！」とか「この改善案でお店がこんな風に良くなりました！」とか。より良い環境づくりのために、コメントで意見を出し合うこともよくありますね。

弊社では従業員同士が互いに承認や称賛をする文化が根付いているので、Talknoteの機能がその文化をさらに促進してくれたと思います。良い取り組みや行動を会社全体で共有、評価することで、自分の店舗への意識も高まり、スタッフのモチベーションアップにもつながっていると思います。

［ハッシュタグ機能］
弊社ではノート機能を使って店舗マニュアルをグループ化しています。ホールやキッチンごとにセグメント分けできるのでとても便利です。さらに細かい情報を取れるハッシュタグ機能を活用して、マニュアルの情報を取り出しやすくしております。ピンポイントで欲しい情報が欲しい場合はこのハッシュタグ機能がかなり有効ですね。

また、弊社が運営する日本周原価酒蔵では、日本酒をお出しする際にお酒の情報が記載されたカードをお客様にお渡ししています。ひとつひとつのカードがpdfでデータ化されており、たとえば獺祭の情報カードが欲しい場合、ハッシュタグ検索から獺祭と入力するとラベルデータが瞬時に出てくる仕組みになっています。このように、ハッシュタグ機能はデータやファイルの保存にも最適です。

［タスク機能］
業務を相手に振る時には必ずタスク機能をつけ、期限を決めて仕事を振るようにしています。仕事を指示した側とされた側が同時に確認できるので、業務の抜け漏れがかなり減ったと思います。

［テンプレート機能］
また、週報作成時はテンプレート機能がとても便利です。本部より、週報で必ず回答してもらいたい議題というものがあり、それを投稿テンプレート機能で固定しています。こうすれば回答漏れがなく、社員も都度議題を確認する手間が省けています。

［メール連携機能］
さらに、物件情報や本社宛にメールで来るご意見ご感想については、メール連携機能を使ってTalknote内のノートに集約するよう設定しています。

今まで散り散りだったコミュニケーションが
ひとつにまとまった。
スタッフとの細やかなやり取りや大切な情報の共有も
Talknoteひとつで完結できた

導入後の効果

ひとつのツールで、社内のあらゆるコミュニケーションがきちんと完結するので、本当に便利です。 当初課題であった、誰がどこで、どんなやり取りをしているのか、また、発信した情報がきちんと届いているのかなどの不透明さが解消されましたね。本部が発信する大切な情報はもちろん、会社が何を考え、何を大切にしているのかといった理念も、瞬時に共有できるのでとても有効です。

とくにノート機能は各店舗でかなり活用しています。店舗内でどれくらい活発なやり取りがなされているかは投稿数を見ればわかりますし、既読未読もすぐにわかるので、スタッフの理解度も把握できます。店長がどれだけ店舗スタッフを巻き込めているのか、可視化できるようになりました。

今後はこのTalknoteを使って有益な情報をどんどん発信し、さらには投稿してくれたスタッフへの承認や賞賛も促進していきたいと思っています。 もちろん、失敗事例などもきちんと情報共有して、再発防止や改善にもつなげていきます。スタッフのモチベーションをあげ、より良い店舗、組織、会社にしていきたいと思っております。