現状のままだと時代遅れになると感じた

導入の背景

もともとは、外部のITコンサルタントとしてアルテサロンのIT推進を担当していました。そして、6年前に声をかけられたことをきっかけにアルテサロンに入社、今に至ります。当時は、メールやFAXを用いて社内の情報共有をおこなっていました。しかし、あまりにも非効率だったため現状を改善する必要があると感じていました。

FAXは1日30枚以上、メールも自分宛だけでなくCCも含めると膨大な量のメールが届くので、確認漏れは日常茶飯事。溜まったメールやFAXを処理することに正直嫌気が差していました。あとは誤送も多発しており、たとえば「日野」という社員と、「日野店」という店舗のアドレスを間違えてメールを送る社員もいて、情報の整理もできていませんでした。さらに、メール以外にプライベートツールを利用することもあったため、情報漏洩のリスクにも懸念がありました。

この現状を改善しようと決めていたのですが、一部の人からは「メールの方が便利だ」「情報はオープンにすべきではない」などの声も多くありました。しかし、現状のままだと時代遅れになってしまうという危機感があり、便利になるから任せてほしいという話をして、どうにか周りを説得してTalknoteを導入しました。

オープンなコミュニケーションで
事業会社の垣根を超えた情報共有が可能に

活用ルールについて

まず全員に利用を浸透させるために、既存の業務内容や社内の情報をTalknoteに集約するようにしました。同時にメールは原則禁止にして、FAXは極力減らすようにしました。特に私自身はメールもFAXも一切見ないと周りに公言しています（笑）。

あと、基本的にはオープングループでのコミュニケーションを推奨しています。お客様情報などの一部の重要な情報については、一定のメンバーのみクローズドな環境で共有していますが、それ以外はお互いの業務内容や成果なども可視化できるように風通しの良い情報共有を目指しています。

言った言わないを防ぐというのはもちろんですが、たとえば新入社員が入社しても、Talknoteのグループを見れば仕事の流れがある程度理解できるように意識しています。

グループについて

[HD アルテ営業責任者]
各事業会社のトップが参加しているグループです。事業会社ごとの垣根を超えた情報共有がメールだけだと難しかったのですが、このグループで各事業会社ごとの成功事例を簡単に共有できるようになりました。各店オリジナルのメニューをはじめ、店舗の取り組みやキャンペーンでの成功体験を共有したり、他社事例なども情報交換をすることで、業界の最新情報をキャッチアップする機会が自然と増えてきました。さらに、「この取り組みをうちでもできないか」といったような提案やリクエストも出てきました。このグループを見れば営業の動きなどは横断的に確認できるようになっています。以前は朝礼で長い時間をかけて共有していたのですがその時間を削減できたり、Talknoteの投稿として残るので後で読み返せたりと、効率的な改善をすることができました。

［Ash＆NYNY人事/学校訪問・情報報告］
美容師は技術職ということもあり採用や定着が難しい中で、年間で200人以上採用するため、どうしても採用コストや教育にかける投資額が膨大になります。しかし、社内からは人財部がどういう動きをしているかがなかなか把握できずに改善点が見えないことが問題でした。そこで、このグループに人財部が採用イベントの様子や採用状況などを、写真もあわせて投稿しています。それにより、投稿された情報を元に今後の具体的な戦略を立てることが可能になりました。また、役員である私自身もリアルタイムで把握ができるので、他の役員に人財部の動きについて尋ねられたときも、人財部に確認をすることなく詳細に報告ができるようになりました。

機能について

[メール連携機能]
メール連携機能は取引先など外部とのやり取りで活用しています。これまではメールのCCを使いやり取りしていましたが、Talknoteのグループ単位で管理できるようになりました。おかげで、共有事項や連絡の見落としも少なく必要な情報へのアクセスも簡単になりました。最近では、請求書の電子化を進めており、取引先がメールで送信した請求書がTalknoteのグループにアップされるようにしました。コメント上で各担当者が内容をチェックし経理担当まで回せるようになったので、格段に業務スピードがアップしています。その上、誰でも進捗確認が可能で書類紛失の心配もなくなりました。

他部署の働き方が見える化され
若い社員たちの意識が変化

導入後の効果

Talknoteを導入してから、メールによるストレスを感じなくなりました。今では社内のメールをひらくことはほとんどないです（笑）。やはりメールを利用しているときは、情報を共有はしていても雑多になってしまい、すべての内容に目を通すのは現実的ではないので、取りこぼしなくキャッチアップすることはほぼ不可能でした。現在はあるべき場所にあるべき情報が保存された状態になっているため、欲しい情報をすぐにキャッチすることが可能です。さらに他部署の社員の動きも見えるので、今までは見えなかった部分を評価やフィードバックとして還元することも可能になりました。

また、情報共有スピードの向上のおかげで、美容室のボイラーの故障など機材トラブル時の対応も以前に比べて明らかに早くなりました。Talknoteを導入して「業務が楽になった」「より効率的になった」という効果もありますが、「他部署の社員の業務や働き方が見える化されてわかるようになった」というのが個人的には一番大きいことだと実感しています。

あと、会社を良くするための議論が増えたという効果もあります。今まではトップダウンの情報共有がほとんどだったので、不満や疑問があっても上層部の決定に従うだけのような構図になっていました。しかし今では、Talknote上の社長の投稿などにもリーダー陣が積極的に自分の意見や提案をコメントすることで、今までなかった積極的な議論が生まれています。ですので、今まで多かった会議も積極的に減らしています。さらに、そこから「このルールは本当に効果的なのか？」「もっとこうしたほうがいいのでは」というように、当事者意識や従業員エンゲージメントが高まったりと、若い社員達の意識も少しずつ良い方向に変わってきていますね。

今回のTalknoteの導入は社内改革の大きな一手となりました。今後はさらに無駄な会議を減らしていきたいです。会社の成長が停滞してしまったり、逆に老化してしまうことなどは絶対に防ぎたいので、今後も成長し続けていけるように頑張っていきます。