「情報共有」について改めて考察する

「情報共有を成功させるにはどうしたらいいか知りたい」
「情報共有を進めたいがなかなか社員の理解を得られず困っている」
「情報共有に役立つツールを知りたい」

情報共有は重要なこととは理解できても、実際に社内で情報共有する文化を浸透させ、情報共有によって業務を効率化するまで持っていくのは、思いのほか大変です。本記事では、情報共有を効率的に進めるポイントについて解説します。

本記事のポイント

  • 情報共有を効率的に行うポイントが理解できる
  • 情報共有に対する社員の意識を変える方法が理解できる
  • ビジネスチャットが情報共有に役立つ理由が理解できる

本記事を読むことで、自社でどのようにして情報共有を浸透させればよいかが理解できるので、ぜひ参考にしてください。

情報共有が意味すること

情報化社会において、組織運営上、各社員が持っている情報を共有することは極めて重要です。この場合の「情報共有」は、単に情報を誰かに伝えればよいわけではありません。重要なポイントは、以下の3点です。

  1. 個人が重要な情報を蓄積し
  2. 共有可能な仕組みが存在し
  3. 活用できる土壌があること

各社員が重要な情報を「蓄積」し、その情報を共有可能な「仕組み」が存在し、「活用できる土壌」がある……この条件がすべてそろってようやく情報共有が全社で浸透し、業務効率化が可能になります。

情報共有を効率的に行うポイントは

情報共有による業務効率化を目指すために、まず重要な点は、組織に所属する人の「意識」です。「情報共有の重要性を理解している」「情報共有への心理的なハードルが低い」「情報共有により生んだ大きな成果を実感する」といったことを、いかに組織内へ浸透させるかを検討する必要があります。

受動的に行う情報共有と能動的に行う情報共有は、質が大きく異なります。成功体験を伴わないと、情報共有に対する人たちの意識を変えるのは難しいでしょう。

個々人の情報共有に対する意識を変える方法とは

では、情報共有に対する個人の意識を変えるにはどうすればいいでしょうか。まず、前提として、社内におけるコミュニケーションが円滑でなければなりません。その前提で、「情報共有をなぜしないのか」といった、心理を理解することが重要です。「情報共有」という言葉に対するアレルギーが組織内に発生していないかを確認しましょう。

よくある例としては、会議が「情報共有」だけに留まり、まったく活用されていないパターンが考えられます。会議の情報が活用されていないなら、そもそも共有行為自体に意味がないと捉えられているのではないでしょうか。

また、情報共有をしても何の見返りもなく「情報だけ取られた」という経験があると、情報共有に非協力的になってしまうでしょう。他に見られる例として、有用な情報を蓄積している優秀な社員ほど、「仕事が忙しく情報のアウトプットがしにくい」というパターンもあります。

前段でも述べたように、情報共有を活用して業務効率化を目指すためには、以下の3点が重要です。

  1. 個人が重要な情報を蓄積し
  2. 共有可能な仕組みが存在し
  3. 活用できる土壌があること

これらの要素を満たし、特に個人が重要な情報を蓄積する部分の課題を解決できるなら、ツールの導入を検討してもいいでしょう。情報共有を成功に導くのに最も適したツールの一つにビジネスチャットがあります。

コロナ禍では、今まで以上にテレワークが推進されているため、導入する企業が増加傾向です。ビジネスチャットは情報共有の促進面でも優れた効果を発揮してくれるでしょう。

なぜビジネスチャットが情報共有の活性化に適しているのか

ビジネスチャットを導入することで、「②共有可能な仕組みが存在し」という情報共有成功の条件を一つクリアできます。さらに、ビジネスチャットは、従来のメールに比べて情報の密度やスピード面、会話の頻度いずれにおいても圧倒的に優れている点が魅力です。

結果的に、「発言しやすい空気」が醸成されやすくなり、「①個人が重要な情報を蓄積し」という条件を達成できます。口頭での会話と違い、ビジネスチャットでは会話の記録がテキストとして残り、やり取りしたファイルもすべてオンライン上から取り出しやすくなっています。

欲しい情報は、絞り込み検索やタグを利用した検索で探しやすく、過去の発言をそのままナレッジベースとして活用することも可能です。必要なときに必要な情報を活用しやすくなる点も見逃せません。

仕事で忙しい人でもビジネスチャットは使いやすく、他人への指示や仕事のやり方を自然と共有することが可能です。他の人から質問が来た場合も「チャットで見て」と伝えることもできます。チャットで情報共有することが「自分のため」になり、チャットを活用することにプラスのイメージを抱く可能性も高くなるでしょう。

また、プロジェクトや目的別にチャットを立ち上げることができ、情報を整理しやすい点も情報共有を促進します。結果的に、情報を共有して活用する土壌が生まれ「③活用できる土壌があること」という条件を満たすことが期待できるでしょう。

さらに、気軽に発言できることから情報共有者に対する感謝や、共有によって生まれた成果に対する賞賛の文化が醸成されることも重要なポイントです。従来、情報共有をしても報われなかった人も情報共有に対して前向きになり、「より積極的に共有が進む」というよいサイクルが生まれます。

ビジネスチャット製品は、数多く世の中に出回っていますが、Talknoteは情報共有の活性化に優れた効果を発揮する機能をたくさん搭載しているため、オススメです。

数あるビジネスチャットの中でもTalknoteをオススメする理由

Talknoteを情報共有活性化ツールとして利用するメリットは、情報共有成功のポイントを満たす機能が豊富にそろっている点です。具体的に、Talknoteのどの機能がどのような形で情報共有を成功に導くのか見ていきましょう。

①個人が重要な情報を蓄積するための機能

一般的なチャットツールは情報の流れが速いフロー型が多いのに対し、Talknoteは情報を蓄積するストック型です。文字通り情報をストックできるため情報の整理や資産化、検索性に優れています。

情報をまとめて眺められるタイムラインや、チャット形式での会話は、自然な情報共有を促進。チャットを続けているだけで情報が蓄積できるため、個人に余計なストレスをかけることなく情報がたまっていく仕組みが構築可能です。蓄積された情報は知的財産となるでしょう。

また、チャットでの会議なら、議事録を取らずにそのままチャット内容を確認するだけです。会議関連の業務をチャットに置き換えることで、議事録を作成する工数だけでなく、会議が終わればそのまま情報共有できる点でも大幅な業務改善となるでしょう。

②共有可能な仕組みをサポートする機能

Talknoteの「シェア」「メール連携」「社外コミュニケーション」「タイムライン」「グループ」などの機能は、情報の共有化を仕組みとして提供します。必要な人にシェアし、メールや社外コミュニケーションもまとめてTalknoteで行い、コミュニケーションの起点とすることで社員は全員ビジネスチャットに集中できるため、情報の共有化が進むでしょう。

また、従来ならメールを送付した人にしか共有されなかった情報も、Talknoteなら知りたい人が知りたいときに利用可能です。絞り込み検索やハッシュタグの機能は、過去のチャットからすばやく必要な情報にアクセスするサポート機能として優秀に働きます。

③情報を活用する土壌を醸成する機能

Talknoteの「スタンプ」「いいね」「サンクス機能」により、情報提供者のモチベーションがアップします。これらの機能は「情報共有はいいこと」という土壌を醸成するのに非常に有効です。

Talknoteについて興味が出た方は、ぜひ公式サイトをご確認ください。

まとめ

情報共有は、「情報の蓄積」「共有」「活用」の3つが循環することで初めて成功の可能性が高まります。せっかく情報共有用のツールを導入しても使われない場合や、情報共有に対して前向きな空気が醸成できていない場合は、ビジネスチャットを情報共有ツールとして活用することも検討してみてはいかがでしょうか。

Talknoteは、情報共有を促進する機能を数多く備え、社員同士でコミュニケーションを取りながら、自然と情報共有が進むような仕組みを提供しています。Talknoteの強みは、情報の蓄積・共有・活用のいずれもサポートできる点です。「自社で情報共有が進まない」と、お悩みの場合は、ぜひ当社にご相談ください。

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