LINEグループが乱立して独自ルールが横行するなか、
組織としての統率や情報共有が機能しなくなっていた

導入前の課題

Talknoteを導入する以前は、スタッフ間のコミュニケーションにLINEを利用していました。しかし、従業員数が100名を超えたあたりから、組織としての情報共有や管理が思うように機能しなくなってしまったのです。

ニックネームで登録しているスタッフも多く、グループLINEで全体連絡を送っても誰が読んでいるのか特定できず、発信した情報が現場のスタッフ一人ひとりまで届いているか分からない状態でした。さらに深刻なことに、管理者の知らないところで無数のLINEグループが乱立し、業務が見えない場所で進むという問題も起きていました。

例えば、バイヤーが入っていないグループで現場スタッフと業者様が直接つながり、勝手に仕入れが行われる事態まで発生していました。責任者の目が届かないため、万が一トラブルが起きても経緯を振り返ることができない状態だったのです。

こうした不透明なやり取りが続いていた結果、店舗ごとに組織が孤立してしまうという深刻な問題が起きていました。全体への周知や情報の振り返りができないため、各店舗が完全に別の会社のような状態で運営されるようになってしまったのです。店舗ごとに独自のルールが作られ、現場では「聞いていない」「いつの話？」という事態が頻発し、他店が何をやっているのかお互いにまったく見えない状態でした。

実際、2023年3月にオープンした「ナナーズ東御店」では、こうした組織のほころびからオープン直後にスタッフの入れ替わりが多くなり、深刻な事態に直面しました。バラバラになっていく組織を一つにまとめ、会社としての一体感や統率を取り戻すことが当時の私たちにとっての課題でした。

学生から70代のスタッフまで、
Talknoteなら年齢に関係なく直感的に使えると感じて導入

Talknote導入の経緯

こうした課題を解決するためツールの導入を検討し始めましたが、当社には学生から70代のシニアスタッフまで幅広い年齢層が在籍しています。ITに慣れていない層も含め全員が使いこなせなければ意味がありません。その点、Talknoteは驚くほど機能がシンプルで、LINEに近い感覚で直感的に使えるという印象を受けました。「これなら年齢に関係なく全員で使える」と感じ、2023年10月に導入しました。

導入にあたっては、100名以上の現場に混乱が起きないよう、段階的に浸透させるプロセスを踏みました。まずは経営陣や幹部メンバーからスタートし、次に店長やチーフ、最後に一般スタッフへとピラミッド型に落とし込んでいったのです。

上の人間が自ら日常的に使って利便性や重要性を伝えていくことで、すべての店舗・スタッフへと少しずつ浸透していきました。

業務上の情報共有はもちろん、
業務以外の発信も促すことで臨機応変に考える力を育む

よく使うノート

［部門ごとのノート］
惣菜、青果、鮮魚、精肉などの部門ごとのノートです。例えば惣菜部門では、夕方の売り場や値引きの状況を写真で共有し、翌朝には廃棄がどのくらいあったかも同様に投稿しています。

また、精肉部門では在庫過剰の問題を解決するため、必ず帰る前に現在の在庫状況を投稿したり、月末の棚卸し後に冷蔵庫内の写真と金額をすべて共有するようにしたりしています。現場の様子が視覚的に分かることで、適切な管理ができるようになりました。

［ナナーズチャンネル］
現場の“リアル”を共有するために作ったノートで、業務以外のことも投稿して良い決まりになっています。例えば、推しのスタッフ紹介といった投稿に対し、他店も負けじとおすすめスタッフの写真を投稿するなど、実際に全社で盛り上がっています。

業務連絡に限定せず、あえてこうした自由な発信ができるノートを作ることで、ルールに縛られすぎず、現場で自発的に考えられる力を育んでいます。

［チラシ］
自社のチラシを投稿するノートです。他店の価格情報もこのノートで共有し、最適な価格を導き出すために活用されています。バイヤーが市場調査しきれない部分があっても、ここで共有・指摘し合うことで見落としを防ぎ、適切な価格設定ができています。

［お客様の声］
店舗で聞いたお客様の声を全員で共有するノートです。「特売のとうもろこしが売り切れていて残念だった」「車椅子用の駐車場を増やしてほしい」といった、通常なら本部スタッフやバイヤーには届かない生の声が、ダイレクトに共有される場となっています。

Talknoteの便利機能で業務の抜け漏れを防ぐだけでなく、
情報格差をなくして誰もが同じ業務をこなせる体制へ

よく使う機能

［タスク機能］
「やるべきこと」「担当」「期日」を設定してタスクを依頼できる機能です。他メンバーだけでなく自分自身にも設定できるため、タスクの抜け漏れを防ぐのに役立ちます。

例えば、「明日からレタスはこの金額になります。変更をお願いします」といった突発的な業務連絡も、担当者にタスクを割り振ることで、各自が対応した後に「完了」ボタンを押して次々と進捗が可視化されていくため、非常に重宝しています。

［タスクボット機能］
定期的に発生する業務の依頼を「タスクボット」として登録しておくことで、リマインドを自動化することが可能です。
当社では、月末清掃をはじめさまざまな定型業務が存在します。このような業務をタスクボットに登録しておくことで、漏れを防ぎ、確実に遂行できる仕組みにしています。

［アルバム］
ノートにアルバムを作成し、写真をまとめて共有できる機能です。ノートを閲覧可能なメンバーであれば、誰でもアルバムの作成・写真の追加・写真のダウンロードができます。

一例として、特売終了後に「各店でいくつ売れたか」という実績数量のデータもアルバム機能を使って共有しています。過去の売れ行きや実績が履歴としてしっかりと残るため、前年の数値をすぐに振り返ることが可能です。たとえ店舗や部門の異動で担当者が変わったとしても、過去のデータを参考に「特売の発注は誰でもできる状態」を作るための貴重なデータベースとして活用しています。

社内の全情報がリアルタイムに可視化され、
改善のアクションを即座に起こせる体制へ

Talknote導入の効果

Talknoteの導入によってさまざまな効果を得られましたが、一番の効果は、会社の全情報がリアルタイムに可視化されたことです。以前であれば、1ヶ月前の情報がようやく上がってくるぐらいのタイムラグがありましたが、今では現場やお客様の声がタイムリーに共有されるようになりました。例えば、「〇〇を買いに来たけれど売り切れていた」といったお客様の声が投稿されれば、即座に他店から商品を移動させて対応するといった、迅速なアクションも可能になっています。

また、社内連絡においてもスタッフが確認しているかどうかが一目で分かるため、「言った・言わない」「聞いていない」という行き違いがなくなりました。情報をタイムリーに把握できるからこそ、速攻で改善のアクションを起こせています。

さらに、社内全体の状況が適切に共有・可視化できるようになったことで、働きやすさ向上による離職率の低下を実感しているほか、店舗同士の一体感も生まれました。ある店舗がTalknoteに好事例を投稿すると、別の店舗が「負けじと被せて投稿をあげる」といった、自発的な勝負が勝手に始まるほど、個々の店舗のまとまりや団結力が強くなっています。本部から指示を出さずとも、お互いに刺激し合って売り場が活性化していくのは、嬉しい変化です。

Talknoteは企業の規模に関係なくおすすめできるツールですが、当社のように複数店舗を展開し、現場の一体感や管理体制に課題を感じている企業様には特に有効だと思います。圧倒的にシンプルで導入ハードルが低いため、現場のスタッフ全員で一つの組織をつくっていくためのきっかけになるはずです。