こんにちは。社内コミュニケーションツール「Talknote」Magazineチームです。

「社内ポータルとは何だろう？」
「社内ポータルを作ると何かメリットがあるの？」
このようなお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか？
既に各部署で情報共有できているのであれば、なぜ今更社内ポータルを作成する必要性を知りたいと思いますよね。

この記事では、社内ポータルの概要や、作成するメリットや作成時のポイントを解説します。
さらに、社内ポータルに近い手軽な情報共有ツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

社内ポータルとは

社内のさまざまな情報や、利用中のアプリケーションなど、社員であれば誰でも簡単にアクセスできるWEBサイトの入り口のことです。
また、パソコンだけでなく、スマートフォンなど他のデバイスからもアクセスできるため、外出先でも必要な情報を瞬時にインプットできます。
さらに、共有するべき情報を社内ポータルにアップロードすることで社内全員に一括通知が可能となり業務の効率化にもつながる便利なサイトです。

社内ポータルと社内アプリケーションとの違いとは？

ここでは、社内アプリケーションについて解説します。
すべての入り口となる社内ポータルとは異なり、社内アプリケーションは、目的別や利便性に合わせたアプリケーションを指します。

社内アプリケーションの目的を知ることで業務効率も飛躍的にアップするでしょう。

社内SNS

社内SNSとは、社内コミュニケーション活性化やファイル共有を目的として使用され、他部署とも気軽にコミュニケーションを取るためのものになります。
主に社内SNSは、LINE・Facebook・Xなど、普段の生活でも使用しているSNSを社内向けに利用したものです。
社内メールよりもフランクなやり取りができるため、業務で疑問が生じた際すぐに他の誰かが手助けしてくれるのが強みといえるでしょう。

グループウェア

グループウェアは、社内のWEB会議などのスケジュール管理やタスクの共有を目的として使用され、業務の効率化を図るために利用されます。
その他にも、ビジネスの現場で不可欠な決済書などのワークフロー機能も備わっているのが特徴です。
また、個人のタスク状況を共有するグループウェアの機能は、プロジェクト全体として包括的に現状を認識することにつながります。
そのため、リーダーは現時点でのタスクの進捗状況をみて判断し、他から応援要請を出すことで未然に遅延を防ぐことができる機能として活用しているでしょう。

社内掲示板

社内掲示板は、社内情報の周知、ノウハウの共有に役立つアプリケーションになります。
各ジャンルごとにスレッドが分かれているので、社員であればどの部署の人も書き込みが可能です。
また、社内ニュースや社内規定の改定などの業務連絡、社員から意見を募集するときなど、幅広く活用されています。

社内ポータルの主な機能6つ

ここでは、社内ポータルの主な機能を6つ解説します。

似たような機能もありますが、少しずつ役割が異なるので詳しく説明します。

①顧客情報管理機能

社内ポータルの顧客情報管理機能は、社内に散在した顧客情報や案件情報を一元管理できる機能です。
営業担当者は社内や外出先から、リモート中の開発チームはそれぞれの勤務場所から同じ顧客情報にアクセスできるため誤認が少なくなります。
効率よくプロジェクトを進めるためには、常に最新の情報を同期しておくことが大切です。

②スケジュール管理機能

社内ポータルのスケジュール管理機能は、オンラインでの勤怠管理から、タスクの期日や会議日程や会議室の予約などカレンダー調整をして予定を入れることができます。
たとえば、社員の有給や休暇申請をオンライン上で行うことにより、他の社員もスケジュールを把握できるため、優先的にタスクを終わらせることにもつながります。
その他、個人に対してだけでなく、チーム全体にもリマインドができるのでスケジュール忘れを防ぐことにも役立つ便利な機能です。

③プロジェクト進捗管理機能

社内ポータルのプロジェクト進捗管理機能とは、業務フローを可視化ができる機能です。
工程ごとの管理表や、現時点での進捗スケジュール、見積もりや予算などのコスト管理、品質管理、社内外のメンバー管理などをまとめて行うことができます。
プロジェクト進捗管理機能で作成された情報をもとに、同じ目標に向かって進むため、抜け漏れや行き違いを起こさず有効活用できるでしょう。

④各種申請機能

社内ポータルの各種申請機能は、業務にかかった交通費などの精算や各種申請を個人が簡単に入力ができる便利な機能の1つです。
また決済書にかかるワークフローも、社内ポータルに組み込むことができます。
そのため無駄な時間がかからなくなることで、より迅速な手続きが完了するでしょう。

⑤レポート作成機能

レポート機能とは、社内ポータルの情報を、自動でグラフ化・分析してくれる機能になります。
また、データを入力すればその場で表の作成もできるのでプレゼン資料の作成などの利用に便利です。
もちろん外出先からでも現場状況のデータを入力すれば、他の社員もアップデートされた情報が確認ができるので行き違いを防ぎ、効率的な仕事がしやすくなるでしょう。

⑥コミュニケーションチャット機能

社内ポータルのコミュニケーション方法は、社内SNSや社内掲示板だけでなくチャット機能も含まれています。
チャット機能も、コミュニケーションを円滑にするための機能のため、意見交換を活発にする目的などに使用されます。
社内での交流にも活用される簡易機能として利用することも多い汎用性の高い機能です。

社内ポータルのメリット5つ

ここからは、なぜ社内ポータルを作成するべきかメリットを5つ説明します。

社内ポータルを作成する必要があるか否か、判断基準の参考にしてください。

スムーズに情報収集ができる

社内ポータルは、今まで知らなかった他部署の情報などを知るきっかけとなることが大きなメリットといえるでしょう。
またこれまで直接業務で関わりがなかった社員同士がコミュニケーションを取れるようになると一人ひとりの情報量も多くなるだけでなく、活発な意見交換も可能となります。
社内ポータルの活用は、情報収集や情報共有として利用されることで、社員の業務の生産性向上につながっていくでしょう。

どこからでも社内情報にアクセスできる

業務に関する情報やデータが一元管理されることで、必要な情報にアクセスがしやすくなり、探す手間が省ける点がメリットといえるでしょう。
社内ポータルは、所属する部署だけでなく、社外のプロジェクトチームにも確認や共有したい情報があるときに利便性を発揮します。
過去のデータと現在のデータを比較しながら業務を遂行する場合、これまでの蓄積された情報を1から探すとなると時間がかかっていたものが、社内ポータルでは瞬時に検索が可能です。
このように同時に複数人へ情報の確認や共有しながら業務を進められることによって、今後もリモートワークの推進のきっかけとなっていくでしょう。

コミュニケーションが取りやすくなる

社内ポータル内でのコミュニケーションは、社員同士の意見交換や質疑応答だけでなく、距離感が縮まることで自然なコミュニケーションが取れる点もメリットといえるでしょう。
チャット機能などを通じて日頃からコミュニケーションを取ることで、さらにチーム内の連携を強化できます。
密なコミュニケーションは、形式的な定型業務においても円滑な進行が可能となるはずです。

社内の問い合わせ対応の負担が軽減される

社内ポータルに、社員からよくある質問を「FAQ方式」でまとめておけば、担当部署の問い合わせ対応の負担が軽減できます。
この他にも、業務マニュアルや社内規定、会議の議事録、仕様書など、業務上必要な情報の基本ファイルを集約しておけば業務短縮としても期待できるでしょう。
また社員も自分で解決できるのでいちいち担当部署に確認がなくなるのもメリットといえます。

ペーパーレス化でコスト削減できる

社内ポータルを導入することで、ペーパーレス化が期待できます。
従来、書面決済だったものをデータ化することで、印刷代のコスト削減や印鑑など工程数の削除、さらに文書の保管場所もいらなくなるのでメリットは大変大きいといえるでしょう。
また、カテゴリーやラベル別にデジタル文書を整理しておけば、必要なときにすぐに検索をかけられるようになるので膨大なデータから探すという時間削減にもつながります。

社内ポータルの作成方法3つ

ここでは、社内ポータルの作成方法について3つ紹介します。

社内ポータルを作らなければならなくなったときに使えるおすすめの方法になるので、参考にしてください。

無料ツールを利用する

「手始めに自分で作ってみたい」「予算をかけられない」「とりあえず作成して形にしたい」と思うのであれば、まずは無料のツールを使うのもおすすめです。
無料ツールでもたくさんのテンプレートの中から選択するだけで、WEB知識がない素人でも簡単に作成できる上、作成時間もそこまでかかりません。
ただし、実際に自作した社内ポータルを運用するにあたってはサーバー代金が別途発生するので注意が必要となります。

有料テンプレートから選択する

同じ無料ツールを有料プランにアップグレードすると、より豊富なテンプレートの中から選択できたり、自社の理想の社内ポータルに細かくカスタマイズできたりします。
また操作方法などの不明な点があった場合の問い合わせサービスも充実しているので安心です。
デメリットとしては、月額（年額）の費用がかかることですが、カスタマイズ次第で自社に必要な情報を細分化して掲載させることが可能となるので検討をおすすめします。

自社ニーズに合うものを外部に依頼する

外部依頼をすると、自社ニーズに合う社内ポータルを作成してくれます。
自社のオーダーメードとなるため、カスタム性が高く、雰囲気に合わせたデザイン性のある社内ポータルの作成が可能です。
また、社内ポータル作成を専門とした外部業者になるので、自社の意見をもとに適切な回答を促すことにもたけています。
選ぶ際には、実績やノウハウがしっかりしているところに依頼すると安心して任せるようにしてください。
その反面コストが高いことがデメリットとなりますが、一度作成すれば月額の固定費だけで運用が可能となるので運用開始前には通年予算内を計上しておくと良いでしょう。

社内ポータル作成時のポイント6つ

最後に、社内ポータル作成時のポイントを6つ解説します。

作成後も運用するには最新の情報を更新しなければなりません。
1つずつ解説します。

①自社に必要な情報を整理して作成開始する

まずは社内ポータルの作成目的や必要な情報を整理してから作り始めてください。
また自社の社内ポータルに新たに追加するとメリットとなりそうなアイディアなどは積極的に取り入れていくと良いでしょう。
社内ポータルは1度作成すると半永久的に社内で活用されるものとなるので、運用適任者を決定することも重要なポイントになります。

②操作のしやすさを重視したデザインにする

どの年代の社員でも直観的操作ができるデザインや色彩を意識した社内ポータルを作成しましょう。
社内ポータルは各アプリケーションの入り口と言いましたが、どこをアクセスするのか操作
に迷うのでは意味はありません。
したがって、必要な情報を誰でもすぐに見つけられるデザインにすることも大切です。

③各部署のポータルサイトもまとめる

社内ポータルを作成するのであれば、社内の部署ごとに散在しているポータルサイトも1つにまとめて見られるようにしておくと良いでしょう。
こうすることで、これまで複数あったポータルサイトが1つのサイトを経由するだけで確認ができるので利便性がさらに高くなるはずです。
また外部とのやり取りの際にも、企業理念を意識したUXデザインを統一すると自社の特徴を視覚的に捉えやすくなるでしょう。

④セキュリティー面を強化する

社内ポータルには自社の重要な情報が集約されるため、セキュリティ対策を万全にする必要があります。
たとえば、アクセス制限やファイルの閲覧制限などの共有機能は、許可された社員や一部の人だけができるように社内ポータルの設計時に注力をしましょう。
普段からセキュリティー面に関する意識づけを習慣化することによって、社内の情報漏洩の課題意識が高まるようにすれば情報を安全で適切に共有できるようになるはずです。

⑤社内ポータル作成後に社内告知する

完成した社内ポータルを活用してもらうには、会議などで告知をしておくようにしましょう。
社内ポータルが完成しても社員に浸透せず、利用されない場合は、導入効果の意味がありません。
社内ポータルを日常的に利用してもらうためには、トップダウンでの利用促進と、社員への周知が重要です。

⑥定期的に情報を更新する

社内ポータル作成後も最新情報に更新したり、追加で必要となった項目がないか定期的に見直したりする必要があります。
そのためにも他部署と連携し、常に業務で役立てられる情報を集約しておくことが大切です。
業務の中で社内ポータルを活用した仕組みを設計することで利用促進が図れるようになるでしょう。
また更新前には、社内ポータルが利用できない期間も前もって全社員に告知しておくことを忘れないようにしてください。

社内ポータルより手軽な情報共有プラットフォーム「Talknote」

社内ポータルも利便性が高いのでおすすめですが、さらに使いやすい情報共有プラットフォームのTalknoteもおすすめです。
Talknoteは、社内ポータルと同様、自社のニーズに合わせた機能が構築でき、さらに最適な料金プランの提案もしてくれるのでコストも相談してから開始できます。
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社内ポータルまとめ

社内ポータルを導入すると、自社の情報管理や各種申請などあらゆる情報を集約が可能です。
また他部署とのコミュニケーションが円滑になることで、インプットされる情報量がアップし、実務効率化にもつながります。
スムーズに業務を行い生産性の高い仕事の見直しに社内ポータルは役立ってくれるでしょう。